Les conseils pour choisir son outil de facturation en tant qu'auto-entrepreneur

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Le statut d’auto-entrepreneur est de plus en plus plébiscité, que ce soit pour des freelances ou tout simplement avec son auto-entreprise. En effet, les conditions de création sont relativement simple et permettent de se lancer rapidement. Si vous êtes freelance par exemple, cela vous permet d’être disponible directement et de mettre sur pied votre offre pour débuter vos affaires.

Pour se lancer, ces entrepreneurs souhaitent un logiciel de gestion commerciale complet afin de se concentrer sur leur activité grâce au gain de temps généré.

Utiliser un logiciel de facture est également un besoin pour ces petites entreprises (TPE). Cet outil de gestion sera un allié pour leur quotidien, cela leur permettra d’éditer des factures en toute simplicité. Que ce soit pour les mentions obligatoires à mentionner, le taux de TVA adéquat ou encore avoir à disposition des modèles de factures conformes.

Mais un frein constant pour une micro entreprise reste l’argent. En effet, il est logique qu’à son lancement, une société limite ses dépenses.

Soyons réaliste, avoir accès à une solution gratuitement avec un large panel de fonctionnalités reste compliqué. Mais il y a une solution : une version gratuite. De plus en plus d’outils proposent des versions limitées accessibles sans débourser un euro. C’est l’un des meilleurs moyens d’établir ses factures et devis avec un usage intuitif au début de son activité.

Des solutions SaaS permettent de se lancer facilement, avec une utilisation dédiée pour les autoentrepreneurs. Parmi ces outils, on retrouve : Myae, Freebe, Henrri, Epb ou encore Quickbooks.

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Le suivi de la facturation : un élément clé de pérennité pour les auto-entrepreneurs

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Un auto-entrepreneur qui lance son activité souhaite que cette dernière perdure. Il va donc se consacrer complètement au développement de son projet. Mais il ne faut pas oublier un élément déterminant dans la pérennité d’une entreprise : la facturation.

Prenons un exemple. Un jeune entrepreneur décide de se lancer après avoir muri son projet depuis quelque temps. Mais il n’a pas énormément de fonds et sa gestion de trésorerie devra être optimale.

Ses fonds actuels lui permettent de ne tenir que quelques mois sans activité.

Mais il décroche son premier contrat assez rapidement, il commence par l’édition de la facture et devis. Tout se passe bien, de ce fait, il exécute la mission demandée.

Une semaine plus tard, toujours aucune nouvelle de la part de son client. Il n’a pas reçu le paiement et après plusieurs rappels et relances, toujours rien.

Il n’a pas bien réalisé le suivi des règlements et se retrouve donc à court de trésorerie. Dans son fichier client, il avait seulement inclus les informations classiques.

Après cette mauvaise expérience, il accorde plus de rigueur dans l’édition de devis et le suivi des factures. Mais il est toujours à la recherche d’un moyen de réaliser des factures personnalisées, de pouvoir éditer, facturer et suivre ses paiements depuis son tableau de bord.

Avoir une bonne gestion des clients et des fournisseurs est indispensable afin de pouvoir garder la main sur son activité.

Il est possible d’avoir une facturation simple tout en ayant une activité saine et pérenne. Il est donc pertinent pour ces auto-entrepreneurs d’opter pour un logiciel de facturation simple d’utilisation pour avoir une gestion complète.

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Un logiciel de facturation, l’allier des entrepreneurs

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Il y a encore beaucoup trop d’autoentrepreneurs qui passent par Excel ou sur papier avec un facturier pour réaliser leurs devis et factures. Hors, c'est loin d’être optimal, que ce soit pour la gestion des devis et le suivi des factures, ces derniers sont limités.

Nous recommandons à n’importe quel micro-entrepreneur de s’équiper d’une solution de facturation afin d’optimiser sa gestion d’entreprise.

Le principal objectif d’un outil de facturation est d’aider l’entrepreneur dans sa gestion des factures clients et de simplifier ses tâches administratives. Ils peuvent gagner plus de 30 % de temps en utilisant un logiciel de facturation (CEGID).

De nombreuses fonctionnalités sont proposées dans un logiciel, comme notamment l’édition de factures professionnelles personnalisables, automatiser ses relances ou encore le suivi et la création des devis. Certains logiciels permettent d’améliorer la gestion de la comptabilité et globalement d’augmenter le chiffre d’affaires.

Un logiciel complet de facturation permet de suivre l’ensemble de ses fiches clients et fournisseurs tout en pouvant gérer chaque client indépendamment.

