Devis ou facture proforma : comment choisir ?

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Au sein d'une entreprise, une multitude de documents sont créés et transmis chaque jour. Parmi les plus courants, on retrouve le devis et la facture proforma. Bien que similaires en apparence, ils sont pourtant différents dans leur objectif puisque le premier constitue une offre formelle tandis que le second ne représente qu’un document informatif, sans valeur sur le plan comptable, juridique ou fiscal. Dans cet article, analysons ensemble la différence entre devis et facture proforma !

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Facture proforma vs devis : quelle est la différence ?

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Définition du devis

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Un devis est une proposition écrite qui établit un accord potentiel entre deux entités : c'est essentiellement une offre commerciale. Les détails présentés sur un devis sont dits précontractuels et sont réglementés par l'article L.221-5 du Code de la consommation. Lorsqu'un devis est validé, il représente un engagement mutuel entre le client et le fournisseur. Dans des circonstances exceptionnelles, ce devis peut être sujet à modification, mais cela exigerait une nouvelle offre et une approbation renouvelée de toutes les parties concernées. 

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Définition de la facture proforma

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La facture proforma est un document commercial qui, dans sa forme, évoque une facture traditionnelle. Toutefois, dans son contenu, elle partage des points communs avec un devis. Sa vocation est essentiellement informative, ce qui est d'ailleurs suggéré par le terme « proforma », qui signifie littéralement "pour la forme". Contrairement à une facture ordinaire, elle ne possède pas de valeur comptable, fiscale ou juridique. Elle sert principalement à préfigurer la transaction envisagée, offrant ainsi un aperçu des conditions de facturation. Elle ne conduit pas à une obligation de paiement ni à la livraison des biens. 

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Différence entre devis et facture proforma

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Les principales différentes entre un devis et une facture proforma sont les suivantes :

• Intitulé du document : on trouve les termes « devis » pour le premier et « facture proforma » pour le second.
• Fonction principale : tandis que le devis sert de proposition contractuelle, la facture proforma se contente d'être un document d'information.
• Valeur juridique et comptable : à la différence du devis, la facture proforma n'a pas de portée légale ou comptable.
• Obligation des parties : un devis, une fois signé, lie les deux parties contractuellement, contrairement à la facture proforma qui n'engage ni le fournisseur ni le client.

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Les avantages des devis proforma pour votre entreprise

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Dessiner les contours de la transaction envisagée

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La facture proforma sert à esquisser les détails d'une transaction. Parfois, les entreprises proposent quelque chose à leurs clients avant d'avoir toutes les informations précises. Dans cette situation, le devis proforma offre un aperçu initial des termes de la transaction, qui pourront être affinés ultérieurement, assurant ainsi une fondation solide pour les interactions avec le client.

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Justifier des dépenses pour un crédit ou une subvention

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La facture proforma représente un support précieux lors de la demande de crédit auprès d'une institution bancaire ou pour justifier des dépenses lors d'une demande de subvention. Avant de procéder à un emprunt ou de solliciter des aides, une entreprise commencera souvent par émettre une facture proforma, qui sera ensuite remplacée par une facture définitive.

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Déclarer la valeur de marchandises aux douanes

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Enfin, le devis proforma est couramment employé pour déclarer la valeur des marchandises aux douanes, particulièrement pour les transactions internationales. Les douanes peuvent exiger ce document pour confirmer la valeur des articles importés ou exportés, facilitant ainsi l'obtention des autorisations nécessaires.

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Comment créer un devis proforma en quelques étapes ?

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La solution la plus simple pour créer un devis proforma est d’utiliser un logiciel de facturation. Vous aurez accès à un modèle de devis pré-créé, que vous aurez simplement à compléter avec les informations de la transaction. C’est un atout indéniable pour votre entreprise, à savoir que l’utilisation d’un tel outil deviendra bientôt obligatoire puisque c’est l’une des conséquences de la loi de facturation sur la gestion des factures clients. Toutes les entreprises devront s’équiper d’outils de facturation agréés et certifiés suite au passage à la facture en ligne obligatoire. Chez Soan, nous prenons en charge différents types de facturation pour répondre à tous vos besoins, notamment le devis proforma !

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Facture proforma : quand et pourquoi en avez-vous besoin ?

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La facture proforma est principalement utilisée pour fournir un avant-goût de la transaction avant de finaliser les détails fiscaux et comptables avec un document officiel. Elle permet de représenter une transaction ou une opération qui n'a pas encore été finalisée, ou qui attend une proposition commerciale définitive. Elle est souvent sollicitée quand la relation commerciale entre le vendeur ou le prestataire et le client est encore naissante, lorsque le client n'a pas encore reçu les produits ou services, ou si certains détails de la transaction restent à définir. Avec cette facture, le client obtient une vision claire de ce à quoi s'attendre. De même, l'entreprise peut clairement définir et détailler son offre. Cet outil prévient ainsi les ambiguïtés concernant les modalités de paiement, les coûts, les délais de livraison, évitant ainsi les malentendus potentiels.

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Les informations clés à inclure dans une facture proforma

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Les détails à inclure dans une facture proforma ne sont pas strictement définis par la loi, offrant ainsi une certaine flexibilité au vendeur sur son contenu. Voici quelques éléments couramment intégrés : 

• La mention "Proforma" clairement indiquée en haut du document ;
• La date de création du document ;
• Les coordonnées de l'entreprise (adresse, numéro Siret, nom) ;
• Les détails du client ;
• Le numéro de commande ;
• Le coût ou la façon dont il est déterminé ;
• La TVA applicable ;
• La description de la prestation prévue ;
• Les délais d'exécution ;
• Les matériaux requis ;
• Des conditions générales de vente (modalités de livraison, de paiement et les éventuelles pénalités pour retard) ;
• Les informations qui seront reprises sur la facture finale ;
• Des options de livraison ;
• La période de validité de l'offre.

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Il n'est pas nécessaire d'adopter la même numérotation que celle des factures officielles, car les factures proforma ne sont pas enregistrées en comptabilité. Elles devraient donc avoir leur propre séquence numérique. Si le client accepte la proposition basée sur la facture proforma, celle-ci peut aisément être convertie en une facture officielle.

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