Les conseils de Soan pour facturer rapidement vos clients

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Que vous soyez auto-entrepreneur ou une entreprise, vous êtes en contact avec des professionnels. Cela se fait via une prestation de services, une vente ou avec des factures et devis.

C’est pour cela qu’une gestion et un suivi de la facturation est essentiel pour des petites entreprises comme les plus grosses.

Mais pour mettre en application ces services de facturation, il est nécessaire d’avoir des compétences. Créer des factures, éditer un document, faire un acompte ou encore appliquer les taux de TVA correspondants. Ce sont des services qu’une entreprise doit réaliser. D’autant plus qu’il faut assurer un suivi des factures, veiller aux mentions obligatoires des devis et factures. Un logiciel de gestion peut être pertinent pour vous accompagner.

En effet, ces derniers proposent de nombreux services : d’un modèle de facture, à l’export au format PDF ou encore la personnalisation et la numérotation des factures.

Un outil de gestion intuitif permettant aux entrepreneurs de suivre chaque prestation, chaque vente avec toutes les informations. Dont la date de création du document, le montant total HT et TTC, le prix en euros ou encore pouvoir retrouver chaque facture avec son numéro.

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La 1ʳᵉ étape pour se faire payer dans les délais prévus, c’est de facturer rapidement vos clients !

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Alors oui, facturer vos clients peut sembler évident, pourtant il s’agit d’une étape trop souvent négligée.

Une multitude d’obstacles peut venir ralentir l’envoi de la facture à la fin d’un projet : manque de temps, d’une information, un point à vérifier avec votre client, etc.

Peu importe la raison, le résultat est limpide : plus vous tardez à envoyer votre facture, plus tard, vous serez payé(e).

Et cela peut avoir un impact considérable sur votre trésorerie.

Donc regardons ensemble comment l’utilisation des bons outils peut accélérer votre processus de facturation clients, et donc vos paiements.

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Comment facturer vos clients rapidement et rendre le processus le moins chronophage possible ?

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La question primordiale que l’on peut se poser est celle du format de votre facture. La facture numérique (ou e-facture) tend à se généraliser, et à raison !

Le traitement d’une facture en version papier prend entre 10 et 15 jours contre moins de 3 jours pour une facture numérique !

Et ce n’est pas le seul inconvénient de la facture papier !

Nous en parlions déjà dans notre article sur la dématérialisation. Au-delà du temps de traitement par votre client, la facture papier comporte d’autres désavantages et coûts cachés non négligeables pour votre entreprise.

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Les inconvénients de la facture papier

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• Le temps d’édition de la facture
  Il y a non seulement le temps de la créer et de l’imprimer. Mais aussi le temps de trouver une enveloppe, de remettre la main sur un carnet de timbres, de trouver un moment pour aller à la Poste (en traînant des pieds parce que vous savez que vous allez attendre une demi-heure !), etc.

• Les risques d’erreur humaine
  Mal remplir l’adresse sur l’enveloppe, ne pas mettre suffisamment de timbres ou tout simplement risquer que le facteur qui se trompe de boîte aux lettres.
  Plein de petites erreurs peuvent venir ralentir l’arrivée de votre facture, et donc de votre paiement !

• Les frais cachés qui se répètent
  Lorsque l’on envoie souvent des factures, les frais de papier, d’encre, d’enveloppes et de timbres ont vite fait de représenter une petite somme à laquelle on ne pense pas toujours.

• L’archivage
  Facture papier ou facture numérique, une facture doit être conservée au moins 10 ans ! En cas de contrôle fiscal, l’administration peut remonter jusqu'à 10 ans en arrière.
  Et s'il est simple de garder toutes vos e-factures dans un dossier, un disque dur ou sur un Drive, stocker toutes les factures papier de la dernière décennie prend vite beaucoup de place !

• Coûts comptables cachés liés au traitement manuel
  Traiter une facture papier prend plus de temps à votre comptable, du temps qui vous est alors facturé et augmente le coût de votre activité.

• Coûts humains de la relance client
  Certes, il faudra peut-être relancer aussi un client qui a reçu une e-facture pour le paiement de celle-ci (et encore, pas toujours…), par contre, vous saurez toujours qu’elle a bien été reçue ! Tandis qu’avec une facture papier, à l’exception des accusés de réception (plus chers !), vous devrez confirmer la réception avec votre client, vous faisant perdre encore plus de temps.

• Coûts des délais de paiements
  Comme précisé au début, une facture papier est traitée entre 3 et 5 fois plus lentement qu’une facture numérique. Et allongeant d’autant plus les délais de paiement et augmentant les coûts des délais de paiement.

