Comment faire une facture avec acompte déjà versé ?

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Dans le cadre d’une prestation de service projet ou d’une vente de biens, la facture de solde (aussi connue sous le nom de « facture finale ») est la dernière facture que vous éditez. Elle réunit toutes les prestations réalisées et mentionne le montant qu’il reste à payer. En sachant qu’elle peut faire suite à des factures intermédiaires, il est facile de s’y perdre ! Vous avez donc besoin d’un suivi rigoureux : découvrez notre guide sur la facture avec acompte déjà versé.

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Qu'est-ce qu'une facture de solde ?

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Définition d'une facture de solde

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Une facture de solde prend la forme d’une facture que l’on édite pour mentionner la totalité des marchandises vendues ou des prestations de services achevées. Il s’agit d’une facture finale émise au moment de clôturer la vente de biens ou de services. Généralement, elle fait suite à des factures d’acompte puisqu’il est courant qu’un ou plusieurs acomptes aient été payés en amont, au fur et à mesure de l’avancée du projet.

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Différence avec une facture d'acompte

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À ne pas confondre donc avec une facture d’acompte ! Cette dernière est créée dans le cadre d’un acompte, c’est-à-dire pour attester qu’une partie du montant total de la facture a été réglée en avance. En comptabilité en ligne, il est obligatoire d’émettre des factures d’acomptes dès qu’une avance est versée par le client (article 289 du CGI, Code général des impôts). La facture avec acompte déjà versé, qui est la facture de solde, sert de facture définitive permettant de récapituler tous les acomptes versés. C’est ce document qui sera enregistré dans la comptabilité, alors que la facture d’acompte existe seulement à titre indicatif.

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Exemple de facture de solde

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Vous trouverez ci-dessous un modèle de facture de solde : 

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Quand établir une facture de solde ?

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Dans le cadre de la facturation, la facture de solde intervient toujours : 

• après le dernier règlement ;
• après qu’un ou plusieurs acomptes aient été versés ;
• à la fin de la prestation de service ;
• au moment de la livraison finale.

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Les avances et acomptes déjà perçus sont mentionnés, de même que le montant restant dû à verser pour finaliser le paiement de la facture. 

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Facture avec acompte déjà versé : comment réduire les risques ?

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Les factures de solde sont donc essentielles pour toute entreprise. Pourtant, le risque d’erreurs et d’oublis est bien présent : erreurs manuelles, oublis de factures intermédiaires, mauvais calcul de remise, omission de la TVA, retard dans l’envoi de la facture, oubli de paiement de la part de votre client, relance non faite, etc. Apprendre à faire une facture avec acompte déjà versé permet de minimiser les risques et de gagner en efficacité.

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Afin de réduire le risque d'erreurs ou d'oublis sur vos factures de solde, voici quelques conseils : 

• mettre en place un calendrier de paiement fiable et à jour ;
• réaliser un suivi visuel des devis, factures et versements en attente ;
• communiquer de façon transparente et directe avec vos clients ;
• établir des politiques de paiement strictes ;
• avoir recours aux garanties de paiement.

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Évidemment, utiliser un logiciel de facturation vous permettra d’automatiser tous ces processus pour gagner du temps et augmenter la crédibilité de votre entreprise aux yeux de vos partenaires extérieurs et clients ! 

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Comment établir une facture finale ?

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1 — Respecter les obligations légales d'une facture standard

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La facture avec acompte déjà versé est soumise à des obligations légales, comme pour les factures classiques. Il faut donc respecter un certain nombre de mentions obligatoires comme : 

• date de la vente ;
• numérotation précise, continue et unique ;
• quantité des produits ou services facturés ainsi que leur dénomination exacte ;
• prix à l’unité (HT) ;
• sommes totales en HT et TTC ; 
• montant de la TVA ;
• réductions éventuelles.

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Puisqu’il s’agit d’une facture soldée, précisez également le délai de paiement (date précise, paiement anticipé ou paiement à la remise de la facture).

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2 — Récapituler tous les acomptes déjà payés

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Émettre une facture de solde permet donc de synthétiser les précédents règlements et paiements effectués. Le document doit mentionner la somme des acomptes déjà émis en identifiant les factures d’acompte attenantes. L’entreprise émettrice peut ensuite déduire le solde restant dû. Mentionnez bien dans votre facture avec acompte déjà versé les éléments suivants : montant, numéro et date de l’acompte pour bien l’identifier. La référence du devis peut également être indiquée.

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3 — Tenir compte de la TVA

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Attention au moment de créer votre facture de solde : ne facturez pas la TVA deux fois ! Le calcul de la TVA sur la facture de solde doit se baser sur la TVA appliquée aux factures d’acompte. De plus, depuis le 1er janvier 2023, la TVA est exigible au moment de l’acompte pour une vente de services et pour une vente de biens. L’acompte de TVA est donc payé avec la facture d’acompte, et vous ne devez pas la facturer une seconde fois avec la facture de solde. Le document doit mentionner la mention « TVA non applicable ».

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4 — Utiliser un modèle prérempli

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Vous trouverez de nombreux modèles de factures de solde préremplis en ligne ou sur Excel pour profiter d’une première base et créer votre facture finale plus facilement. Vous pouvez modifier ou personnaliser les champs pour que le modèle s’adapte à vos besoins et à votre entreprise. 

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5 — Utiliser un logiciel de facturation en ligne

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Afin de créer facilement une facture avec acompte déjà versé, tournez-vous vers un logiciel de facturation : vous gagnez un temps considérable et vous êtes certain que votre facture en ligne respecte toutes les lois en vigueur ! Cette solution de devis et facture automatise de nombreuses tâches comme l’édition de la facture de solde ou encore le calcul de tous les montants. Votre facture finale se crée automatiquement, et vous obtenez directement la différence entre le devis et les différents acomptes.

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Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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