Tout savoir pour en finir avec les impayés clients

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Définissons d’abord ensemble la notion d’impayés clients

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Des impayés clients font référence à des créances (facture) qui n’a pas été honorée (payée) par un client. On considère une facture comme « impayée » quand les relances après la date d'échéance n’ont pas suffi à récupérer le montant de la créance.

Les impayés sont un véritable fléau pour les entrepreneurs et les entreprises. Les délais de paiement qui vont en découler, aussi.  Mais pas d’inquiétude, plusieurs solutions existent pour éviter ces situations et même mieux, en finir définitivement avec les impayés.

Avant de vous donner les clés pour ne plus avoir à faire face aux impayés, nous allons comprendre pourquoi les éviter.

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Impayés clients : pourquoi ?

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Les impayés sont la première source de faillite d’entreprises. Ils sont une menace de taille pour toutes les sociétés confondues.

Les entreprises qui peuvent être le plus fragilisées par les impayés sont celles dont le chiffre d’affaires repose principalement sur un seul client. Si le client en question connaît une difficulté financière, ces entreprises s’exposent frontalement à un risque de faillite.

Mais les impayés impactent la trésorerie de toutes les entreprises. Personne n’est à l’abri, que ce soit des petites ou grandes créances.

Dans les cas moins graves, un impayé perturbe seulement la trésorerie de l’entreprise, mais ne passe jamais inaperçu. En plus d’impacter l’entreprise en question, cela vient impacter les entreprises qui travaillent avec comme clients et les fournisseurs.

Cela oblige l’entreprise à augmenter son chiffre d’affaires ou même parfois ses prix pour pouvoir compenser la perte. Ces décisions peuvent être particulièrement déstabilisantes pour l’atteinte des objectifs mensuels ainsi que la charge de travail des collaborateurs.

En revanche, il existe des méthodes et des processus solides pour ne pas avoir à y être confronté

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L’origine

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Avant de rentrer concrètement dans les solutions, il est important de comprendre ce qui peut être à l’origine des impayés.

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Les oublis

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Les oublis sont fréquents de la part des clients qui ont une mauvaise gestion de trésorerie. En revanche, ils sont à ne pas prendre à la légère au vu des conséquences qu’ils peuvent engendrer.

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Un mauvais processus de facturation

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Les clients ne sont pas les seuls fautifs dans le cas des impayés. Votre gestion de trésorerie influe grandement vos chances de vous faire payer dans les temps et de vous faire payer tout court par ailleurs.

Pour être sûr de ne passer à côté d’aucune date d’échéance, le mieux est d’utiliser un logiciel de facturation qui propose des relances automatiques. Alors, vous avez l’esprit léger et vous ne laissez rien passer.

C’est d’ailleurs une fonctionnalité que propose Soan avec ses relances automatisées et ses rappels.

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Difficulté financière et mauvais payeurs

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Avant de travailler avec un client, il est essentiel de se renseigner à minima sur la santé financière de son entreprise. Certains peuvent même apparaître sur des listes de mauvais payeurs.

Parfois, il peut également s’agir de situations exceptionnelles que vous ne pouvez anticiper.

En adoptant les solutions que nous allons vous proposer ci-dessous, vous n’aurez pas à en payer les frais, super non ?

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Comment ne plus avoir d’impayés clients ?

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1 - Une gestion de trésorerie irréprochable

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Pour mettre toutes les chances de son côté, le créancier doit être irréprochable sur sa facturation.

Pour cela, vous avez la possibilité d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie qui prend en compte la partie facturation. C’est un excellent moyen de vous assurer que vos factures soient conformes (nous verrons par la suite pourquoi c’est important), mais aussi de gagner du temps en pré-enregistrant vos informations ainsi que des modèles de factures. Certains permettent aussi de programmer des pénalités en cas de retard de paiement à partir de l’émission de la facture.

Une bonne gestion de la facturation implique également d’avoir une gestion des relances suffisamment optimale pour alerter automatiquement votre client à l’approche de la date d’échéance, et le notifier par la suite grâce à des relances.

En adoptant ces gestes dans votre gestion de trésorerie, vous augmentez drastiquement vos chances d’être payé dans les délais et de ne pas avoir à faire face à des impayés.

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2 - Mise en demeure

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La lettre de mise en demeure est une démarche juridique.

La lettre est destinée au débiteur qui n’a pas honoré sa facture. Le contenu sert à l’avertir et de lui exposer clairement les faits du litige, de sorte à éviter de passer par la voie judiciaire. L’objectif est de récupérer le montant de la créance (qui doit figurer sur la lettre de mise en demeure) tout en préservant vos relations commerciales.

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3 - Affacturage

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L’affacturage est un moyen sûr d’être payé.

C’est une solution qui permet de percevoir la somme due avant même qu’elle ne soit réglée. Bien sûr, la société d’affacturage prend une commission sur l’assignation de la créance, mais c’est un processus qui peut être avantageux dans certains cas.

Par exemple : vous avez besoin du montant de la créance pour payer un fournisseur dans l’immédiat.

Cela enlève également vos doutes concernant le non-paiement de vos factures.

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4 - Recouvrement

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Le recouvrement de créance est une procédure qui permet de récupérer le montant d’une facture lorsqu’elle n’a pas été payée.

Pour engager une procédure de recouvrement, il faut avant tout s’assurer de la conformité de ses factures comme évoqué précédemment. C’est une condition indispensable pour être éligible sur ce type de procédures. Ensuite, vous pourrez vous tourner vers une société de recouvrement compétente.

La procédure de recouvrement débute toujours par une phase amiable dans l’optique de récupérer la somme en question, mais si ce n’est pas possible, elle devient judiciaire avec l’injonction de payer. On parle alors de recouvrement à l’amiable ou de recouvrement judiciaire en fonction de la situation.

C’est une méthode implacable pour récupérer le montant d’une créance qui n’a pas été honorée. En revanche, si en amont toutes les bonnes pratiques ont été appliquées, vous n’aurez pas besoin de recouvrer vos factures.

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Vous avez désormais toutes les clés pour éviter d’avoir à faire face à des impayés clients

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Pour trouver le logiciel qui correspond au mieux à vos attentes et pour vous aider dans votre démarche, nous vous conseillons vivement de vous tourner vers Tool Advisor. C’est une solution en ligne qui permet de trouver le logiciel qui vous correspond en moins de deux minutes chrono.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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