Tout savoir sur la facture d'avoir client !

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La gestion de la relation commerciale avec vos clients et vos fournisseurs est pleine d’aléas : retards de paiement, remises commerciales, achats supplémentaires inattendus qui font monter le prix, etc.
Ce sont des étapes normales de la relation entre client et fournisseur que vivent toutes les entreprises lors de la vente et l’achat de marchandises ou de prestations de service.
Toutefois, il faut que ces moments de vie soient reflétés dans les écritures comptables d’une entreprise.
Il existe donc des outils permettant de faciliter la comptabilisation de ces moments dans les comptes de l’entreprise.

Aujourd’hui, nous nous concentrons sur un outil qui va vous être très utile si vous voulez faire des ristournes à vos meilleurs clients ou corriger une erreur sur une facture acquittée : la facture d’avoir client.

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Qu’est-ce qu’une facture d’avoir client ?

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La facture d’avoir client, aussi connue sous le nom de « note de crédit ». C'est un document comptable et commercial visant à annuler ou corriger la facture initiale. Elle permet à l’entreprise de reconnaître une créance vis-à-vis de son client et constitue ainsi une reconnaissance de dette (le fournisseur ayant donc un crédit auprès de son client).

La facture d’avoir client doit obligatoirement apparaître dans votre comptabilité. Également, elle doit, être conservée 10 ans minimum en cas de contrôle par les services de l’administration française.

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Les 3 situations qui nécessitent de faire une facture d’avoir client

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Annuler une facture

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Auto-entrepreneure, PME, TPE… aucune entreprise n’a le droit de supprimer une facture établie d’après le Code général des impôts et la Loi anti-fraude TVA de 2018.

De fait, en cas d’erreur de facturation, lorsque le client a déjà payé. L’entreprise peut être amenée à mettre en place un remboursement partiel ou total de la facture grâce à un avoir.

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Corriger une erreur de facturation

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Une facture d’avoir peut permettre une régularisation en bonne et due forme lorsqu’une erreur a été faite lors de l’établissement de la facture client. La facture définitive initiale ne pouvant être modifiée, il faut donc éditer une facture d’avoir avec les bons montants des achats. Cela permettra dans le même temps d’éviter des écarts dans les écritures comptables sur l’exercice.

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Faire un geste commercial

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Un problème de livraison de la marchandise, un produit défectueux ou endommagé, de la marchandise non conforme… Pour rectifier le tir face à un client insatisfait, il peut être utile de proposer un geste commercial tel qu’un rabais ou une remise via un avoir client.
À la différence d’un escompte qui est une réduction proposée en amont de la création d’une facture. Émettre une facture d’avoir client dans le cadre d’une réduction permet de diminuer le montant d’une facture définitive.

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Établir une facture d’avoir client

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Les mentions obligatoires sur une facture d’avoir

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Comme toute autre facture, la facture d’avoir client doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• Dénomination et adresse du siège social ;
• Numéro de SIRET ;
• Numéro de TVA Intracommunautaire ;
• Délai de paiement ;
• Prix unitaire pour les produits ou prestations de services en euros ;
• Montant total HT et TTC ;
• Taux de pénalité et indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.

Tenez-vous au courant des mentions obligatoires des factures !

De même, elle doit bien entendu comprendre un numéro de facture à part entière comme lors de la création d’une facture classique. Vous avez le choix entre suivre vos factures classiques par ordre chronologique (ex : F0078). Ou bien, créer un système de numérotation spécifique aux factures d’avoir (ex : FA0001).

La facture d’avoir doit également faire figurer la mention « Net à créditer » ou « Net à déduire »… en remplacement de « Net à payer ». Le tout en spécifiant la référence de la facture d’origine « Facture d’avoir en remboursement de la Facture F000XX émise le JJ/MM/AAAA »

Sauf si les CGV conclues avec le client prévoient un délai différent, celui-ci bénéficiera de 5 ans pour utiliser sa facture d’avoir (cf. Art L110-4 du code de commerce)

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Utiliser un logiciel de facturation

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Pour être certain d’éditer une facture d’avoir client selon la réglementation en vigueur. Le plus sûr et d’utiliser un logiciel de facturation et ainsi d’éviter les erreurs.

Soan et ses outils spécifiquement développés pour les entreprises comme la vôtre, vous permet de gérer vos factures et factures d’avoir en seulement quelques clics. Numérotation, mentions légales, TVA… Soan s’occupe de tout ! Facile non ?
De plus, le fait de faire ça avec un logiciel vous aidera dans la comptabilisation de cette facture dans votre chiffre d’affaires. Puisque vous verrez tout de suite l’impact de ce passif sur votre trésorerie.

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Gérer la facture d’avoir client au niveau comptable

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Suite à l’erreur de facturation ou à une vente non conforme, il est possible que vous ayez du trop-perçu dans votre trésorerie ! Il faut donc réagir au plus vite pour réparer les litiges et ajuster la comptabilité de l’entreprise.

Pour cela il faut reprendre certaines écritures dans le journal et les différents comptes en plusieurs étapes :

Pour une annulation de facture :

• Il faut créditer le compte 411 « Clients » ;
• On débite le compte 707 « Vente de marchandises » ;
• On débite le compte 44 571 « TVA collectée ».

Pour une réduction accordée après émission de la facture :

• On crédite le compte 411  « Clients » ;
• Il faut débiter le compte 709 « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise » ;
• On débite le compte 44 571 « TVA collectée ».

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Le cas de l’entreprise NAOS

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L’entreprise NAOS édite la facture F0090 d’un montant de 1000 € à l’intention de son client. Dans le détail de cette facture, on mentionne l’achat par le client de 5 produits dont le montant unitaire est de 200 euros.

Lors de la réception, le client remarque que l’un des produits commandés est détérioré et prévient son fournisseur.
Pour gérer au mieux ce litige, l’entreprise propose à son client le retour du produit endommagé ainsi qu’une remise sur le montant de la facture acquittée.
La réponse du client est positive et l’entreprise peut donc émettre une nouvelle facture d’avoir correspondant au montant du produit en cause.

La facture d’avoir de 200 euros net à créditer peut être envoyée au client et être inscrite en comptabilité.

Pour le client, la gestion de ses avoirs lui laisse deux possibilités :

• Soit, il demande à l’entreprise de procéder directement au débit de la somme pour effectuer un remboursement de son achat ;
• Soit, il garde ses avoirs pour ses futurs achats, il pourra les utiliser lors d’une future commande en complément des dispositifs classiques de réduction du prix (comme un escompte par exemple).

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Pour conclure

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On s’occupe ensuite de la mise au clair au niveau comptable.

Évidemment dans ce cas-ci, il s’agit d’un manque à gagner en chiffre d’affaires pour l’entreprise NAOS. Mais en retour, elle a préservé la relation client.
Et dans la gestion des relations entre clients et fournisseurs, le gain en chiffre d’affaires sur le long terme est souvent plus grand lorsqu’un effort est fait pour contenter toutes les parties prenantes plutôt que lorsque l’on se concentre sur le montant d’une seule facture acquittée.

Vous connaissez désormais les notions de bases concernant la facture d’avoir client et êtes même apte à la mettre en place en cas de besoin dans votre entreprise.

Un autre sujet vous intéresse concernant la facturation ou la comptabilité de votre entreprise ?

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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