Factures en ligne : tout savoir pour facturer à distance simplement

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Un logiciel de devis et factures simple d’utilisation est un véritable avantage pour les entreprises. Que vous soyez une TPE ou un auto-entrepreneur en création, vous pouvez vous équiper d’un logiciel gratuitement pour vous lancer.

En effet, ces logiciels proposent bien souvent une version gratuite qui vous permet de créer une facture, trier chaque nouvelle facture dans un tableur avec une dénomination propre.

Rappelons qu’il est essentiel de produire une facture lors d’un contrat entre deux entreprises. L’émission de la facture se fait donc dès la réalisation de la prestation, certaines données sont indispensables à intégrer dans le document. Comme par exemple le nom et l’adresse de l’entreprise, la date, le SIRET, le prix hors-taxes et prix TTC ou encore le numéro d’immatriculation au RCS.

Il est également possible d’intégrer des remises / acomptes dans la facture en cas de paiement anticipé. Mais aussi des pénalités de retard de paiement en cas de dépassement de la date limite.

Il est possible aujourd’hui de faire simplement vos factures en ligne. De nombreux outils gratuits et payants existent désormais et nous vous donnons nos préférés dans cet article.

Mais pour s’y retrouver parmi tous ces outils et choisir le plus adapté pour vous, il faut d’abord se pencher sur les conditions d’une facture en ligne, ses avantages et les fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre activité.

On vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur la facturation en ligne !

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Pourquoi faire vos factures sur internet ?

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Si votre société réalise de plus en plus de paiements, cela est certes une bonne chose d’un point de vue commercial. Mais la gestion de toutes ces factures peut être compliquée si tout est encore sur papier. Ce n’est pas du tout un modèle viable dans le temps.

En France, on voit donc une accélération de cette transition dématérialisée. En produisant vos factures et devis directement depuis un logiciel dédié, vous apporte de nombreux avantages. Nous les détaillerons un peu plus bas.

Vous pouvez également déterminer un modèle de devis facture pour gagner du temps dans la réalisation de ces documents.

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Une facture, qu’est-ce que c’est ?

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Alors oui, la question peut prêter à sourire. Pourtant, même si cela semble évident, il est important de repréciser le cadre de la facturation pour déterminer quand elle peut être menée en ligne.

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Donc qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document ayant une valeur juridique qui fait office de preuve d’une vente de marchandise ou une prestation de service entre un fournisseur et un client.

C’est le fournisseur qui la crée et la remet au client lors de la transaction.

Les factures sont des documents commerciaux, elles obéissent donc à certaines règles strictes en ce qui concerne leur numérotation. Ainsi, le numéro de facture est toujours un numéro unique afin qu’une facture puisse être identifiée avec précision.

Une facture doit aussi comporter des mentions obligatoires essentielles qui permettent d’identifier la transaction et ses conditions.

Parmi celles-ci :

• Le montant total de la transaction ;
• Le coût unitaire des produits ou des prestations de service ;
• Des pénalités en cas de retard, la possibilité ou non d’acompte ;
• Et le numéro de TVA de l’entreprise (ou la mention de TVA non applicable).

Vous retrouverez la liste complète des mentions obligatoires dans notre article dédié à la facture électronique.

Elle est obligatoire pour toutes les transactions entre professionnels et doit être faite en double exemplaire, un pour le client et un pour la tenue de votre comptabilité.

Pour les clients particuliers, elle est requise pour les ventes à distance, les prestations de service de plus de 25 € TTC et si le client la demande.

Et attention si jamais vous vous passez de facturation !

En cas d’absence d’émission de factures et de contrôle par l’administration fiscale, vous risquez une amende de 75.000 euros et un redressement fiscal.

La facture sert aussi de justificatif comptable et de document fiscal dans le calcul des droits sur la TVA. Les factures peuvent être envoyées par voie électronique si le destinataire (donc le client) est d’accord.

Donc à moins que votre client vous ait clairement dit qu’il ne voulait pas de facture électronique, vous pouvez dématérialiser l’envoi de vos factures.

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Les avantages des factures en ligne

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Vous voilà rassuré(e), vous pouvez faire vos factures en ligne et même les envoyer électroniquement !

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Mais pourquoi faire ?

Établir une facture en ligne a de nombreux avantages sur la facturation papier.

Elle vous fera gagner beaucoup de temps, centralisera toutes les actions de facturation en un seul endroit et en rendra le traitement beaucoup plus simple pour vos clients.

