Tout savoir sur les conditions de paiement d'une facture

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Vous le savez, vous l’avez lu partout (à commencer par ce blog !) : il est crucial que vous ayez des conditions de paiement de facture claires dans vos CGV.

Ces conditions régissent une grande partie des relations entre professionnels puisqu’elles adressent souvent tous les aspects de la vente du service. Ou la prestation convenu entre les entreprises comme les conditions de livraison et réception des marchandises. Les modalités de facturation et de paiement (présence ou non d’un escompte, d’une indemnité forfaitaire, voir même le mode de paiement à privilégier, etc.).

Elles vont donc protéger et cadrer la relation commerciale entre les entreprises et éviter les litiges au moment du paiement.

Pour autant, ce n’est pas toujours facile de savoir par où commencer, que mentionner et ce qu’il faut respecter pour être dans les règles. Et un oubli ou une erreur sur le sujet peut coûter cher !

Reprenons donc ensemble ce que vous devez savoir pour établir les conditions de paiement de vos factures.

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Conditions de paiement de facture : connaître la législation applicable

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On vous en parlait déjà dans notre article sur les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture. Ce sont les articles du Code du Commerce qui dictent les règles à suivre en matière de facturation.

En complément des textes légaux, s’ajoute la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des fraudes (Dgccrf). Elle propose aussi de nombreux conseils et fiches pratiques pour vous aider à vous informer sur vos obligations légales.

Maintenant, vous avez une idée des règles qui régissent les conditions de paiement des factures. Voyons ensemble ce qu’elles doivent contenir.

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Les conditions à préciser

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Ces conditions de paiement vont servir à répondre à toutes les questions qui peuvent se poser au moment de l’exécution (ou la non-exécution) du paiement et qui ne sont pas adressées directement dans les contrats avec vos clients.

Plus ces conditions sont exhaustives, moins il y aura de zone d’ombre (et de place pour le litige) lors du paiement. C’est un point à garder en tête au moment de les rédiger afin de couvrir un maximum de cas possibles.

Alors quelles sont les questions auxquelles les conditions de paiement de vos factures doivent répondre ?

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Quand faut-il payer la facture ?

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Évidemment, avant toute chose, il faut spécifier à votre débiteur quand les sommes dues vont devenir exigibles. Selon le secteur et le type de professionnels, cela peut grandement varier.

Pour ça il faut d’abord que vos conditions de paiement précise la date de départ du délai de paiement.

Commencez-vous à compter à partir de la date d’émission de la facture ?

À partir de la livraison et de la réception des marchandises ?

Du jour d’exécution de la prestation de service ? De jour suivant la date de l’une de ces actions ?

Selon les modalités convenues, la date d’échéance va changer. Il est important d’informer votre client pour lui permettre de respecter les délais de paiement fixés.

Ensuite les conditions précisent aussi la durée des délais de paiement.

La loi permet en règle générale de fixer un délai entre 30 et 60 jours avec quelques exceptions selon le secteur concerné fixées par la Loi de Modernisation de l’Économie (LME) de 2009. Il est donc important qu’apparaissent le nombre de jours prévus dans le délai.

Et n’oubliez pas de mentionner s’il s’agit d’un délai fixe ou d’un délai de X jours fin de mois !

Pour rappel, nous vous avons fait tout un article sur les différents délais possibles et la distinction entre les paiements à X jours ou à X jours fin de mois.

Enfin, vous pouvez mettre en place des mesures pour accélérer le paiement des factures comme l’escompte. Mettez-le aussi en avant pour encourager votre débiteur à payer et raccourcir vos délais de règlement.

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Que se passe-t-il en cas de retard ?

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Autre question importante à traiter dans les conditions de paiement, la question des retards de paiement. Quelle action va être mise en œuvre si l’entreprise cliente ne paye pas dans le délai fixé ?

Vous devez notamment faire apparaître les pénalités de retard exigibles en plus des sommes dues une fois l’échéance passée.

Attention aux pénalités qui ne sont pas précisées dans les conditions du contrat. Elles correspondent alors par défaut au taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 10 points.

Selon le même article du Code du commerce, vous pouvez définir un taux inférieur pour les pénalités. En revanche, il ne peut pas être en dessous de trois fois le taux d’intérêt légal.

En cas de non-respect des dates d’échéance, des intérêts moratoires peuvent aussi s’appliquer. Ils ressemblent aux intérêts que peut avoir un acteur du secteur bancaire sauf qu’ils s’appliquent à partir du jour suivant la date limite de paiement. Pensez à indiquer si c’est le cas et quel taux d’intérêt s’applique.

Enfin en cas de retard, les conditions de paiement sont utiles pour avertir un débiteur de ce qui va être mis en place.

Ainsi l’appel à un organisme spécialisé pour récupérer la créance va engendrer des frais de recouvrement. Ils peuvent être mis à la charge du mauvais payeur et donner lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Tous ces points sont des éléments importants à faire apparaître dans vos conditions de paiement de facture. En effet, ils donneront le cadre de votre relation commerciale et la ligne de conduite à tenir durant le contrat.

Mais pour que ce cadre fonctionne, il faut aussi que vous soyez clair et transparent dès le début avec vos clients.

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Conditions de paiement de facture : être transparent avec votre client

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Lors de la signature du contrat avec votre client, il doit aussi signer vos CGV.

Ce moment a tendance à souvent être traité rapidement, car il apparaît comme accessoire à la conclusion du contrat.

Toutefois, c’est l’occasion de prendre le temps nécessaire avec votre client. Soyez certain qu’il comprenne les conditions de paiement et lui rappeler l’importance du respect des délais de règlement.

Cette approche pédagogique rend concrètes les conséquences d’un retard de paiement pour le débiteur et l’incite à régler plus rapidement les factures.

Les conditions de paiement des factures sont l’un des piliers d’une stratégie efficace pour réduire au maximum les délais de paiement.

Afin de vous assurer qu’elles sont établies dans les règles. Vous pouvez choisir de recourir à un professionnel comme un avocat pour vous accompagner dans leur rédaction.

Il s’agit d’un petit investissement à effectuer en amont. Il vous assurera une complète tranquillité d’esprit sur l’efficacité de vos conditions.

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Pour conclure

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En définitive, vos conditions générales de vente vont régir en partie la manière dont vous menez votre activité en tant qu’entreprise.
Lors de la création des contrats avec les entreprises clientes, vous vous concentrez sur donner des règles précises à une relation spécifique. Les CGV viennent autour de ces contrats préciser tout ce qui ne l’est pas dans ces contrats.
Évidemment, si vous oubliez certains points, le texte juridique applicable donne toujours une solution.

Mais plus vous vos CGV sont complètes, plus vous gardez la main sur comment est menée votre activité. Donc n’hésitez pas à y aborder tous les sujets qui rythment la relation avec une entreprise cliente : la vente, la livraison, l’émission des factures, le montant en euros des sanctions en cas de non-paiement et de recouvrement, etc.

Vous avez désormais toutes les clés en main pour rédiger des conditions de paiement des factures dans les règles.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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