Les modalités légales de conservation des factures

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Parmi toutes les obligations qui naissent lorsqu’on dirige une entreprise, la conservation des factures n’est pas la 1ère à laquelle on pense. Pourtant, dans la vie d’une entreprise, l’archivage des documents est un acte essentiel.

Il s’agit d’un sujet structurant pour une société, et un manquement peut entraîner de lourdes sanctions.

Mais combien de temps conserver des documents ? Quels documents doivent être conservés pendant ces délais ? Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation ?

On vous résume tout ce que vous devez savoir pour être en règle.

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Pourquoi conserver ses documents ?

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Pour commencer, la première question qui peut être posée est pourquoi doit-on conserver des documents durant une certaine durée ?

Il faut bien comprendre qu’un certain nombre de documents créés, reçus et envoyés au cours de l’activité quotidienne de l’entreprise sont des pièces comptables et ont une valeur juridique.

Des documents comme les factures clients ou les preuves de paiement sont des pièces justificatives en comptabilité. Elles peuvent être utiles auprès de l’administration fiscale.

Ces pièces comptables peuvent aussi donner le droit à une réduction de TVA. Elles sont donc nécessaires à la fois pour l’obtenir, mais aussi pour en justifier le bien fondé auprès de l’administration.

Mais surtout, tous ces documents doivent être conservés durant une certaine durée afin de pouvoir faire face à un contrôle de la part de l’administration fiscale.

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Qu'est-ce qu'un contrôle fiscal ?

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C'est le cauchemar de tout chef d'entreprise. La mauvaise nouvelle qui gâche un vendredi matin ensoleillé.
Un contrôle fiscal est une opération menée par des agents administratifs dans le but de vérifier la régularité des comptes d'une entreprise. C'est un peu l'interro surprise des entreprises et des comptables.

Durant ce contrôle, l'administration va vérifier la concordance des déclarations comptables avec la réalité des faits. Elle compare par exemple, le bilan comptable d'une entreprise à la déclaration effectuée pour le paiement des impôts ou à sa déclaration de TVA.

Le but de ce contrôle est de décourager la fraude et de punir les entreprises ayant falsifié leurs déclarations. En cas d'infraction, l'entreprise peut subir une lourde amende fiscale. En cas de fraude grave, elle peut voir le contrôle donner lieur à une action en justice et à des sanctions pénales.

Face à la perspective peu engageante d’une sanction administrative, vous voulez probablement dès à présent mettre de l’ordre dans vos documents. Mais encore faut-il savoir ce que vous devez garder et le délai de conservation pour chaque document.

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Quels documents conserver et pour combien de temps ?

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Les durées de conservation des documents varient beaucoup en fonction de leur importance.

Ils peuvent aller d’un an (comptabilisation des horaires des salariés) à 30 ans (contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers) !

C’est donc une bonne chose de faire le tri dans les délais de conservation des documents afin de faciliter votre archivage.

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Les sanctions

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En cas de non-conservation

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Vous connaissez maintenant le délai de conservation des documents les plus importants pour votre société.

Mais peut-être vous en manquent-ils ? À quoi devez-vous vous attendre en cas de contrôle fiscal s'il vous manque des documents ?

L’administration fiscale est assez sévère en cas d’absence d’un document, peu importe votre raison (comme à l’époque du CE1, l’excuse “mon chien a mangé ma facture” fonctionne assez peu.).

L’article 1734 du code général des impôts prévoit qu’une amende de 10 000 € peut être appliquée en cas d’absence ou de destruction des documents demandés avant la fin du délai de prescription.

Toutefois, si vous avez une excellente raison de ne pas avoir un document et que l’administration fiscale n’en tient pas compte, il vous sera possible d’utiliser les voies de recours amiables afin de faire entendre votre cas.

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À quoi l’entreprise s’expose-t-elle si le délai de conservation n’est pas respecté ?

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La législation ne prévoit pas de sanctions spécifiques en cas de non-respect du délai de conservation de facture. Néanmoins, il s’agit tout de même d’une infraction qui expose potentiellement l’entreprise à des sanctions.

Les conséquences peuvent être fiscales ou commerciales, ou dans certains cas pénales en fonction de la gravité et de l’importance de la fraude.

Les sanctions peuvent prendre la forme de pénalités allant jusqu’à 50 % du montant de la facture non conservées. Ou bien lorsque l’entrepreneur refuse la déduction des charges. Une comptabilité manquant de pièces justificatives peut être rejetée par l’administration fiscale.

L’entrepreneur doit obligatoirement conserver ses factures par ordre chronologique, et ce, pendant 10 ans. En faisant cela, il se préserve de tout litige avec ses clients, fournisseurs et l’administration fiscale.

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Papier ou numérique : quel format privilégier ?

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Conserver les documents comptables de votre entreprise pendant des années peut vite vous mettre face à un problème de stockage !

Non seulement les documents-papier prennent rapidement beaucoup de place, mais ils sont aussi fragiles et peuvent s’abîmer avec le temps (humidité, incendie etc.).

Heureusement depuis 2017, il est possible de procéder à la numérisation des documents afin de les stocker de manière dématérialisée.

Mais pour ça, vous devez respecter quelques règles.

Il faut notamment que les copies soient créées dans des conditions permettant la reproduction à l’identique des documents originaux (couleurs inclues).

Le fichier ne doit pas subir de traitement d’image, et en cas de compression, aucune information ne doit être perdue.

La numérisation des factures doit être documentée et contrôlée en interne afin de s’assurer que les documents restent accessibles, lisibles et conformes à la législation.

Enfin les documents doivent être conservés au format PDF, horodatés et être assorti d’un moyen permettant de les authentifier comme :

• Un cachet serveur fondé sur un certificat conforme ;
• Une empreinte numérique ;
• Une signature électronique fondée sur un certificat conforme.

La numérisation de vos factures n’est donc pas une mince affaire.

Une bonne manière d’éviter la complexité d’un tel chantier est de facturer électroniquement vos clients dès le début avec un outil comme Soan.

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L’outil pour être aux normes

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Avec Soan, les factures sont directement dans un format numérique conforme et sont toujours facilement accessibles en cas de contrôle.

Votre facturation est sûre d’être conforme aux nouvelles normes de dématérialisation.

De plus, tous vos documents sont stockés et chiffrés afin de garantir toute la sécurité de vos données au format éléctronique.

Avec Soan, vous avez l’assurance que votre facturation clients et fournisseurs en toute simplicité.

Vous pouvez payer vos fournisseurs en France et en Europe, et de même pour vos clients, qu’ils soient domiciliés ou non en France. (Tant qu’ils sont dans la zone SEPA).

Et ce n’est pas tout, notre outil est un tout-en-un. En plus de la facturation, nous permettons de réaliser la gestion de votre trésorerie, la création de devis et la pré-comptabilité.

Oubliez le papier et passez à la dématérialisation de votre facture. À partir de 2024, toutes les entreprises devront émettre des factures au format électronique. Pour en savoir plus sur ce sujet, rendez-vous sur notre article de blog ici.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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