Tenez-vous au courant des mentions obligatoires des factures

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La plupart des mentions obligatoires des factures sont présentées dans l’article L441-9 du Code du Commerce et des sociétés. L’administration fiscale prévoit également certaines règles de facturation via l’article 289 du Code général des impôts.

Ces sujets de facturation sont un véritable business à connaître et peuvent impacter toute une trésorerie. En effet, si cette dernière n’est pas optimale, les conséquences peuvent être lourdes.

Qu’il s’agisse aujourd’hui de l’édition de votre première facture ou bien de votre 999ème, sachez que les mentions obligatoires des factures sont susceptibles d’évoluer ! Il est important que chaque micro-entrepreneur, association ou société soit au courant des actualités concernant la gestion des factures. Vérifions ensemble si vous êtes à jour avec les obligations en vigueur !

À savoir : L’une des étapes importantes pour chaque entrepreneur est la compréhension des notions de TVA intracommunautaire. Lors de sa création, une société peut être assujettie à la TVA sous certaines conditions.

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Les mentions obligatoires relatives au client

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Lors d’une prestation de services ou d’une vente, un contrat est établi et la société va devoir établir des documents spécifiques.

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Le client particulier

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À la différence d’un ticket de caisse classique que les clients ont l’habitude de recevoir suite à un achat dans un commerce. Une facture client se veut plus précise.

Le nom et l’adresse du client doit être mentionné. Établir une facture est un processus encadré par le Code du commerce.

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Le client professionnel

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De nombreuses entreprises sont amenées à travailler avec d’autres professionnels.

Pour que votre facture soit conforme, vous devez faire figurer la raison sociale de l’entreprise cliente ainsi que l’adresse de son siège social.

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Les mentions obligatoires relatives à l’entreprise

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Selon la nature de votre entreprise, les informations à faire apparaître sur vos factures seront plus ou moins détaillées.

Vous devrez tout d’abord indiquer la forme juridique de votre entreprise (EURL, SARL, SA, SAS, SASU, SNC…), sa dénomination sociale et le montant de son capital social.

À défaut pour les auto-entrepreneurs, leur nom et prénom ou nom commercial sera suffisant.

L’information qui doit suivre pour une facture en bonne et due forme est l’adresse du siège social de l’entreprise.

Vous ne devez pas non plus oublier de mentionner votre numéro d’identification d’entreprise (numéro SIREN ou SIRET).

Les professionnels comme les commerçants devront également indiquer leur numéro d’immatriculation au RCS et la ville du greffe (informations à retrouver sur l’extrait Kbis).

Quant aux artisans, c’est leur numéro d’inscription au répertoire des métiers et de la CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) qui doivent obligatoirement figurer sur leur facture. S’ils exercent une activité artisanale pour laquelle une assurance est exigée. La facture devra également mentionner le nom de l’assurance, les coordonnés de l’assureur ainsi que la couverture géographique de l’assurance/garantie.

Cas particulier : Pour les entreprises en cours d’immatriculation, il est possible d’éditer des factures avec leur raison sociale à une condition. Indiquer la mention suivante : « SIRET en cours d’attribution »

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Les mentions obligatoires de la facture liées à la vente de bien ou de service

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La facture est un document à la fois commercial, comptable et juridique. Elle doit donc présenter clairement le produit ou service facturé au client.

Pour les produits vendus, il est d’usage de préciser pour chacun d’eux la dénomination, la référence, la marque, les caractéristiques. Où encore la quantité commandée (en unité, en poids, en volume, en litres …), ainsi que le prix unitaire HT.

Les prestations de service rencontrent sensiblement les mêmes obligations. On doit en effet y retrouver la nature du service fourni, la référence, les caractéristiques, la quantité, le taux horaire HT (ou prix unitaire HT).

Si l’achat du bien ou de la prestation fait suite à un devis ou un bon de commande. Vous devez inscrire le numéro de ce dernier sur la facture.

Dans le cas où vous proposez une réduction de vos tarifs, vous devez le spécifier noir sur blanc sur votre facture. Qu’il s’agisse, de rabais, remises ou ristournes accordés à votre client, vous devez faire état de cet avantage en l’ajoutant dans le détail de la facture, avant le montant total qui sera facturé au client.

Enfin, un élément essentiel, la somme totale à payer par le client. D’abord, sous forme HT (hors taxe), puis TTC (toutes taxes comprises).

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Les mentions obligatoires des factures quant aux modalités de paiement

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Les échéances et modes de règlement à respecter

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Si la facture se veut être une pièce complexe et exhaustive. Un de ses points forts est tout de même qu’elle permet de rappeler au client les modalités de paiement auxquelles il s’est engagé.

