Tout savoir sur l'enregistrement des factures fournisseurs

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Rares voir inexistantes sont les entreprises qui n’ont pas de fournisseurs.

Que ce soit à travers leurs marchandises ou leurs prestations, vos fournisseurs vous apportent une matière première que vous transformez et que vous sublimez pour apporter de la valeur à vos clients.

Et cette matière a un coût, représenté par les factures que vos fournisseurs vous adressent.

L’édition et la transmission des factures sont un véritable enjeu pour chaque entreprise. Que ce soit pour les grandes entreprises ou une PME, elles se doivent d’assurer une gestion des factures entrantes et sortantes.

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Le passage à la facture électronique

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Les règles sont précises, numériser une facture peut se faire uniquement sous certaines conditions alors que le document devienne conforme numériquement.

La mise en place d’un processus de dématérialisation des factures apporte de nombreux avantages.

Premièrement, le format numérique permet un gain de temps non négligeable, que ce soit dans la gestion et le traitement, que dans l’envoi des factures.

De plus, l’archivage électronique permet une meilleure traçabilité et une sécurité supplémentaire. Tout est centralisé au même endroit, vous pourrez retrouver vos factures en quelques secondes. Archiver les documents sera un jeu d’enfant dorénavant.

C’est également une solution afin de limiter les retards de paiement. En effet, certains outils spécialisés, comme Soan, permettent la signature électronique et le remplissage des champs facilité grâce à un OCR.

Vous partez d’un document au format PDF et vous pourrez l’exporter sous différents formats pour vos clients.

Les litiges sont donc réduits et votre relation fournisseur en est qu’améliorée.

Autre avantage non négligeable, les factures traitées et émises dématérialisées sont moins onéreuses. En effet, cela apporte une réduction des coûts à l’entreprise, qui pourront être utilisé pour d’autres projets.

Important : L’État a créé son portail dédié au secteur public, via le portail Chorus Pro.

Il est également possible grâce à certains outils d’automatiser son processus de facturation via des workflow spécifiques.

Vous l’aurez compris, les factures électroniques ont de nombreux avantages, alors fini les factures papier.

Même s’il s’agit d’une activité courante dans votre entreprise, le traitement des factures fournisseurs ne doit pas pour autant être pris à la légère.

Leur comptabilisation notamment doit être faite avec soin afin de vous protéger vis-à-vis de la loi.

Voici donc les 3 étapes à suivre à chaque fois pour correctement enregistrer une facture fournisseur.

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Étape 1 : Bien vérifier la facture

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Quel est votre 1er réflexe à la réception de la facture ?

La mettre de côté pour la payer plus tard ? C’est dommage, vous pourriez au contraire payer plus rapidement en échange d’un escompte !

L’enregistrer dans votre comptabilité ? Surtout pas malheureux(se) !

Une facture est un document juridique obligatoire qui peut vous être demandé pour justifier d’un paiement, être utile pour récupérer la TVA ou faire valoir vos droits.

Elle ne doit donc pas comporter d’erreurs.

La 1ʳᵉ étape est donc de bien vérifier qu’elle contient toutes les mentions obligatoires suivantes :

• Les coordonnées de votre fournisseur et de vous-même (adresse, raison sociale, numéro SIREN…) ;
• Le numéro de facture ;
• La date d’édition de la facture ;
• La description de la marchandise livrée ou de la prestation ;
• La date de livraison du produit ou de fin dans le cas d’une prestation de service ;
• La date limite de paiement et les pénalités prévues en cas de retard ;
• Les montants HT et TTC de l’opération ;
• Le taux de TVA.

Puisqu’il s’agit d’un document comptable, si un élément est manquant, la facture est déclarée non-conforme et n’est donc pas valide.

Tout est là ? Vous êtes sûr(e) ?

Alors passons à l’étape suivante.

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Étape 2 : L’enregistrement des factures

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Pour comptabiliser correctement une facture, vous devez la séparer en trois montants :

• Le montant Hors Taxe de la facture ;
• Le montant TTC ;
• Le montant de la TVA.

