Tout savoir sur la notion d'e-invoicing

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À l’ère où le numérique nous entoure chaque seconde, certaines choses restent encore en papier, pour beaucoup : Les factures. Dans cet article, nous abordons le thème de la dématérialisation de la facturation d’une entreprise ou aussi appelé e-invoicing. Cette pratique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises en France à partir de 2024.

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Définition

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Selon la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques), l’e-invoicing, ou facture au format numérique, désigne un document qui réunit toutes les données d’une facture afin de pouvoir être envoyée au client et enregistrée fiscalement. Cet échange de données se fait généralement via deux manières :

• L’EDI (Échange de Données Informatisées) : Lorsque l’on a peu de factures à gérer, on peut gérer les clients individuellement.
• Le logiciel de facturation : Souvent utilisé lorsque l’on attend une forte croissance de votre chiffre d’affaires. Ces solutions de facturation vous permettent de créer et de gérer vos factures plus facilement.

La facture électronique est donc de plus en plus présente dans le monde professionnel. Elle doit tout de même respecter certains points :

• Elle doit être créée avec la bonne structure (de la même manière qu’une facture classique) ;
• Et elle doit être transférée depuis le système du vendeur vers le système de l’acheteur.

Cependant, elles ne sont pas :

• Un scan d’une facture papier (ou OCR) ;
• Des images JPG ;
• Une page web HTML non structurée.

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L’e-invoicing : Obligatoire dès 2024

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Initialement prévue au 1er janvier 2023, la loi sur l’obligation de la dématérialisation des factures est finalement reportée.
En ce qui concerne la réception de factures électroniques, cela deviendra obligatoire partout en France à partir du 1er juillet 2024. Pour l’émission des factures, la loi prévoit une mise en application à partir du 1er juillet 2026.

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Pourquoi y passer dès maintenant ?

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Numériser votre système de facturation vous apportera beaucoup de bénéfices.

En effet, pour beaucoup d’opérateurs, cette réforme va profondément transformer la façon d’émettre des factures, la transmission d’un invoice, ou encore la manière de payer leurs fournisseurs.
Et s’adapter à ces nouvelles obligations va nécessiter de bouleverser les formats sous lesquels étaient menés les opérations jusque-là. Or ce bouleversement pourra s’avérer coûteux, chronophage et surtout sanctionnable s’il est mal fait.

En anticipant l’obligation poussée par la loi de 2024, vous mettez toutes les chances de votre côté pour respecter les exigences de la nouvelle norme dès sa mise en application.

Concrètement, grâce aux factures numérisées, vous aurez de nombreux avantages comme :

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• Améliorer la traçabilité de vos documents comptables

Une fois la transaction terminée, le document papier sera archivé. Cela peut engendrer des difficultés si votre client vous le demande de nouveau quelques mois plus tard. Avec une facture électronique, il vous suffit de taper le nom de votre client dans votre logiciel de facturation et vous aurez accès à tous les documents échangés.

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• Gagner du temps et de l’organisation

Avoir toutes ses factures transmises par voie électronique vous permet de gagner en organisation. Avec une solution de facturation, vous pourrez beaucoup plus facilement transmettre les factures et suivre votre flux de facturation. En d’autres termes, vous pouvez aisément suivre les factures impayées, en cours de règlement ou régler. Cela vous donne aussi une idée de votre cashflow.

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Une limitation des erreurs

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Il peut arriver qu’une facture client ou une facture émise contiennent des erreurs. Avec l’e-invoicing, elles sont lisibles par des robots et ceux-ci peuvent effectuer un contrôle des factures, cela évite les échanges de documents caducs.

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• Un échange avec l’administration fiscale plus simple

Grâce aux modèles obligatoires de facturation, vos factures sont transférées à l’administration fiscale facilement. Ainsi, chaque facture peut être lue et prise en compte rapidement.

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• Une empreinte carbone diminuée

Nous savons que le numérique pollue, mais son empreinte carbone reste bien inférieure à la consommation de papier. L’empreinte carbone d’une facture papier est 63 % supérieure à une facture électronique. En plus de gagner en efficacité, en temps et en organisation, avoir vos documents au format dématérialisé vous permet de diminuer votre impact écologique.

Cependant, selon votre mode de fonctionnement actuel, aller vers la dématérialisation des processus de facturation peut avoir des inconvénients.

Passer des documents-papiers aux documents dématérialisés peut être un long processus. Il est possible que cela nécessite une formation de vos collaborateurs au logiciel d’e-invoincing choisi pour leur apprendre la nouvelle norme en matière de transmission d’un invoice. Au début de la mise en place, vous devrez peut-être aussi contacter le support informatique si vous vous trouvez dans une impasse.

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Comment mettre en place l’e-invoicing ?

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Lorsqu’en 2020, l’État a fait de la dématérialisation complète des factures une obligation pour le secteur public dans l’ensemble du pays, ils ont conseillé leur propre portail de numérisation : Chorus Pro.

Chorus Pro est donc une solution mutualisée de facturation qui permet de traiter les données des factures facilement et de les transmettre automatiquement à l’administration fiscale.

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Pour le domaine privé, une solution : Soan

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Toutefois, les entreprises ont des besoins spécifiques, par exemple faire apparaitre les informations sur le traitement de la TVA dans la facturation, ou sur le détail des transactions, qui nécessitent des solutions adaptées.
Avec Soan, la gestion de la facturation est facilitée. Elle vous permet d’importer vos factures ou de les créer en 1 minute directement sur la plateforme. Vous pouvez procéder à un envoi dématérialisé de votre facture client ou facture fournisseur en 3 clics.
Contrairement à d’autres services ou solutions de facturation, Soan gère aussi la signature électronique des devis et des contrats ! Vous pouvez facilement demander une signature électronique afin que tout l’échange soit dématérialisé.

En matière d’archivage électronique ou archivage des factures au format numérique, tout est aussi simplifié sur Soan ! Tous vos clients et vos fournisseurs sont enregistrés dans un dossier à leur nom, il vous suffit donc d’ouvrir un dossier et vous avez accès à toutes les transactions, tous les documents concernant vos échanges avec ce client / fournisseur.

Cela vous permet notamment un reporting plus précis sur vos flux de trésorerie par interlocuteur et vous permet de suivre en détail vos opérations tout en regroupant les informations pertinentes en un seul endroit.

Après l’automatisation de la facturation et l’archivage électronique, Soan propose aussi bien d’autres outils à votre disposition :

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• Les relances personnalisées et automatisées

Des retards de paiement sur vos factures ? Ne perdez plus de temps à relancer vos clients à la main, Soan s’occupe des relances tout en gardant une bonne relation commerciale avec vos collaborateurs.

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• Faites-vous payer en 48h

Grâce à Soan, vous pouvez proposer plus de 4 moyens de paiement à vos clients : 3x sans frais, Paiement CB ou sans IBAN, Paiement programmé ou récurrent, et l’escompte.

La plateforme dispose aussi de bien d’autres fonctionnalités ! C’est la solution idéale pour préparer la dématérialisation de vos diverses factures en 2024. Alors, prenez en main la solution dès maintenant, un expert produit vous accompagne !

En résumé, les obligations sur la facturation s’apprêtent à changer dans le pays. La façon d’émettre une facture devra bientôt répondre à de nouvelles exigences auxquelles tous les opérateurs devront s’adapter. Donc, plutôt que d’attendre la réforme pour adapter vos transactions à la nouvelle norme, prenez de l’avance et choisissez une solution de facturation adaptée à vos besoins.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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