L'essentiel à savoir sur la facturation électronique

‍

D’ici 2024, toutes les entreprises françaises auront l’obligation de recourir à la facturation électronique, peu importe leur activité ou le secteur. Elles devront émettre leurs factures en format électronique et les recevoir sous la même forme. Cette nouvelle obligation sera mise en place progressivement, mais il convient de s’y préparer maintenant ! Soan vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique et les enjeux de la dématérialisation pour votre entreprise.

‍

Qu'est-ce que la facturation en ligne ?

‍

Une facture émise 100 % en format électronique

‍

La facturation électronique désigne toute facture émise, transmise et reçue sous format électronique. Ce dernier permet un traitement automatique directement sur ordinateur. Une facture en ligne contient toutes les mentions obligatoires requises et ne diffère pas d’une facture papier d’un point de vue légal. 

‍

Attention cependant : une facture imprimée et numérisée n’est pas une facture électronique ! C’est seulement une facture dématérialisée. Dans le cadre d’une e-facture, 100 % des étapes de création, d'envoi, de réception et d'intégration de la facture sont réalisées en ligne. 

‍

De plus, afin de faciliter l’extraction des données et de répondre à toutes les exigences de la DGFiP, la facture électronique doit être établie dans un format structuré ou dans un format mixte comme Factur-X.

‍

Qu’est-ce qui change par rapport à une facture classique ?

‍

La facture électronique obligatoire va permettre de simplifier le traitement des factures entrantes et sortantes, mais aussi la production et l’automatisation des déclarations de TVA. La facturation électronique facilite et accélère l’intégration des factures dans les systèmes comptables des entreprises et le contrôle de la conformité des factures sortantes (avec un rejet à la source des factures non conformes). Le tout permet d’apporter plus de transparence et de gagner du temps pour tous les acteurs impliqués.

‍

‍

Qui est concerné par la facturation en ligne ? 

‍

Tout le monde est concerné par les factures électroniques. Actuellement, et depuis le 1er janvier 2017, ce sont uniquement les entreprises publiques qui sont dans l'obligation d'émettre et de réceptionner leurs factures par voie numérique grâce au portail public Chorus Pro. Toutefois, cette obligation va s’étendre à toutes les entreprises soumises à la TVA à partir de 2024.

‍

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et les dates de mise en œuvre ? Pour permettre aux entreprises de se préparer à la facturation électronique, la France prévoit une entrée en vigueur progressive de cette obligation :

• Juillet 2024 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir les factures électroniques et les grandes entreprises devront émettre des factures au format électronique. 
• Janvier 2025 : les Entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront répondre à l’obligation de facturation électronique.
• Janvier 2026 : émettre des factures électroniques devient obligatoire pour les PME, TPE et micro-entreprises.

‍

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

‍

La facturation électronique offre de nombreux atouts pour une entreprise : 

• Délais de réception et de paiement plus courts ;
• Envoi automatique des rappels et relances ;
• Moins de tâches administratives nécessaires ; 
• Procédures comptables automatisables ; 
• Envoi gratuit (économie de papier et de transport) ;
• Erreurs de saisie par des intermédiaires supprimées ; 
• Suivi de transmission transparent ;
• Gestion et suivi des factures fournisseurs et clients optimisés.

‍

3 étapes pour préparer le passage à la facture électronique

‍

1. Nettoyer ses données

‍

La première étape pour utiliser une plateforme électronique de facture, c’est de mettre à jour son fichier clients et son fichier fournisseurs. En effet, les plateformes de facturation électronique identifient chaque acteur par un numéro SIRET. Si ce dernier est incorrect, la création de la facture sera bloquée.

‍

2. Mettre ses factures en conformité

‍

Le passage à la facturation électronique vient avec un enrichissement de la liste des mentions obligatoires sur les factures émises. De nouveau, si vos factures ne sont pas conformes, elles seront bloquées. Pensez donc à mettre à jour votre modèle de facture en suivant les nouvelles mentions obligatoires renseignées par l’administration fiscale !

‍

‍

3. S’assurer de la compatibilité de sa solution de gestion

‍

Si vous utilisez une plateforme de dématérialisation ou une solution de gestion, assurez-vous qu’elle est en conformité avec : 

• L’E-invoicing entrant (facture émise ou réceptionnée) ;
• L’E-invoicing sortant (transmission de données à l’administration fiscale) ;
• L’E-reporting. 

‍

Comment mettre en place un système de facturation en ligne ?

‍

Toute évolution réglementaire majeure soulève des enjeux majeurs. Il faut d’un côté modifier ses process, mais aussi accompagner cette transformation par des solutions digitales adéquates. Dans le cadre de la facturation électronique, chaque entreprise pourra librement choisir une plateforme de dématérialisation partenaire.

‍

Ces plateformes sont le PPF (Portail public de facturation) ou des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) immatriculées par la DGFiP. À savoir qu’il n’est pas nécessaire d’utiliser la même plateforme que ses clients ou fournisseurs : la standardisation des formats de factures garantit l’interopérabilité et la compatibilité entre les plateformes. 

‍

Pour débuter dès maintenant vos premiers pas envers le traitement des factures en ligne et être conforme le jour J, découvrez notre solution de gestion Soan Solutions. Notre logiciel tout-en-un vous aide à piloter votre activité sereinement et en toute sécurité. Transitez facilement vers la facturation électronique avec nos équipes pour automatiser vos transactions. 

‍

Simplifiez également vos échanges clients et fournisseurs grâce à notre CRM facturation et gardez un œil sur votre situation financière avec notre logiciel de trésorerie pour prendre les meilleures décisions ! Soan est un outil complet, modulable en fonction des besoins de votre activité et 100 % alignés avec les enjeux actuels des entreprises françaises.

‍

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

Rendez-vous sur le blog Soan ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook ou Youtube.