Nous avons traité le sujet en détail juste ici en mettant en avant tous les avantages de la facture électronique, mais pour reprendre les grandes lignes, elle :

• Est traitée plus vite ;
• Coûte moins cher à éditer et présente moins de risque d’erreur ;
• Demande moins de place de stockage ;
• Simplifie votre comptabilité ;
• Vous fait gagner du temps ;
• Un export facilité sous plusieurs formats ;
• Peut servir à créer le livre de recettes ;
• Crée une relation gagnant-gagnant avec vos clients.

De plus, les factures émises et reçues peuvent être archivées facilement au sein d’un même endroit.

Vous savez désormais que vous pouvez faire vos factures en ligne et pourquoi il est judicieux de le faire, maintenant voyons ensemble comment s’y prendre.

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Comment faire vos factures sur votre ordinateur ?

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Pour créer vos factures en ligne, deux options s’offrent à vous : utiliser un logiciel gratuit ou un outil payant.

Les deux solutions ont leurs avantages et leurs inconvénients que nous allons voir ensemble.

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Les outils gratuits pour vos factures en ligne

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Il existe de nombreux outils gratuits de facturation en ligne.

Profiter de nombreux services gratuitement reste compliqué, mais certains logiciels proposent des versions d’essai, comme GoCardless et Quickbooks.

Certains nécessitent de créer des comptes là où d’autres sont directement accessibles. Certains sont pensés avec une cible précise en tête (c’est le cas par exemple de Facture.net qui s’adresse aux indépendants et aux auto-entrepreneurs) quand d’autres sont plus généralistes.

Et certains vous proposent des modèles de factures, un CRM, un tableau de pilotage, etc. quand d’autres sont à peine plus que des outils de traitement de textes.

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Chaque logiciel à ses avantages

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Faire une facture doit être intuitif et vous prendre le moins de temps et d’énergie possible.

Donc pour choisir l’outil adapté pour vous, il faut se concentrer sur sa simplicité d’utilisation et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre activité.

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En voici 3 ainsi que leurs avantages.

Henrri : l’un des plus complets et populaires, Henrri vous permet de créer simplement vos factures et inclut des fonctionnalités supplémentaires intéressantes comme la relance en cas d’impayé, la facturation récurrente et des utilisateurs illimités.

Coover : pratique pour ceux qui ne veulent pas créer de compte, Coover vous permet d’éditer facilement une facture à télécharger ensuite. Le remplissage des informations se fait automatiquement avec le SIREN et l’outil vous permet de personnaliser la facture avec votre logo et vos taux de TVA.

Bonnefacture.com : le plus simple de tous, Bonnefacture.com vous permet de créer votre facture en ligne en quelques clics. Les options sont en revanche limitées et vous ne pourrez pas personnaliser la facture en dehors des informations essentielles.

Il existe d’autres logiciels comme Quickbooks, Gocardless, ou bien un éditeur plus petit. Tous ces outils offrent des options de mise en page et permettent d’exporter la facture au format pdf.

Ils feront très bien l’affaire si vous souhaitez simplement créer des factures électroniques.

Toutefois, la facturation s’inscrit dans le registre plus large de votre gestion commerciale et du pilotage de votre activité, et de ce côté-là, d’autres outils sont plus adaptés.

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Les outils payants pour piloter votre facturation et votre activité

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Les outils payants vont intégrer la facturation dans une gestion plus complète de votre activité. Ils proposent de nombreuses fonctionnalités supplémentaires et un degré plus élevé de personnalisation.

Ainsi avec Soan, en plus de créer vos factures en ligne, vous allez pouvoir automatiser vos factures récurrentes, programmer des relances automatiques personnalisées pour éviter les retards de paiement et proposer un escompte pour être réglé plus vite.

La solution offre aussi des options de recouvrement pour récupérer vos factures impayées et un tableau de bord détaillé afin d’anticiper votre trésorerie.

Un outil payant est donc plus qu’un logiciel de facturation, c’est un véritable copilote dans votre gestion.

Il vous permet de gagner du temps et de l’argent sur l’ensemble des actions liées à votre activité.

À l’inverse, un outil gratuit ne vous permettra que d’éditer vos factures et laissera de côté tout le reste.

Vous devez donc choisir l’outil le plus adapté en fonction de vos besoins et de la gestion de votre entreprise.

J’espère que vous y voyez désormais plus clair sur la facturation en ligne. Retrouvez tous nos articles sur la gestion d’entreprise sur notre blog.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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