Ces logiciels ne sont obligatoires pour les entreprises, mais sont fortement recommandés dès que votre nombre de factures évolue. Vous gagnez du temps sur votre facturation pour vous consacrer sur votre activité.

L’un des atouts d’une solution de facturation reste le respect de la loi. En effet, grâce à un outil complet, vous pouvez éditer vos documents en toute légalité.

Vous êtes donc en accord avec la loi anti-fraude TVA, ce qui est essentiel pour tous les autoentrepreneurs.

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Les bénéfices pour l’entreprise

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Les intérêts liés à l’utilisation d’un logiciel de facturation sont nombreux :

• Réduction du besoin en fonds de roulement (BFR).
• Centralisation des fiches clients au même endroit. Cela permet de suivre et d’accéder aux données facilement.
• Respect des règles de l’administration fiscale (mentions légales, numérotation unique, archivage…)
• Réduction des risques d’erreurs.
• Gestion des factures impayées et mise en place de relances automatiques.
• Possibilité d’intégrer son logiciel de comptabilité pour tout centraliser et faciliter l’édition de l’écriture comptable.
• Sauvegardes automatisées des données.
• Éditer ses factures et devis en quelques clics.
• Avoir accès à un modèle de facture déclinable et personnalisable.

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Les inconvénients potentiels

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Bien que ce soit un bon outil pour une entreprise, il peut comporter quelques inconvénients :

• L’utilisation d’un logiciel en ligne peut créer une sorte de dépendance et nécessite de légères compétences afin de s’acclimater. Chaque logiciel à ses subtilités et il faudra un temps d’adaptation.
• Le passage au logiciel de facturation peut être laborieux. Si votre gestion est déjà complexe, cela peut représenter un risque de perte ou d'erreur dans la centralisation des documents sur la plateforme.
• Un paramétrage essentiel, mais fastidieux. Avant de se lancer, il est nécessaire de bien configurer son logiciel afin de partir sur de bonnes bases.

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Les détails de la facturation pour un auto-entrepreneur

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Un tel logiciel facilite certes la gestion de l’entreprise, mais il faut tout de même connaître les détails de la facturation avant de se lancer. Une facture apporte une preuve de la réalisation d’une prestation ou d’une vente. Il sera également utile pour faire le point sur son activité et sur sa trésorerie.

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Les règles d’une facture conforme

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Afin d’établir une facture conforme, il est nécessaire de respecter certaines conditions de base :

• Le montant à régler doit figurer en chiffres et lettres.
• La création et l’envoi de la facture doivent s’effectuer aussitôt que la prestation est réalisée.
• Il est possible pour l’entrepreneur d’ajouter un préfixe par mois ou année dans la numérotation de la facture. Il devra tout de même repartir de zéro en début de chaque année.
• La facture doit être éditée en français et en double exemplaire.
• L’apparition de la mention “facture” doit figurer sur le document.

À savoir : Depuis le 1er janvier 2021, pour les fournisseurs du service public, l’utilisation d’un logiciel de facturation est obligatoire.

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Les types de factures possibles

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Il existe trois types de factures possibles pour les auto-entrepreneurs :

• La facture classique, qui permet de renseigner les informations concernant la ou les transactions effectuées entre l’entreprise et son client.
• La facture d’acompte qui permet de demander une avance sur paiement au client en tant qu’assurance. Elle est pertinente lorsque le montant de la facture est élevé.
• Et enfin, la facture d’avoir qui sert à rectifier la facture classique si elle comprend des erreurs, elle permet également d’annuler une facture si le client se retire.

Le montant de cette facture est négatif car cela représente une dette client, il faut mentionner la facture initiale à laquelle cette dernière apporte une correction.

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On résume

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Le statut d’auto-entrepreneur permet des facilités de création et de gestion. Mais il est tout de même nécessaire de connaître les bases de la facturation afin de s’assurer de la conformité de ses documents.

L’utilisation d’un logiciel de facturation, tel que Soan, permet notamment de gagner du temps afin de se consacrer à son activité.

L’édition et l’envoi de factures, les relances automatisées, la gestion des dossiers clients, tout peut être géré au sein d’une seule plateforme.

Un autre point à ne pas oublier est la future obligation de digitaliser ses factures.

Initialement prévues pour début 2023, puis décalé au 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique. Cette obligation prendra définitivement effet en 2026, pour toutes les entreprises concernant l’émission et la réception de factures.

L’utilité de dématérialiser ses procédés et passer dès maintenant à un logiciel de facturation est d’être en avance sur la future réglementation. Le temps de s’acclimater au changement, votre entreprise sera déjà opérationnelle lorsque cette réglementation sera effective.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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