Quel est le délai de contestation d’une facture fournisseur ?
Existe-t-il un délai de contestation pour une facture entre professionnel ?
Quelle est la première chose indispensable, à savoir si vous souhaitez contester une facture fournisseur ? C'est qu’il n’y a pas de délai légal de contestation d'une facture véritablement établi.
Contrairement à d’autres procédures pour lesquelles la loi indique clairement un délai durant lequel vous pouvez réagir pour exprimer votre désaccord, il n’y a pas de date limite pour procéder à la contestation d’une facture fournisseur. Le mieux étant tout de même de réagir dès la réception de la facture. Votre réactivité sera considérée comme un gage de bonne foi et pourra montrer que vous suivez attentivement vos dossiers.
Cependant, il arrive que la contestation de facture n’a pas pu être réglée à l’amiable et arrive devant les tribunaux compétents. Alors le juge en charge du dossier pourra évaluer par lui-même si le délai de contestation de facture a été respecté en prenant en compte différents critères.
Le « délai raisonnable » : le délai de contestation d'une facture fournisseur à appliquer
On parle de délai raisonnable quand la contestation de facture a été réalisée entre 6 et 8 semaines après réception de ladite facture.
Ce délai raisonnable peut être prolongé si les tribunaux estiment que vous avez réagi aussi rapidement que possible. Même si vous êtes indisponibilité au moment de la réception de la facture.
Par exemple : un arrêt maladie assez long, des voyages d’affaires…
En fonction de la complexité de la facture faisant l’objet d’une contestation de votre part, du temps supplémentaire peut vous être accordé. Cela vous permettra d’analyser en détail les points de désaccord et de demander des informations complémentaires si besoin.
Enfin, si le fournisseur vous a transmis sa facture très tard par rapport à la date de sa livraison / prestation. Là encore, vous pouvez bénéficier d’un petit délai supplémentaire pour vous remémorer la nature et les détails de la transaction.
En revanche, le juge peut estimer que la contestation de facture n’a pas été effectuée dans un délai raisonnable. Il pourra contraindre l’entreprise à payer l’intégralité de la facture fournisseur. Voire d’y appliquer les pénalités de retard associées.
Les 3 indispensables pour faire une contestation de facture en bonne et due forme
Faire une contestation de facture écrite
« Qui ne dit mot consent. »
En effet, une facture non contestée (dans des temps raisonnables) est considérée comme acceptée. Le règlement des biens ou de la prestation doit donc suivre. Pour votre contestation de facture, privilégiez donc l’écrit plutôt que l’oral :
- Mail ;
- Lettre ;
- Lettre avec accusé de réception ;
- Recommandée.
L'objectif est de pouvoir prouver que vous avez réagi pour faire part de votre désaccord, et cela, dans les temps, grâce aux documents à l’appui.
Attention : dans la plupart des cas, le renvoi de la facture avec la mention « contesté » ne suffit pas à faire réagir un fournisseur. Vous devez préciser clairement ce qui vous semble incorrect et motiver votre demande dans un document relativement formel.
Régler une partie de la facture contestée
Pour prouver votre bonne foi et faire un pas en faveur d’un accord, vous pouvez dès le départ procéder au paiement d’une partie de la facture.
Payez, dans un premier temps, pour les produits et services qui ont été parfaitement livrés semble être un effort tout à fait correct.
Mentionnez ce paiement partiel dans le corps même de votre lettre de contestation de facture. Il n’est en effet pas question de payer l’intégralité du montant puis de demander ultérieurement un avoir ou un remboursement.
Par ailleurs, si la partie de la facture contestée est peu importante, ne payez qu’une fraction de la facture. Le solde sera réglé lorsque le fournisseur aura pu rectifier la partie mise en cause.
On constate généralement que plus la somme impayée est petite, plus le risque que le fournisseur saisisse la justice est réduit.
Consulter les conditions générales de vente
Sur la facture, ou sur d’autres documents fournis par l’entreprise prestataire, vous devez prendre connaissance des CGV (conditions générales de vente). Vous pourrez certainement y trouver la procédure à suivre en cas de désaccord concernant la facturation.
Toutefois, si vous n’avez jamais donné votre accord concernant ces CGV, vous pouvez l’indiquer dans votre contestation de facture. Ces dernières pourront ne pas être prises en compte face aux tribunaux.
Vous êtes maintenant en mesure de réagir de manière optimale lorsque vous n’êtes pas d’accord avec la facture d’un fournisseur. La principale information à retenir étant qu’il n’y a pas de délai maximal pour une contestation de facture. N'oubliez pas que votre réactivité pourra jouer en votre faveur. Pour désamorcer un conflit lié à une erreur de facturation, vous pouvez agir en toute bonne foi. Pour cela, il suffit de régler rapidement la « fraction non contestée » de la facture.
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