Comment faire une facture acquittée ?

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Une facture marquée de la mention « acquittée » témoigne que le client a réglé l'intégralité du montant dû. Cette attestation de paiement peut être émise par différentes parties, que ce soit le fournisseur, le client ou un comptable public dans le cas d'un marché public. Alors, comment faire une facture acquittée ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Découvrez notre guide complet !

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Définition d’une facture acquittée

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Définition

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Qu'est-ce qu'une facture acquittée ? Une facture acquittée sert de preuve que le fournisseur (ou créancier) a reçu le paiement d'une facture. Elle prend la forme de la facture originale avec une mention ajoutée pour attester qu'elle a été intégralement réglée. L'utilisation d'une telle facture est recommandée pour organiser efficacement la trésorerie. 

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Est-ce obligatoire ?

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La facture acquittée n'est pas un document comptable obligatoire. Le vendeur n'est pas contraint de la créer et l'acheteur ne doit pas nécessairement la demander. Contrairement à la facture standard, sa version acquittée est facultative. Il existe d’ailleurs d'autres moyens de démontrer le paiement d'une facture, comme des attestations d'experts-comptables, des certifications de commissaires aux comptes, des relevés bancaires montrant les dépenses, etc.

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Processus de rédaction d'une facture acquittée

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Si vous avez besoin d'émettre une facture acquittée, que ce soit pour l'envoyer à votre client ou pour la présenter à votre comptable ou votre service de comptabilité, il n'est pas nécessaire de créer une nouvelle facture. Il suffit d'ajouter la mention « acquittée » et les autres éléments obligatoires à la facture originale. La facture conservera son numéro original, sa date d'émission et les informations relatives aux services rendus ou aux produits vendus. Ces détails serviront également de preuves en cas de besoin devant les tribunaux. En somme, établir une facture acquittée consiste à modifier le document initial en y ajoutant certains éléments requis.

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Informations obligatoires sur une facture acquittée

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Pour qu'une facture soit considérée comme acquittée, elle doit inclure les informations suivantes :

• La mention « acquittée » ;
• La date du paiement ;
• Le mode de règlement, et si nécessaire, les références du paiement ;
• La signature ou le cachet du vendeur.

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Par exemple, vous pouvez noter sur votre facture : « facture payée le jj/mm/aaaa par chèque n°000 ». Si le paiement de la facture a été effectué par un autre moyen, vous pouvez remplacer « par chèque » par la méthode utilisée, comme « par virement bancaire ».

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La validité juridique d'une facture payée

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Une facture acquittée, ou facture payée, sert de preuve de paiement en cas de litige concernant le règlement d'une dette. Il est donc essentiel de la conserver soigneusement avec les autres documents comptables. En France, ce document est accepté par les tribunaux comme moyen de prouver votre bonne foi ou le paiement de votre dette, en vertu de l'article 1353 du Code civil. Cet article stipule que : « Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la justifier. De la même façon, celui qui se prétend libéré doit prouver le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation ». Ainsi, pour bénéficier de cette valeur probante, il est prudent de s'assurer que la facture acquittée inclut tous les éléments obligatoires mentionnés précédemment.

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L'importance comptable et juridique d'une facture acquittée

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Contrairement à une facture ordinaire, la facture acquittée est un document comptable qui offre une protection en cas de conflit et aide à maintenir une comptabilité précise et à jour. Elle peut être émise par différentes parties, que ce soit le vendeur, l'acheteur ou même un comptable public, particulièrement dans le contexte d'un marché public.

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Facture acquittée du côté du vendeur

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Dans la situation la plus fréquente, l'entité en charge de la facturation marque la facture comme « acquittée » dès réception du paiement, indiquant ainsi que les montants dus ont été correctement réglés. Cette facture, désormais acquittée, est alors automatiquement envoyée au client pour confirmer la réception du paiement. Il est crucial pour le fournisseur ou le vendeur de ne pas créer une nouvelle facture, mais plutôt d'utiliser la facture originale afin qu'elle conserve son numéro initial. Si vous disposez d'un logiciel de facture en ligne, vous pouvez facilement éditer votre facture pour y ajouter ces informations. Vous pouvez ensuite envoyer la facture acquittée à votre client s'il la demande. Quoi qu'il en soit, il est essentiel de garder une copie de ce document dans vos dossiers comptables, car il peut servir de preuve en cas de litige.

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Facture acquittée du côté de l'acheteur

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L'acheteur ayant reçu une facture peut lui-même attester du paiement une fois que son compte bancaire a été débité du montant dû. Il peut alors marquer la facture originale avec la mention « acquittée ». Cela permet à l'acheteur de justifier auprès du créancier que la somme due a été payée. Il peut aussi choisir d'envoyer cette facture payée au vendeur, accompagnée d'une copie du relevé de compte sur lequel la somme a été prélevée.

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Facture acquittée par un comptable dans le cadre d'un marché public

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Dans cette situation, les entreprises responsables du marché créent des factures accompagnées d'un relevé de mandat certifié par le comptable public. Celui-ci va alors inscrire la date de chaque paiement effectué sur les différentes factures.

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Une facture acquittée agit donc comme un justificatif de paiement et peut être présentée en justice en cas de litige. Pour avoir une validité juridique, elle doit contenir certaines mentions obligatoires. Ce document peut être créé par le vendeur ou l'acheteur, selon les circonstances. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de comptabilité en ligne pour créer plus facilement ce document !

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