Devenez un expert de la facture d'acompte !
Pour beaucoup d’entreprises, l’acompte fait partie intégrante de la relation client. Notamment pour les entreprises dans le bâtiment. Aujourd’hui, de plus en plus de sociétés optent pour ce modèle de facturation. Un modèle dont on vous dévoile toutes les informations dans cet article.
Facturer un acompte comporte des spécificités. Nous verrons donc ensemble les grands principes de la facture d’acompte et surtout comment l’inscrire au niveau comptabilité.
Qu’est-ce qu’un acompte ?
On parle d’acompte lorsqu’une entreprise demande à son acquéreur le paiement partiel du prix de la transaction. Et ceci avant que le produit ne lui soit remis, ou avant que la prestation de service ne soit finalisée.
La demande d’acompte atteint la plupart des cas 30 % de la facture finale. Toutefois, chaque professionnel peut fixer le montant de l’acompte comme il le souhaite. Attention tout de même à ne pas fixer un taux d’acompte trop élevé, au risque d’effrayer le client. Pour facturer un acompte, il est obligatoire de créer une facture afin de garder une trace de cet échange.
D’après l’article 289 du Code Général des Impôts, dès lors que vous demandez un acompte à l’un de vos clients, vous devez automatiquement générer la facture d’acompte associée.
« Tout versement d’acompte avant que se produise le fait générateur doit donner lieu à l’émission d’une facture par le vendeur ou le prestataire »
À savoir : Depuis le 1er janvier 2013, les acomptes liés aux livraisons intracommunautaires de biens ou à des moyens de transport ne font pas l’objet de l’obligation de facturation (cf article 298 sexies du CGI).
Dans quelles situations émettre une facture d’acompte ?
Cette pièce comptable se révèle bien utile pour l’entreprise dans différentes situations :
- Le modèle de la facture d’acompte permet d’éviter les impayés : Il vous engage envers le client, et engage le client envers vous. Vous serez tenu d’aller jusqu’au bout de la commande / prestation. Le client, lui, ne pourra plus faire marche arrière et devra régler l’acompte, puis le montant de la facture. C’est une sécurité financière.
- La facture d’acompte permet de financer certains coûts de production indispensables à la réalisation du produit ou service (achat de matières premières, main d’œuvre ….). Ainsi, vous ne faites pas tout dépendre de votre trésorerie. Il est très fréquent que le micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) utilise l’acompte pour cet avantage.
- La facture d’acompte offre aussi un avantage au consommateur : Elle permet de ne pas payer l’intégralité de la facture en une seule fois, mais de mieux répartir les coûts au fil de l’eau grâce à plusieurs versements.
Acompte : est-ce la même chose que les arrhes, l’avance ou l’avoir ?
Il y a de quoi s’y perdre… Reprenons ensemble toutes ces notions financières afin de mieux les comprendre et les distinguer.
Les arrhes
Il s’agit d’une somme versée à l’avance, de la même manière qu’un acompte. Cependant, avec les arrhes, l’acquéreur ou le fournisseur peut revenir sur son engagement. Il n’est donc pas obligatoire d’acheter la prestation ou le bien. Cependant, si l’acheteur revient sur son achat, il perd ses arrhes. Il peut les récupérer seulement si la vente a fait l’objet d’un contrat dans lequel est mentionné le remboursement de celles-ci. Si la faute est au fournisseur (délais trop importants, etc), il devra verser le double des arrhes à l’acheteur.
L’avance
Comme son nom l’indique, il s’agit d’une somme versée avant la vente. D’un point de vue juridique, une avance est considérée comme des arrhes. Contrairement à un acompte, un contrat ou un bon de commande, aucun des deux tiers n’est engagé. Si le fournisseur ne livre pas le bien ou le service, il devra rembourser le double de l’avance au consommateur. C’est le même cas que les arrhes.
L’avoir
Un avoir est un équivalent à la valeur d’une marchandise rendue au fournisseur par le consommateur. Il s’agit d’un montant utilisable seulement pour acheter d’autres produits ou services auprès du même professionnel. Cependant, s’il s’agit d’un vendeur en tort, l’acheteur peut tout à fait refuser ce compromis.
Chacune de ces notions nécessite d’établir une facture afin que la comptabilisation de ces montants en trésorerie soit facilitée. Voyons maintenant quelles obligations mettre dans une facture d’acompte lorsque l’on opte pour ce modèle de facturation.
