Tout savoir sur les enjeux du poste fournisseur

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Pour être un bon entrepreneur(se), vous devez être un véritable couteau suisse.

Vous devez savoir vendre votre idée, recruter des gens, trouver des financements, développer votre offre… mais aussi, maîtriser votre comptabilité.

Alors certes, ce n’est probablement pas cette partie-là qui vous a poussé vers l’entrepreneuriat !

Mais comptabilité et gestion vont souvent ensemble, et il s’agit tout de même d’une discipline fondamentale à la survie de votre entreprise. Vous devez comprendre les notions essentielles.

L’une de ces notions comptables importantes est la gestion de votre poste fournisseur.

En effet, la manière dont vous traitez vos dettes fournisseurs va conditionner une grande partie de la santé financière de votre entreprise.

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À quoi correspond le poste des dettes fournisseurs ?

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Pour résumer, le poste fournisseur représente les dettes qu'à l’entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs. Il apparaît dans le bilan comptable de l’exercice, au passif de l’entreprise et est souvent mis en parallèle du poste client, qui lui est inscrit à l’actif de l’entreprise.

Contrairement au commerce avec des particuliers, il est normal pour une entreprise de ne pas payer immédiatement les marchandises ou les prestations qu’elle achète.

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Les délais de règlement entre professionnels

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Les délais de règlement entre professionnels sont encadrés par la loi qui impose un délai par défaut de 30 jours à compter de l’exécution de la prestation de service ou de la réception des marchandises.

Mais ce délai peut être modifié si les deux parties se mettent d’accord, à condition qu’il ne dépasse pas 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (article L441-10 du code du commerce). Une exception existe pour les factures périodiques qui doivent être payées dans les 45 jours nets suivant leur date d’émission.

Ces délais sont importants à connaître et à respecter sous peine d’amendes pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 2 m € pour une personne morale (article L441-6 VI du code du commerce)

La dette fournisseur représente donc d’un point de vue comptable ce différé entre le moment de la prestation et le moment de son règlement.

Le poste fournisseur apparaît dans le plan comptable général sous le compte 401 « Fournisseurs – Compte de l’actif ou de passif ». Ce compte est notamment utilisé par le responsable administratif et financier au moment de comptabiliser les factures en attente de paiement lors du lettrage des comptes en fin d’exercice.

De manière plus détaillée, il comporte :

• Les dettes fournisseurs, c'est-à-dire les factures fournisseurs payables en attente de paiement ou pas encore échues ;
• Les délais de paiement des dettes fournisseurs ;
• Les conditions négociées de délais et de livraison ;
• Les avances données aux fournisseurs.

Ce poste est un poste clé pour une société, car il a un effet direct sur son niveau de trésorerie. Une bonne gestion du poste fournisseur est donc importante dans la stratégie de pilotage global de votre trésorerie.

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Quels sont les impacts des dettes fournisseurs sur la trésorerie de l’entreprise ?

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Le poste fournisseur est important pour une entreprise, car il impacte son fond de roulement.

Le fonds de roulement d’une entreprise représente les liquidités dont elle dispose pour payer ses dépenses. Et la somme dont elle a besoin pour couvrir un de ses cycles d’exploitation est ce que l’on nomme le Besoin en Fonds de Roulement (BFR).

Il se calcule en additionnant les encours des créances clients aux stocks et en y soustrayant les encours fournisseurs.

Donc Besoin en Fonds de roulement = (Encours client + Stocks) – Encours fournisseur.

Et c’est ici que la dette fournisseur joue un rôle important.

Si la dette fournisseur est supérieure à l’addition des deux autres, alors le BFR est négatif et la société n’a pas besoin de financements supplémentaires pour financer son activité.

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Le paradoxe des dettes et créances

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Dans le calcul du BFR, l’encours fournisseur est considéré comme une ressource.

Pour une entreprise, la dette fournisseur constitue à la fois une dette et une ressource puisqu’elle alimente sa trésorerie (car elle n’est pas encore décaissée ni payable) puisque le fournisseur accorde un crédit sur les achats effectués en acceptant un paiement en différé.

Elle fait donc partie des passifs de la société, mais peut-être un atout.

C’est pour cela que beaucoup d’entreprises cherchent à augmenter cette dette, qui constitue une source de financement non négligeable, car le montant de leurs achats auquel s’ajoute le taux de TVA représente une somme importante. Plus elles peuvent en décaler le règlement dans le temps, plus elles peuvent accumuler de la trésorerie.

À l'inverse, une entreprise sans dette fournisseur peut apparaître à tort en bonne santé financière. Ce sera souvent le signe de délais fournisseurs très courts qui peuvent faire peser une pression financière forte sur l’entreprise. Des problèmes avec les fournisseurs peuvent donc être rattachés à cet indicateur faussement positif.

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Des pénalités sont possibles

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Et ces délais peuvent mener à des pénalités financières, une moins bonne relation avec les fournisseurs, voire des poursuites juridiques en cas de litiges.

C’est donc une mesure à nuancer et à approfondir lors de l’analyse financière.

