Tout ce que vous devez savoir sur la facture acquittée

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La facture acquittée est un outil comptable essentiel à la disposition des entreprises. Ce document certifie qu'un paiement a été réalisé entre les deux parties (le vendeur et l'acheteur) et sert de preuve de paiement. Elle porte ce nom en raison de l'inscription de la mention « acquittée » sur le document. Alors, à quoi sert exactement ce document et quelle est sa valeur juridique ? On vous explique tout ce qu’il faut savoir !

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Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

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La facture acquittée du côté du fournisseur

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C'est normalement le fournisseur qui prend la responsabilité d'émettre une facture pour chaque transaction. Il fournit le bien ou le service vendu en échange d'une somme d’argent définie. Une fois qu'il reçoit le paiement, il peut le noter sur la facture relative à la transaction. En apposant la mention « acquittée » sur la facture, le fournisseur valide le paiement de la facture et facilite ainsi la gestion de sa trésorerie. 

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La facture acquittée du côté du client

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Le client reçoit la facture du fournisseur et endosse la responsabilité de s'acquitter du montant convenu, à la date d'échéance fixée. Lorsque le paiement est effectué et débité de son compte bancaire, le client peut confirmer le paiement en indiquant l'acquittement sur la facture. Il peut ensuite choisir d'envoyer la facture marquée comme acquittée au fournisseur pour valider ce paiement. 

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La facture acquittée dans le cadre d'un marché public

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Dans le contexte d'un marché public, le comptable public agit au nom et pour le compte du pouvoir adjudicateur. Il est responsable de l'examen du relevé de mandat qui accompagne les factures des entrepreneurs ayant remporté le marché public. En apposant sa signature sur ce document, il assume également la responsabilité de noter la date de paiement de chaque facture acquittée.

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Définition

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Une facture acquittée est une facture standard qui porte la mention "acquittée". Cette dernière permet de certifier que le client a payé intégralement le montant de la transaction conclue avec son fournisseur. Il s'agit donc d'une déclaration formelle de paiement complet.

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Valeur juridique

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La valeur juridique d'une facture acquittée est stipulée par l'article 1353 du Code civil, qui traite des preuves en matière contractuelle. Dans le contexte commercial, divers moyens peuvent être utilisés pour démontrer le paiement d’une dette, et la facture acquittée en fait partie. Elle peut servir de preuve dans n'importe quel procès résultant d'un litige concernant le paiement d'une créance. Par conséquent, le titulaire des comptes doit veiller à conserver la facture acquittée, ainsi que tous les autres documents comptables !

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Est-il obligatoire d'établir une facture acquittée ?

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Non, il n’est pas obligatoire d’émettre ou d’envoyer une facture acquittée. C’est toutefois un type de facture très utile pour gérer ses comptes et maîtriser son flux de trésorerie, notamment en facilitant l’identification des factures payées en totalité.

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Quelles sont les mentions obligatoires ?

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Quel que soit le moyen utilisé pour régler la dette (par virement, carte bancaire ou chèque),  la nature de la facture acquittée ne change pas. Pour être qualifiée comme telle, elle doit inclure certaines mentions spécifiques et obligatoires. Voici les éléments qui doivent figurer sur le document :

• La mention "acquittée" : elle doit être clairement inscrite sur la facture pour indiquer que le paiement a été effectué en totalité.
• La date du paiement : il s'agit de la date exacte à laquelle le paiement a été effectué. Elle permet de tracer le moment précis du règlement.
• Le mode de règlement : cet élément décrit la méthode utilisée pour le paiement, comme le virement bancaire, la carte bancaire ou le chèque. Il apporte une transparence sur la manière dont la transaction a été effectuée.
• La référence du paiement : cette mention spécifie les détails particuliers du paiement, tels que le numéro de transaction ou d'autres identifiants uniques, facilitant ainsi le suivi et la vérification du paiement.

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Comment prouver un paiement en l'absence d'une facture acquittée ?

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Paiement effectué par virement bancaire

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Utiliser un virement bancaire pour effectuer un paiement est la méthode qui permet le suivi le plus précis de la transaction. La personne effectuant le virement peut solliciter sa banque pour obtenir un justificatif qui prouvera l'origine ou la destination du paiement. Les relevés bancaires, en enregistrant ces informations, servent de trace concrète de l'opération.

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Paiement effectué par carte bancaire

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Le paiement par carte bancaire est une autre option possible pour le client. Cette méthode de paiement offre un avantage significatif en termes de preuve, car le nom de l'entité recevant le paiement est automatiquement inscrit dans la description de la transaction. Cela facilite l'identification et la vérification de l'opération.

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Paiement effectué par chèque

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Le chèque demeure un moyen de paiement largement employé. En gardant ces talons, l'émetteur peut se rendre à son établissement bancaire et demander une vérification de l'identité du bénéficiaire, ajoutant une couche supplémentaire de sécurité et de traçabilité à cette forme de paiement.

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Quels autres moyens de preuve existent pour l'acquittement ?

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Une entreprise désirant certifier un récapitulatif de ses dépenses peut faire appel à un expert-comptable ou à un commissaire aux comptes (CAC). Cette certification peut être requise dans diverses situations, telles que l'obtention d'aides ou de subventions. Si nécessaire, l'entreprise peut aussi solliciter un huissier de justice. Ce professionnel du droit, en tant qu'officier public, établira un constat. Ce document est considéré comme une preuve incontestable et peut être utilisé devant un tribunal, comme la facture acquittée.

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Pourquoi demander une facture acquittée dans le secteur du bâtiment et des travaux publics ?

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Dans l'industrie du bâtiment et des travaux publics, il est courant d'effectuer les paiements par tranches successives, correspondant à l'avancement des travaux. La facture acquittée est souvent employée comme moyen de preuve pour attester de l'exécution de ces paiements étalés dans le temps ! Pour simplifier votre facturation, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne et de facture en ligne pour centraliser, automatiser et simplifier de nombreux processus.

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