Soan vous explique la notion d'archivage électronique

‍

Comment fonctionne l’archivage électronique ?

‍

Un Système d’Archivage Électronique (dit SAE) permet de conserver n’importe quels documents au format numérique. Et ce sur le long terme en évitant toutes altérations ou modifications non tracées.

Il permet de gérer tout type de documents électroniques, ce système de conservation numérique permet d’être conforme aux différentes obligations légales. Il permet aussi de tirer pleinement parti du fait qu’une copie jugée fiable à la même valeur que le document d’origine (article 1379 du code civil). Donc, vous pouvez protéger vos informations de plusieurs manières pour pouvoir vous servir légalement si besoin.

Il ressemble à un coffre-fort électronique, dont les autorisations et accès sont définis à l’avance. Chaque personne autorisée se voit attribuer une signature électronique propre. La numérisation de documents peut avoir plusieurs intérêts comme :

• Les archives de l’entreprise.
• Les données et les documents sensibles.

Certaines entreprises utilisent ces coffres-forts numériques afin de centraliser l’intégralité de leurs documents.

L’archivage des documents doit être inclus dans un processus spécifique. Ce dernier permet de maintenir la pérennité des documents sous forme électronique tout en limitant l’obsolescence.

Il est nécessaire de conserver les originaux sous format dématérialisé afin de garantir le cycle de vie du document.

‍

Les objectifs de la numérisation d’archivage des données

‍

Pour une entreprise, mettre en place une solution d’archivage permet de répondre à 4 grands buts :

‍

Intégrité

‍

Il dispose de journaux dits de preuves dans le but de vérifier que les documents n’ont ni été modifiés ou détruits sans autorisation.

La conservation des documents sur un SAE permet une traçabilité forte et d’en certifier l’authenticité. Tous les documents déposés sur le système d’archivage se voient attribués une empreinte unique, dans le but de conserver son intégrité.

‍

Confidentialité

‍

Les archives sont sécurisées via le contrôle de l’identification de la personne qui souhaite y accéder. Il est possible de limiter l’accès à certains documents de manière à sécuriser au maximum ces derniers.

Vous pouvez vérifier les modifications et le traitement des documents pour avoir un œil global sur vos archives numériques.

‍

Réversibilité

‍

La durée de conservation des archives courantes peut dépasser celle du SAE. C’est pour cela qu’il faut adopter une solution de réversibilité des documents. Cela permettra de récupérer l’intégralité des documents et des éléments de preuve. Vous devez établir un processus de dématérialisation des archives papiers en interne afin de pallier à tout problème lié à votre SAE.

‍

Traçabilité

‍

Vous pouvez avoir accès directement sur votre solution de dématérialisation à toutes les modifications effectuées sur une archive. Vous pouvez scanner votre document afin de savoir qui, quand et ce que tout le monde a fait sur ce dernier.

Que ce soit pour l’archivage des factures ou de documents numériques divers, une conservation à long terme doit être mise en place pour assurer la pérennité.

‍

Pourquoi mettre en place une politique d’archivage numérique ?

‍

Dans un premier temps, il est recommandé d’élaborer une politique d’archivage de document numérique afin de définir les contraintes spécifiques quant aux documents.

Il se doit de contenir :

• La liste des intervenants et leurs droits de modification ;
• Les documents à archiver ;
• Les objectifs précis quant à leur archivage ;
• La charte de politique d’archivage.

Ce document vous sera utile en cas de litige et vous permettra d’apporter une preuve de la fiabilité de vos procédures de stockage d’archives.

D’autant plus, cela vous permettra de conserver les documents au format numérique dans l’objectif de les retrouver sur des durées définies.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Il est entièrement paramétrable et apporte un gain de temps considérable tout en renforçant la sécurité.

Ces solutions de dématérialisation sont personnalisables afin d’adapter n’importe quel document au format dématérialisé.

Cette fonction d’archivage électronique sera surtout pertinente pour les entreprises produisant un nombre important de documents.

Pour finir, la mise en place de l’archivage à valeur probante vous apportera une véritable valeur ajoutée. Cela consiste à l’enregistrement, au stockage et à la restitution des données électroniques.

Vous êtes libres ou non d’intégrer ce modèle dans votre processus, mais il vous fera gagner du temps et apporta une sécurité supplémentaire.

À savoir : De nombreuses personnes sont encore réfractaire au numérique, c’est pour cela qu’il est essentiel de mettre en place le plus de procédés possibles afin de les rassurer et pour que cela rentre dans leur quotidien.

‍

Dématérialisation et numérisation : quel intérêt ?

‍

Lorsque l’on fait de la dématérialisation de documents, l’objectif est de limiter au maximum le papier et de protéger vos informations dans le temps. Certains clients souhaitent uniquement recevoir des documents par emails pour faciliter le stockage.

Le fait de numériser des documents est lui différent, il faut partir d’un document au format papier afin de créer un fichier numérique. Vous pouvez passer par un scanner dans le but de copier le document. Cette version numérisée pourra dans certaines conditions être une copie fiable et aura donc la même vocation que le document original.

Mais il faut que la numérisation soit effectuée en suivant un processus précis.

Si votre entreprise souhaite dématérialiser vos processus, vous pouvez commencer par l’intégralité de vos archives papier afin d’avoir une base exploitable de documents numériques. Puis une fois cette opération effectuée, vos procédés de transmission et de réception seront donc digitalisés. Il faudra vous rapprocher de vos divers partenaires et clients afin de les prévenir de ce nouveau mode de fonctionnement.

‍

Pour conclure

‍

Créer une archive électronique est désormais une étape essentielle pour toutes les entreprises. Cela permet de garantir la sécurité de l’information dans le temps, mais aussi de réduire la durée de traitement de vos documents et factures grâce à l’informatique.
Effectivement, cela peut représenter un projet important de repenser tout son service documentaire et de le numériser. Mais c’est un processus que vous n’aurez à mettre en place qu’une fois dans la vie de l’entreprise et qui mettra les progrès faits par la sécurité informatique au service de la protection de vos informations.
Donc c’est un projet qui vaut la peine d’être mené et vous pouvez avoir confiance dans le fait qu’il facilitera la gestion de votre entreprise dans sa globalité.

Pour vous aider dans ce projet, de nombreux services et solutions existent, du dossier numérique le plus simple au logiciel GED spécialisé. Vous pouvez aussi faire appel à un prestataire pour créer votre coffre documentaire.

Ce qui compte, c'est que l’information sur votre activité soit en sécurité et que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel, développer votre entreprise !

‍

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

Rendez-vous sur le blog Soan ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook ou Youtube.