Ces modalités contiennent notamment la date limite à laquelle le règlement doit être réalisé, les modes de paiement acceptés (virement, chèque, prélèvement, espèce …). Mais aussi la possibilité ou non d’escompte en cas de paiement anticipé de la facture avec le taux de réduction sur la somme totale.

Les vendeurs ou prestataires membres d’une association agréée doivent ajouter une mention particulière sur leurs factures. Il s’agit de cette indication : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté ».

La loi encadre les délais de paiement accordés pour le client professionnel. Avec Soan, apprenez tout ce que vous devez savoir sur les délais de paiement d’une facture.

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Mentionner les pénalités en cas de retard de paiement

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Il est également indispensable de faire figurer sur la facture, la procédure applicable en cas de non-respect du délai de paiement par votre client.

En effet, si le créancier ne respecte pas l’échéance pour procéder au paiement de ses marchandises ou services. Il sera alors redevable de pénalités de retard telles qu’établies lors de la facturation.

À savoir : Un taux pour le calcul des pénalités de retard à appliquer pour chaque jour de retard à compter de la date limite de paiement. Plus, pour les clients professionnels, une indemnité forfaitaire de recouvrement fixée généralement à 40 €.

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Les autres mentions relatives à la TVA et aux obligations comptables

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On vous en dit plus sur le numéro de TVA

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C’est concrètement l’identification d’une société. La désignation des numéros intracommunautaires se fait par l’administration fiscale au moment de l’immatriculation de l’entreprise.

En France, il est constitué d’un code FR, d’une clé informatique à deux chiffres ou lettres et du numéro SIREN de l’entreprise. Le fait d’émettre des factures légalement est possible grâce à ce numéro de TVA. Sans ce dernier, elles ne seront pas valides.

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Les mentions obligatoires liées à la TVA

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Il faut savoir que si le montant de la facture est supérieur à 150 € hors taxes, elles doivent présenter le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise. Celui du client n’est utile que lorsqu’il souhaite autoliquider sa TVA.

Lors de l’édition de la facture, vous devez également indiquer le taux de TVA applicable en fonction de la nature de chaque produit ou prestation. Mais aussi le montant total de TVA due lors du récapitulatif de la facture.

Le sujet de le TVA connait plusieurs particularités :

Certaines entreprises ou auto-entrepreneurs sont exonérés de TVA s’ils ne dépassent pas un seuil de CA. Ils ne sont donc pas contraints de la collecter et doivent donc indiquer sur toutes leurs factures « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Les professionnels proposant des prestations de services à des clients situés en UE (hors France) doivent faire figurer sur la facture la mention « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » ou bien « article 44 de la directive 2008/8 ».

Les livraisons de produits et marchandises réalisées dans l’espace intracommunautaire sont exonérées de TVA. Les factures relatives à ces livraisons doivent faire mention de l’« Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI ».

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Quelques autres mentions obligatoires des factures

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Nous avons pu voir la plupart des informations à ajouter obligatoirement sur les factures en les classant par section. Il reste tout de même quelques mentions obligatoires à ne pas négliger.

Tout d’abord, chaque facture doit être précisément numérotée. Toutes ont un numéro unique par ordre chronologique. Les numéros de facturation se suivent et ne doivent pas connaître de rupture. Pour les factures de plus d’une page, le numéro de facture sera mentionné sur chacune des feuilles.

Vient ensuite la date d’émission de la facture, c’est-à-dire la date à laquelle vous avez créé la nouvelle facture avant de la faire parvenir au client.

De même, vous devez préciser la date de réalisation de la vente ou de la prestation de service. Il s’agit ici de la date à laquelle la commande ou le service a été finalisé.

Ce processus rentre dans un intérêt légal et vous pouvez opter pour un modèle de facture. Et ce afin d’assurer les formalités devant figurer sur les documents et une gestion optimale.

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Éditez vos factures en ligne avec Soan

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Comme énoncé en début d’article, la facturation est un business qui peut coûter cher en cas d’oubli. Il est important que selon l’article L.144-3 du Code de Commerce, des sanctions fiscales et pénales sont possibles en cas de manquement aux mentions obligatoires.

Pour être sûr de ne rien oublier et ne pas risquer d’amende en cas de contrôle (15 € par mention manquante ou inexacte à hauteur de 25 % de la facture + 75000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale), optez pour l’édition de factures en ligne !

Nous avons développé une solution pour aider les professionnels à générer leurs factures rapidement et sans oublier de mentions obligatoires ! Pas à pas, vous remplissez les sections de votre facture sans vous soucier des évolutions de législation, car nous tenons tout à jour pour vous.

Grâce aux factures en ligne, vous gagnez un temps précieux et vous pouvez même gérer les relances clients !

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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