Un poste fournisseur bien tenu permet aussi d’établir un prévisionnel précis afin d’anticiper les règlements fournisseurs. Il consiste à connaître l’état financier futur de la société pour ne jamais se retrouver en insuffisance de trésorerie.

Un autre impact du poste fournisseur sur la trésorerie de l’entreprise touche à l’encours client.

Si les paiements clients tardent à arriver, mais que les délais de paiement fournisseurs sont très courts, l’entreprise passera son temps à avancer de l’argent avant d’être payée, ce qui mettra à mal la gestion de sa trésorerie.

L’optimisation du poste fournisseur est donc un levier conséquent pour une meilleure santé de trésorerie. Il est souvent sous-exploité par les entreprises. Pourtant, certaines actions simples permettent de mieux le maîtriser.

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Comment maîtriser le poste fournisseur ?

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Maintenant que vous comprenez l’importance du poste fournisseur, vous souhaitez probablement mieux le contrôler.

Voici 5 leviers sur lesquels jouer pour récupérer la maîtrise de votre poste fournisseur.

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     1. Bien choisir vos fournisseurs

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À la base du poste fournisseur, il y a les fournisseurs !

Bien choisir ses fournisseurs est donc une première étape importante pour une meilleure gestion. Pour ça, étudiez le marché et prenez de nombreux critères en compte dans votre choix comme la qualité des services, les délais, les facilités de paiement proposées, etc.

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     2. Mieux organiser votre gestion fournisseurs

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Un des problèmes de la gestion du poste fournisseur est un problème d’organisation.

Les factures s’accumulent, il y a de nombreuses échéances à garder en tête pour les paiements. Il arrive qu’une soit oubliée ou passe inaperçue jusqu’au moment de la régler.

Pour éviter ce type de problème, vous pouvez utiliser une solution de facturation comme Soan. Cet outil vous permettra de centraliser vos factures sur des tableaux de bord afin de faciliter le suivi des factures en cours et de leurs échéances.

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     3. Payer vos dettes dans les temps

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C’est un conseil qu’on ne rappelle jamais trop !

Le fait de payer vos dettes dans les temps convenus avec les fournisseurs vous permet d’éviter d’accumuler de la dette non légitime pour laquelle vous êtes en retard.

Ce type d’échéances passées vient fausser vos prévisions de trésorerie puisqu'il y a de l’argent dans vos caisses qui ne devrait pas y être et qui peut partir à tout moment.

De plus, payer en retard dégrade vos relations fournisseurs, ce qui peut les mener à durcir leurs conditions avec vous en réduisant les échéances de paiement ou en augmentant l’acompte qu’ils vous demandent par exemple.

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    4. Négocier vos délais de paiement

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S’il ne faut pas que vous laissiez s’accumuler la dette qui n’est pas légitime, vous devez en revanche négocier pour obtenir des délais de règlement plus longs.

Pour trouver les bons délais de paiement, prenez en compte votre ratio de rotation des stocks et les délais de règlement des créances client. Dans l’idéal, vous voulez que vos délais de paiement fournisseurs soient plus longs que les délais accordés à vos clients.

Cela vous garantira un BFR négatif et vous permettra de ne pas avoir besoin d’avancer la trésorerie pour financer votre cycle d’exploitation.

Évidemment allonger les délais de règlement fournisseurs n’est que la moitié du travail. Vous devez aussi travailler à diminuer la durée de paiement de vos clients.

Pour accélérer le paiement de vos clients, facilitez-leur le paiement avec des options comme le paiement en un clic grâce à un lien, le paiement en 3x sans frais, l’escompte, etc. et automatisez vos relances afin qu’ils ne vous oublient pas.

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     5. Assurer une bonne gestion de vos stocks

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De la même manière que votre gestion de l’encours client, votre gestion des stocks affecte indirectement vos dettes fournisseurs. Des niveaux élevés de stock augmenteront le besoin de dettes fournisseurs pour obtenir un BFR négatif.

Il est important de trouver l’équilibre pour assurer la disponibilité immédiate des ressources nécessaires à votre activité sans pour autant sur-stocker et alourdir le poids des stocks dans votre comptabilité.

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     6 Bonus : vous faire accompagner

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Qu’il s’agisse de votre première expérience entrepreneuriale ou que vous soyez une(e) vétéran, il est toujours bien de vous faire aider pour la comptabilité de votre entreprise.

Pour cela, vous pouvez vous adjoindre l’aide d’un responsable de la comptabilité ou d’un aide-comptable en fonction de votre niveau d’aisance sur le sujet.

Créer un service comptabilité dans votre entreprise (même s’il n’est composé que d’un seul collaborateur assistant comptable) vous assure que ces sujets importants et complexes sont traités avec l’expertise nécessaire. Et avoir quelqu’un dédié au sujet peut permettre de détecter des erreurs lors d’un contrôle interne ou du traitement comptable des éléments comme le poste fournisseur.

Il est évidemment aussi possible d’externaliser la gestion des factures à un cabinet d’expertise comptable qui s’occupera de la comptabilité de votre entreprise et s’assurera notamment que les factures soient réglées dans les temps.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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