Nos conseils pour organiser la transition digitale de vos factures

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Revenons tout d’abord à quelques fondamentaux.

Afin de garantir le bon déroulement d’une mission, éviter tout malentendu et prévenir le risque de litige avec son client. Il est indispensable d’émettre un certain nombre de documents comptables (facturation, devis, etc.).

Ainsi, avant de vous lancer dans la réalisation de la prestation, vous allez devoir établir un devis‌ – voire un contrat selon les cas – indiquant le prix et le périmètre de la mission.

La signature de ce devis, accompagnée de la mention “bon pour accord” est importante puisqu’elle formalise le contrat de vente. Chaque partie est alors tenue par un engagement ferme et définitif. Cela signifie que vous êtes dans l’obligation d’exécuter la prestation au prix mentionné et dans les délais indiqués tandis que votre client a l’obligation de vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis.

Une fois le travail réalisé et quelque soit votre statut d’entrepreneur, vous devez fournir une facture détaillant les informations relatives à la prestation. La facture permet de formaliser et de prouver la prestation de service. En d’autres termes, c’est le justificatif officiel de la transaction opérée avec votre client.

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Une bonne gestion de la facturation est essentielle

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Une gestion de la facturation optimale permet donc d’anticiper d’éventuels contrôles fiscaux ainsi que les risques de litiges. Multipliant le nombre de contraintes administratives du freelance.

Vous devez penser à émettre une facture, en deux exemplaires, en veillant à ce qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires requises. La logistique est souvent laborieuse. Il faut imprimer le document, le glisser dans une enveloppe avec la bonne adresse postale. Se déplacer à La Poste pour affranchir et envoyer le courrier. Puis attendre que son client reçoive la facture. Valider la facture et procéder à son paiement. Sans oublier, bien entendu, l’archivage de son propre exemplaire dans un dossier en cas de besoin.

Résultat : Les délais de traitement sont longs et les retards de paiement risquent de s’accumuler.

Pour fluidifier ce processus, la loi française a mis en place l’obligation de dématérialiser les factures. Concrètement, cela signifie une transmission de la facture par mail en format électronique (PDF, Word, etc.) plutôt qu’en format papier. Cette obligation devrait se généraliser à l’ensemble des échanges entre acteurs du privé assujetti à la TVA d'ici à 2024. Il faut donc se préparer à réorganiser sa facturation dès maintenant !

En France, c’est une obligation pour toutes les entreprises, autant l’anticiper et commencer dès maintenant. Que ce soit le reporting, les informations transmises aux clients ou tout simplement le mode de fonctionnement. De nombreux changements devront être apportés.

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Que dit la loi sur la facturation dématérialisée ?

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La loi du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, dite « loi Macron » introduit deux obligations distinctes :

• L’obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les prestations fournies à l’État, les collectivités territoriales et autres établissements publics ;
• L’obligation d’accepter les factures dématérialisées émises par une entreprise privée.

Illustrons chacun de ces cas.

Je suis à la tête d’une petite agence de communication. Une université me contacte : elle souhaite que je réalise une vidéo promotionnelle pour mettre en avant son offre de formation qu’elle diffusera sur ses réseaux sociaux et sur son site internet. J’effectue la prestation et conformément aux exigences légales, je lui transmets une facture. Une université étant un établissement public, je devrais donc obligatoirement émettre une facture au format numérique.

Cette mission tombe à pic. Dernièrement, ma caméra est tombée en panne et le contenu de la carte mémoire s’est volatilisé. Heureusement, j’ai fait appel à un réparateur spécialisé et tout est rentré dans l’ordre. Une fois la réparation réalisée, il m’a envoyé sa facture par mail. S’il n’était pas contraint d’opter pour ce format, je suis pour ma part dans l’obligation d’accepter la facture dématérialisée.

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Qui est concerné par l’obligation de facturation dématérialisée ?

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La “loi Macron” a prévu une mise en place progressive de ces nouvelles obligations selon un calendrier précis. Ainsi, la loi est applicable :

• Aux entreprises de plus de 5 000 salariés et aux personnes publiques depuis le1er janvier 2017 ;
• Aux entreprises de tailles intermédiaires (250 à 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2018 ;
• Les PME (10 à 250 salariés) depuis le 1er janvier 2019 pour les PME (de 10 à 250 salariés) ;
• Mais aussi aux micro-entreprises (moins de 10 salariés) depuis le 1er janvier 2020.

Et oui, les grandes entreprises ne sont pas les seules concernées par la dématérialisation des factures !

Depuis le début de l’année, les micro-entreprises devront, elles aussi, se conformer à ces nouvelles obligations. Et nombreux sont les freelances ayant opté pour ce régime simplifié.
Mais ces dates butoir ont été repoussées afin de laisser le temps à chaque entreprise de faire cette transition de la meilleure des manières.

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Comment émettre une facturation dématérialisée fiable ?

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Première étape : Établir une facture en bonne et due forme

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Pour être valide, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Ces mentions doivent, elles aussi, figurer sur la facture dématérialisée.

Veillez donc à bien indiquer :

• La date de la facture ;
• Le numéro de la facture ;
• Votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique) ;
• L’identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse) ;
• La somme totale hors taxe et toutes taxes comprises ;
• Le montant, le taux applicable ainsi que votre numéro d’identification à la TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti) ;
• Les conditions de règlement de la facture ;
• Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement.

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Deuxième étape : Garantir l’authenticité de l’origine de la facturation et l’intégrité de son contenu

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En d’autres termes, il faut être en mesure d’assurer l’identité de l’émetteur de la facture et l’exactitude des éléments qu’elle contient sans possibilité de les modifier ultérieurement.