Rappel sur les obligations en matière de facturation
La facture d’acompte, comme une facture classique ou une facture d’avoir client, doit respecter scrupuleusement certaines obligations, notamment :
- Les coordonnées de l’entreprise ;
- Le nom et l’adresse du client ;
- Le numéro de TVA intracommunautaire des 2 parties (si le client est un professionnel assujetti à la TVA) ;
- Le montant facturé hors taxe ainsi que le taux de TVA ;
- Date de facturation ;
- Le détail de la commande (intitulés produits, quantité, prix unitaire …) ;
- Délai de paiement ainsi que la date d’échéance ;
- L’escompte (s’il y en a un) ;
- Taux de pénalité et indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.
Consulter la liste complète des mentions obligatoires des factures
Les spécificités à mentionner sur la facture d’acompte
Le document que vous remettrez à votre client devra porter la mention « Facture d’acompte ».
Le numéro de facture d’acompte doit suivre la chronologie des factures classiques. Les factures d’acompte ne peuvent pas faire l’objet d’une numérotation à part.
La date d’émission doit également être stipulée sur la facture d’acompte.
Si la facture client fait suite à un devis. Vous devez là aussi le préciser en stipulant la référence du dit devis. Les factures d’acomptes liées aux ventes produits ne doivent pas mentionner la TVA, tandis que les factures d’acomptes liées aux prestations doivent faire figurer la TVA.
Si certaines mentions obligatoires de facturation sont encore inconnues par l’entreprise à la date d’envoi de la facture d’acompte, l’administration fiscale se montrera tolérante.
Lors de la création de la facture définitive ou facture de solde, votre facture doit être émise en comportant les différents acomptes d’ores et déjà versés par le débiteur. Il faudra donc les déduire du montant total à payer.
Comment comptabiliser les factures d’acompte ?
D’un point de vue comptable, la facture de l’acompte versé ne se comptabilise pas en tant que telle, comme le sont les factures basiques. Seule la facture définitive sera renseignée dans le Journal des ventes.
Les factures d’acompte liées à des produits
Dans ce cas de figure, le comptable enregistre la 1re écriture dans le journal comptable seulement à la réception du paiement de l’acompte.
Il y a une exonération de la TVA. Elle n’est pas encore exigible à ce moment-là. Elle le sera au moment de la livraison de biens.
Une fois la facture définitive lancée et le paiement reçu, le comptable pourra compléter les écritures comptables comme suit :
- Créditer les comptes produits et TVA collectée ;
- Débiter le compte client, le compte d’Avances et Acomptes reçus ainsi que le montant TTC.
Voici comment procéder plus en détails :
La première étape consiste à constater le mouvement bancaire lors de la réception de l’acompte client.
N° de compte : Libellé Débit Crédit 4191 Clients : avances et acomptes. Acompte 512 Banque Acompte
Une fois la production terminée et les biens livrés au client viendra l’heure de la facturation finale.
N° de compte : Libellé Débit Crédit 411 Clients Solde TTC* 4191 Clients : avances et acomptes. Acompte 707 Vente de marchandises HT 44571 TVA collectée TVA
*solde TTC = total facturé TTC – acompte déjà perçu.
Enfin, au terme du délai de paiement, lorsque vous recevrez le versement final, vous pourrez conclure dans le même temps la partie comptable liée à cette transaction.
Numéro de compte : Libellé Débit Crédit 411 Clients Solde TTC512 Banque Solde TTC
Les factures d’acompte liées à des services
Comme vu plus haut, pour les factures d’acompte qui concernent une prestation de services, la TVA est exigible dès l’encaissement des acomptes versés.
Voici les écritures à réaliser à partir de la réception de l’acompte :
Numéro de compte : Libellé Débit Crédit 4191 Clients : avances et acomptes. Acompte 512 Banque Acompte 44580 TVA sur CA à régulariser. TVA acompte 44571 TVA collectée TVA acompte
Puis, lorsque la prestation sera finalisée et que vous pourrez établir la facture finale, voici comment vous devrez comptabiliser les opérations comptables à cette étape clé :
Numéro de compte : Libellé Débit Crédit 411
Clients
tarif TTC 4191 Clients : avances et acomptes. Acompte 706. Prestation de services tarif HT 44571 TVA collectée TVA solde 44580 TVA sur CA à régulariser TVA acompte
Quand vous aurez pu encaisser la somme due indiquée sur la facture totale, la dernière étape sera la suivante :
Numéro de compte : Libellé Débit Crédit 411 Clients Tarif TTC 512 Banque Tarif TTC
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