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La digitalisation est un allié dans l’optimisation de la gestion commerciale

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Face à tous ces inconvénients, passer à la facture numérique ne présente donc que des avantages.

De plus, la loi se dirige de plus en plus vers ce format de facture : la dématérialisation des factures est légale depuis 2001. Elle est même devenue obligatoire pour les marchés publics en 2015. L’obligation devrait s’étendre au secteur privé entre 2024 et 2026 (sous réserve de l’obtention d’une autorisation du Conseil de l’Union Européenne).

Donc si ce n’est pas déjà le cas, c’est le bon moment pour envisager de passer à l’e-facture dans votre activité.

Surtout qu’une e-facture à la même valeur qu’une facture papier, donc vous ne prenez aucun risque. L’entreprise qui émet une facture électronique doit toutefois pouvoir garantir l’authenticité de son origine. Cela peut se faire par exemple au moyen d’une signature électronique.

Attention, une signature manuscrite numérisée et scannée ne confère pas un caractère original. Il s’agit d’une copie. Si l’entreprise désire faire une signature électronique, elle doit disposer d’un certificat de signature électronique (CSE) ou utiliser une solution qui met à disposition des signatures électroniques.

La signature électronique n’est pas obligatoire, seule la signature originale du contrat est exigible.

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Les avantages de la facture numérique

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Les avantages du numérique pour émettre des factures rapidement sont nombreux.

• Vous émettez vos factures en quelques clics et gagnez du temps lors de l’envoi ;
• Vous réduisez vos dépenses en papier, encre et timbres et supprimez le besoin d’aller à la Poste ;
• Modèles de devis et factures qui permet de gagner du temps et limiter les erreurs de saisi ;
• La facilité de rajouter un acompte dans une facture ;
• Selon les solutions utilisées, vous pouvez automatiser les relances et toujours savoir si votre client a ouvert le mail ;
• Le paiement des factures est accéléré grâce aux possibilités de paiement en ligne directement depuis les factures ;
• Le traitement de votre comptabilité est simplifié ;
• Fini le tableur Excel avec un suivi des affaires et des prestations à la main ;
• Diminution du retard de paiement pour les entreprises et un suivi comptable facilité.

Chaque logiciel de facturation propose un service différent, mais l’objectif reste l’optimisation des processus et gagner du temps. La possibilité de voir votre solde en direct en faisant la balance entre les encaissements et les décaissements.

À savoir : Que vous ayez besoin d’un logiciel de comptabilité ou plus global, vous pouvez en trouver gratuitement. Mais les prestations proposées seront logiquement limitées.

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Les avantages pour vos clients

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Pour vos clients, la réception de factures électroniques présente également beaucoup d’avantages. Ils peuvent :

• Les consulter à tout moment par email ou via un espace dédié sur une plateforme ;
• Les payer directement en ligne de façon sécurisée et en un clic si elles intègrent un système de paiement ;
• Les stocker facilement en ligne.

Vous faites donc d’une pierre deux coups. Non seulement vous facturez vos clients beaucoup plus vite. Et donc, réduisez vos délais de paiement, et en même temps, vous faites gagner du temps à vos clients et améliorez leur expérience.

C’est donc une relation 100 % gagnant gagnant.

Donc si vous décidez d’opter pour la facturation électronique, plusieurs options s’offrent à vous :

• Créez votre facture sur un éditeur de texte comme Word puis envoyez-la par mail. (Astuce : si vous optez pour cette solution, installez un tracker mail pour savoir quand votre email est lu et votre facture consultée). Cela vous permettra de savoir quand relancer votre client. Une bonne option gratuite est Mailtracker.
• Utilisez des logiciels de facturation qui permettent d’envoyer vos factures et de vérifier si elles ont été reçues comme Zervant ou GetAccept.

Enfin, si vous voulez des solutions plus complètes, utilisez des plateformes en ligne qui permettent d’envoyer vos factures, de les signer et de vous faire payer directement depuis la facture comme Soan.

Vous l’aurez compris, la facture électronique a de beaux jours devant elle puisqu’elle simplifie grandement la facturation et le paiement pour vous comme pour vos clients. Et avec la législation qui avance en faveur d’une généralisation de la facture numérique, elle va se faire de plus en plus présente.

Donc si ce n’est pas déjà le cas, commencez à passer à votre tour à la facture numérique. Vous verrez, vous ne voudrez plus revenir en arrière.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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