Ce sont des conditions indispensables et communes à tous les écrits électroniques afin de prévenir tout risque de falsification.

Oui, mais concrètement, comment établir une facturation fiable ?

Pour les freelances et les petites entreprises, le recours à la signature électronique via un certificat qualifié est à privilégier. La signature ne vise pas seulement à signifier l’accord d’une personne sur l’ensemble des informations contenues dans un document. Il s’agit aussi d’un excellent procédé pour garantir l’authenticité d’une facture. Ce mécanisme, basé sur la certification numérique et des normes strictes de chiffrement, sécurise les données. Le document ainsi signé ne pourra plus être modifié et son contenu sera scellé.

Chez Soan, nous vous offrons la possibilité de signer ou d’obtenir une signature en quelques clics et en toute confiance. Nous permettons également l’horodatage afin de garantir la validité et la valeur probatoire de vos documents.

Les plus grandes entreprises optent généralement pour l’utilisation d’un système d’échange de données informatisées (EDI). Complexe à mettre en place, ce procédé n’est pertinent que dans le cas où vous générez un flux très important de factures.

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Plusieurs solutions sont envisageables

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Il n’existe pas une seule solution pour s’acclimater à cette réforme des factures électroniques. Chaque business et entreprise aura sa façon de faire cette transition. Selon sa situation fiscale, sa relation avec ses fournisseurs ou encore si elle réalise des transactions à l’international.

Selon la gestion et votre relation avec les clients, le traitement et la passation ne se fera pas de la même manière.
Vous pouvez avoir un business tourné sur le secteur public, l’état a donc développé une solution spécialisée, le portail Chorus. Cela englobe l’émission, la réception et le traitement d’une facture électronique. Les formats PDF sont évidemment pris en compte et facilitent la gestion et le traitement des factures.

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Troisième étape : Utiliser le portail Chorus Pro pour les factures émises à des entités publiques

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Lorsque vous effectuez une prestation pour une administration publique :  La facturation devra obligatoirement transiter par la plateforme officielle Chorus Pro. Il suffit de créer un compte en indiquant les détails de son entreprise et de déposer la facture destinée à l’entité du service publique.

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Pourquoi adopter la facturation numérique ?

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Organiser sa facturation peut être un véritable casse-tête, mais cette nouvelle obligation ne doit pas être perçue comme une contrainte.

Au contraire, la dématérialisation présente un panel d’avantages intéressants.

Fini les coûts de papeterie, d’impression et d’envoi, la facture électronique permet de réaliser de belles économies. Il suffit d’envoyer le document par mail en pièce jointe ou de la déposer sur notre plateforme. L’envoi instantané réduit drastiquement les délais de traitements et aide à prévenir les risques de retard de paiement. Un gain de temps et d’argent non négligeable.

Plus besoin de gros classeurs de plusieurs kilos pour conserver la paperasse comptable, l’archivage peut se réaliser dans le Cloud et gagne en simplicité.

Les clients apprécieront, eux aussi, la facture électronique à laquelle ils pourront accéder à tout moment grâce à une simple connexion internet.

Enfin, n’oublions pas que l’industrie du papier est la 5ᵉ industrie mondiale la plus énergivore. La production d’une seule feuille au format A4 nécessite 10 litres d’eau. Bien entendu, il faut considérer avec prudence le bénéfice écologique de la facture dématérialisée. L’envoi d’un mail, le téléchargement et le partage d’un document provoquent aussi des émissions de CO2.

Important : Une bonne relation avec vos fournisseurs est essentielle. Des solutions existent afin d’assurer cette dématérialisation afin qu’elle n’impacte pas l’activité.

En anticipant cette transition, vous assurez une continuité dans les transactions et dans la gestion de vos factures clients et fournisseurs.
L’objectif n’est en aucun cas de pénaliser une entreprise ou de lui faire perdre du chiffre d’affaires. Au contraire, cette solution doit faire gagner du temps et lui permettre d’accroître son développement.
Alors n’attendez pas 2024 et commencez cette transition au plus vite.

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Vers une obligation de dématérialisation généralisée à l’horizon 2026 ?

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Pour le moment, l’obligation de dématérialisation des factures ne concerne que les marchés publics. Toutefois, l’article 153 de la Loi n°2019-1479 du 28 décembre 2019 de finances pour 2020 envisage de généraliser cette obligation aux relations entre entreprises privées. En effet, ce sera une généralité pour l’entièreté des entreprises d’ici à 2026.

En d’autres termes, les entreprises seront dans l’obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les prestations fournies à toute entreprise privée assujettie à la TVA.

À l’instar de la dématérialisation des marchés publics. La généralisation sera progressive et devra s’appliquer à compter du 1er janvier 2024 et au plus tard au 1er janvier 2026.

Un rapport du gouvernement sera remis au Parlement avant le mois de septembre prochain.

Afin de préciser les conditions et les modalités de sa mise en œuvre. Nous ne manquerons pas de vous tenir informer de l’évolution législative à ce sujet !

On le voit, cette dynamique de dématérialisation des documents n’est pas prête de s’arrêter. Il faut donc se tenir prêt à se réorganiser et à adopter la facturation électronique au-delà des marchés publics.

Les entreprises devront s’adapter et changer leurs processus de facturation, c’est une obligation. Plusieurs plateformes pourront vous accompagner dans cette réforme, mais la solution Soan sera un allié dans cette transition. Nos nombreux services permettront de gagner en efficacité et de se concentrer sur le développement de l’activité.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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