Puis, dans votre logiciel de comptabilité, vous devez débiter et créditer ces montants sur les comptes suivants :

• Vous devez créditer le montant TTC du compte 401 (Fournisseurs) ;
• Vous devez débiter le montant de la TVA du compte 44561 (TVA déductible) ;
• Enfin, vous devez débiter le montant HT du compte adapté à la nature de la prestation.

Vous devez faire apparaître les éléments suivants dans les écritures comptables de vos factures fournisseurs :

• Le numéro de la facture fournisseur ainsi que sa date de création ;
• Le numéro du compte débité ;
• Un libellé ;
• Le montant de l’opération.

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Comment enregistrer un acompte fournisseur ?

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À ne pas confondre avec les avances sur facture (payées avant le début de la prestation ou la livraison de la commande), les acomptes sont des paiements qui sont dus une fois la commande lancée, mais pas encore livrée.

Le versement d’un acompte doit être soumis à la réception de la facture d’acompte correspondante (Article 289 - I - 1 - c du Code Général des Impôts). Cette facture doit être traitée de la même manière qu’une facture classique. Elle doit notamment faire figurer :

• L’identité et la raison sociale du destinataire ;
• Le montant de l’acompte ;
• Les mentions obligatoires ;
• Les pénalités de retard ;
• L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas d’impayés.

L’acompte versé doit être comptabilisé sur un compte à part, le compte 4091 « Fournisseurs/avances et acomptes versés sur commandes ».

Les factures fournisseurs comportent beaucoup de données sur le client et le contrat en vigueur. Alors un outil de gestion peut vous être utile dans le traitement et la validation de toutes les informations comprises.

En effectuant un achat, vous devrez l’intégrer dans votre trésorerie. La facture sera donc obligatoire pour tenir une comptabilité à jour. La digitalisation de vos factures fournisseurs fera partie des solutions pour améliorer votre gestion et d’accélérer votre développement.

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Comment traiter la TVA lorsqu’on verse un acompte ?

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Le traitement de la TVA dépend du type de commande passée :

• Prestation de service : la TVA doit figurer dans la facture d’acompte.
• Livraison de biens : l’acompte versé est exempt de TVA, car le fait générateur de la TVA est la livraison du bien en lui-même. Tant qu’il n’est pas livré, la TVA n’est pas exigible.

Maintenant que votre facture est correctement enregistrée, il est temps de passer à la dernière étape.

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Étape 3 : Bien classer et conserver vos factures

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C’est la règle, toutes vos factures doivent être conservées pendant 10 ans !

Et ce délai n’est pas à prendre à la légère puisqu’en cas de contrôle, l’administration fiscale n’hésitera pas à vous réclamer vos factures vieilles d’une décennie.

L'archivage de vos factures est donc une étape importante. Vous devez les classer et les organiser afin de pouvoir facilement les retrouver.

Pour ce qui est du système, vous êtes seul(e) juge ! La loi n’exige pas de classification spécifique, donc faites ce qui est le plus simple pour vous.

Évidemment, aujourd’hui, le plus facile est encore de se reposer sur un logiciel de gestion qui vous permettra de classer et de stocker vos factures de manière dématérialisée.

Ces logiciels vous aideront à rapidement saisir, enregistrer et payer vos factures fournisseurs afin de vous permettre de concentrer votre temps ailleurs ! Et en tant que créancier, vous serez mieux équipé pour gérer un retard de paiement ou diminuer vos délais de paiement.

Vous connaissez désormais les trois étapes clés pour bien effectuer la saisie des factures fournisseurs.
Que vous passiez par une automatisation des processus, par un ERP ou autres. Vous trouverez forcément un outil qui aura les fonctionnalités nécessaires pour votre entreprise.

La mise en place de ces nouveaux processus vous permettront un gain de productivité et d’activité pour le futur. De plus, être en conformité avec la loi de dématérialisation qui arrive en 2024 vous permet de l’aborder avec moins de stress.
Vos services, achats et votre gestion d’entreprise au global n’en sera que meilleure.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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