Les avantages du collecteur de documents

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Une entreprise est souvent amenée à traiter bon nombre de documents, que ce soit des factures fournisseurs, des fiches de paie ou encore des notes de frais.

Selon son développement et ses moyens, la quantité de fichiers peut vite devenir compliquée à gérer. D’autant plus, si l’entreprise fonctionne encore avec du papier.

Afin de mener à bien le développement de sa société, il est essentiel d’opter pour une solution de gestion financière. Soan aide les entreprises au quotidien à améliorer leur trésorerie et la gestion de leur facturation.

Nous savons que pour une entreprise en pleine croissance, cela peut devenir contraignant de suivre l’avancement de ses dossiers.

C’est pour cela que nous avons créé un tableau de bord simple d’utilisation afin de pouvoir suivre chaque dossier et son avancement. Il est également possible d’automatiser ses relances pour ne plus avoir à courir derrière ses paiements.

Mais aujourd’hui, nous vous parlons d’une fonctionnalité de Soan qui vous permet d’automatiser la collecte des documents.

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Qu’entend-on par collecte ?

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Dans la majorité des cas, la récupération des factures se fait encore manuellement dans les entreprises. C’est la personne en charge qui va devoir aller récupérer les factures une par une. Cela peut être réalisé par un comptable, le gestionnaire de paie, le chef d’entreprise ou encore le DAF (Directeur Administratif et Financier).

Mais cette tâche chronophage fait perdre beaucoup de temps. En effet, entre les factures reçues sur la boîte mail du dirigeant ou sur diverses boîtes mails, on constate que cela devient vite compliqué de tout récupérer.

Il est important de savoir que selon l’Observatoire des Délais de Paiement, une TPE-PME traite en moyenne 67 factures mensuellement. On comprend avec ce chiffre, le temps nécessaire afin de retrouver chaque facture à la main.

Ce n’est pas tout, d’après une étude de Cegid, on estime à 8,6 jours le traitement d’une facture papier. Cela peut engendrer de fortes répercussions sur la trésorerie d’une entreprise.

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Les spécificités de notre collecteur automatique de documents

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L’un des atouts de Soan est qu’il est possible de traiter ses factures directement depuis la plateforme. Mais encore faut-il que les documents y soient intégrés.

C’est chose faite grâce à notre collecteur automatique de documents.

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Mais comment ça marche réellement ?

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Nous créons une adresse mail type pour chaque compte, avec comme format “prénom.nomd’entreprise@mail.soan-solutions.io.

De ce fait, vous pouvez partager ce mail avec :

• Vos fournisseurs pour qu’ils envoient directement les factures sur ce mail ;
• Votre comptable ou gestionnaire de paie afin qu’il puisse envoyer les bulletins de salaire à payer ;
• Vos employés afin de simplifier la gestion des notes de frais.

Grâce à cette adresse mail, les documents reçus en pièce jointe sont automatiquement intégrés dans la plateforme, via le tableau des opérations. Une opération “Paiement fournisseur” sera alors créée avec le statut “En cours - À compléter”. Vous aurez plus qu’à procéder au paiement.

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À savoir : Sur Soan, si l’adresse mail de votre fournisseur correspond à une adresse déjà renseignée dans une fiche contact ou d’entreprise, l’opération est automatiquement associée à cette dite fiche. C’est un véritable gain de temps à ne pas négliger.

Vos factures sont déjà sur votre ordinateur et vous souhaitez les importer dans Soan ?

Pas de soucis. Vous pouvez faire un import de masse. Il vous suffit de glisser-déposer vos documents dans la plateforme. En quelques secondes, tout est importé.

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Enregistrer vos factures de façon automatique

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Une fois tous vos documents centralisés sur la plateforme et l’opération “Paiement fournisseur” créée. Nous allons pouvoir extraire toutes les informations importantes de la facture (date, nom fournisseur / client, montants, TVA…) grâce à notre technologie : L’OCR (Optical Character Reader). Votre facture sera automatiquement créée et vous aurez plus qu’à la régler, ou la notée comme payée. Fini la saisie manuelle et les possibles erreurs de frappe.

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La gestion des notes de frais

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Vos employés sont souvent amenés à se déplacer, pour des rendez-vous ou des salons professionnels ? Les notes de frais peuvent très vite devenir compliquées à traiter.

Avec Soan, c’est simple. Votre salarié a juste besoin de prendre en photo son ticket de caisse et à l’envoyer à l’adresse mail dédiée. De ce fait, la photo est intégrée directement dans la plateforme et vous pourrez les gérer rapidement. Cela est d’autant plus pertinent pour assurer un suivi des notes de frais dans le temps. Vous pourrez tout gérer depuis votre tableau des opérations.

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Les avantages du collecteur automatique de documents

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Concernant vos fournisseurs, les avantages sont multiples. C’est déjà la première étape pour dématérialiser vos processus de facturation. En effet, l’usage du papier est encore fortement répandu, alors que cela freine la productivité.

En digitalisant vos documents, vous faites un geste pour la planète en diminuant votre consommation de papier.
Mais aussi, cela vous permettra de réduire vos retards de paiement. On rappelle que c’est la principale cause de faillite des TPE-PME en France.

Et si vous n’êtes pas encore au courant, une loi va être mise en place, à partir de 2024, avec l’obligation de digitaliser votre facturation. Autant prendre de l’avance.

Mais le collecteur aura également des avantages pour votre entreprise :

• Une adresse mail pour collecter l’ensemble de vos documents ;
• La gestion de la facturation fluidifiée ;
• Une réduction des doublons ;
• Plus de factures perdues ;
• Un gain de temps non négligeable ;
• Plus besoin de chercher vos pièces comptables dans vos archives, elles sont automatiquement centralisées sur Soan.

Vous l’aurez compris, en mettant en place le collecteur de documents au sein de votre entreprise, cela vous apportera bon nombre d’avantages. Cela vous aidera au quotidien dans le développement de votre société.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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