On vous explique la reconnaissance automatique grâce à l'OCR

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Qu’est-ce que la reconnaissance via un logiciel OCR ?

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Le logiciel de Facture OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permet aux petites et grandes entreprises de dématérialiser leurs factures papiers. Le système OCR permet une automatisation de la saisie des écritures comptables en scannant les factures clients pour les enregistrer sous forme numérique.

Cette solution de gestion comptable analyse les factures reçues sous forme de document-papier et procède à une numérisation.

L’ERP (Entreprise Ressource Planning) ou un logiciel de gestion utilise des nouvelles technologies pour collecter les informations utiles à votre comptabilité. En effet, avec la reconnaissance automatique de plusieurs polices et caractères autant pour les écritures manuscrites qu’informatiques, cela vous permet de gagner du temps.

Cela permet de favoriser le traitement informatique des saisies, et donc de simplifier votre gestion des factures. Le logiciel OCR est un moyen de diminuer au maximum l’intervention humaine nécessaire au processus de traitement des factures.

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Une aide à la dématérialisation des factures

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Désormais, à l’horizon 2024 toutes les entreprises seront obligées d’éditer leurs factures sous format numérique en ligne tant pour les marchés privés que publics. L’Administration fiscale impose une dématérialisation des factures, qui doivent transiter par l’intermédiaire de la plateforme Chorus ou Chorus Pro. Par la suite, les logiciels de gestion ou de facturation, devront éditer des factures X et être agréé PDP (Plateforme de dématérialisation partenaires) ou OD (outils de dématérialisation).

Voyons ensemble la différence entre les différents logiciels de facturation ou SaaS qui permettront la dématérialisation.

En effet, pour qu’un acteur soit PDP, il doit se faire immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable. En revanche, seules les plateformes de dématérialisation immatriculées et le PPF (portail public de facturation) pourront transmettre les factures à leurs destinataires. Mais également d’envoyer les données de facturation ou de transaction à l’administration fiscale.

Éditeurs de logiciels d’ERP, d’outils de gestion commerciale, de pré-comptabilité, de facturation électronique… Les opérateurs de dématérialisation désignent tous les opérateurs offrant des services de dématérialisation de factures non immatriculés. En clair, ce sont les opérateurs qui n’ont pas été reconnus comme PDP par l’Administration fiscale, mais qui jouent un rôle dans le circuit de dématérialisation.

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Comment fonctionne la reconnaissance automatique du logiciel OCR ?

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Via la reconnaissance automatique, chaque élément est comparé pour vous immédiatement sur une base de données constituée de plusieurs polices de caractères. Vos factures manuscrites bénéficient aussi du processus de conversion numérique qui est un atout incontournable à l’heure où vos factures devront être obligatoirement dématérialisées.

La reconnaissance automatique depuis un logiciel OCR oblige une distinction entre chaque élément de votre facture. Les logos, images, lettres et chiffres sont ainsi analysés par l’OCR.

Le logiciel OCR fonctionne par étape. Le processus de traitement OCR transforme les éléments textuels en lignes, mots et enfin en caractères suivant vos paramétrages.

La reconnaissance automatique peut ainsi développer plusieurs hypothèses avant de présenter une numérisation complète du document en question.

Les fonctionnalités importantes :

• La fonction GED (Gestion Électronique des Données) consiste à numériser vos documents papier ;
• Une option LAD (Lecture Automatique des Documents) permet la lecture et la récupération des informations et des contenus sur tout type de document papier ;
• L’archivage, le logiciel OCR stock et archive vos documents puisqu’il est obligatoire de les conserver. Et surtout, vous y avez accès à tout moment ;
• L’import et l’export, le logiciel va scanner et importer tous vos documents issus d’une source numérique ou papier ;
• La sécurisation des documents, car le logiciel à reconnaissance automatique organise et sécurise vos documents à l’aide de mots de passe. Cela vous permet de centraliser l’ensemble de vos factures.

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La reconnaissance automatique via logiciel OCR, pourquoi ?

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Quels en sont les avantages ?

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Le système vous permet de gagner en efficacité sur votre processus de traitement des factures.

Ce logiciel dispose de plusieurs avantages :

• Gain de temps, vous gagnez en productivité ;
• Limite le risque d’erreurs notamment lors de la rentrée de vos données avec par exemple : les notes de frais, bons de commande ou encore le numéro de facture ;
• Économise du papier, l’empreinte carbone de votre entreprise devra diminuer ;
• Une meilleure traçabilité de vos factures numériques ;
• Facilite l’archivage des factures ;
• Automatise le processus de traitement de vos factures ;
• Diminue ainsi vos délais de paiement puisque ne vous perdez plus de temps à relancer votre expert-comptable ou à faire votre propre facturation ;
• Et enfin offre une réduction des coûts liés aux factures papiers.

Ces avantages sont non négligeables puisque cela contribue à une charge mentale très lourde pour les entreprises. Automatiser ce processus vous fera gagner des heures de travail par semaine. Vous pourrez désormais vous concentrer sur vos tâches sans passer des heures sur votre comptabilité !

Faire manuellement la saisie peut vous apporter des erreurs comme des doublons, inversion de la TVA et du HT, etc.

Pour vous, passer sur un logiciel OCR vous permettra d’anticiper la facture électronique obligatoire à horizon 2024.

Une optimisation du processus par l’intermédiaire d’un logiciel OCR vous aidera à extraire des données automatiquement, la gestion comptable de votre entreprise sera nettement simplifiée !

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Quels en sont les inconvénients majeurs ?

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Cependant, cet outil dispose tout de même de certains inconvénients. En effet, vous vous doutez bien qu’un outil de la sorte n’est pas gratuit !

Le coût des solutions à reconnaissance automatique est assez important, mais comparé à ce que ces logiciels vous apporteront, le choix coût-avantage est vite fait !

Pour votre processus, il faut savoir que les factures répondent à des conditions spécifiques afin de rendre la lecture et l’analyse possibles. Prévoyez aussi que certains logiciels de reconnaissance optique de caractères nécessitent une présentation particulière des documents.

Pour terminer, la reconnaissance automatique des factures fournisseurs via OCR reste idéale pour vous au quotidien.

Malgré que cette solution nécessite la vigilance de l’être humain, les résultats obtenus par ces solutions sont impressionnants.

D’autant plus que la facture devient obligatoire comme le prévoit la loi 2020. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette législation, vous pouvez lire notre article “Tout savoir sur la facture obligatoire en 2024”.

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Passez à un outil comme Soan

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En tant qu’utilisateur de notre SaaS de gestion financière, vous avez accès à notre technologie OCR pour tous vos documents.

Pour cela rien de plus simple, vous importez votre facture au format PDF ou au format électronique. Notre technologie OCR lit les informations et pré-rempli vos informations.

L’utilisation est simple et vous permet de gagner du temps.

Et ce n’est pas tout, avec notre outil, vous pouvez réaliser de la facturation fournisseurs, piloter votre trésorerie, et faire une extraction au format CSV de votre pré-comptabilité. Dans le but de collaborer avec votre expert-comptable.

Avec Soan, toutes vos factures seront conformes à la loi de dématérialisation des factures mis en place à partir de 2024.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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