Tout savoir sur la comptabilité des notes de frais
Les notes de frais peuvent parfois être difficiles à intégrer dans sa comptabilité. Pour mieux les gérer et faciliter le processus, nous vous donnons toutes les informations essentielles pour une bonne gestion des notes de frais.
Note de frais : Définition
Une note de frais est un document comptable que le salarié remplit lorsqu’il veut se faire rembourser des avances de frais faites dans un cadre professionnel (par exemple dans le cadre de déplacements liés au travail ou de dépenses de nature professionnelles comme des déjeuners avec des clients).
Elle est composée de plusieurs détails concernant la dépense effectuée. Cependant, toutes les notes de frais ne conduisent pas toujours à un remboursement, pour cela, il faut bien les rédiger.
Comment bien les rédiger ?
En ce qui concerne la rédaction d’une note de frais, il existe un cadre légal dans lequel les dépenses professionnelles s’inscrivent.
Dans un premier temps, pour que la comptabilisation des notes de frais soit recevable, il faut que l’entreprise mette en place les politiques associées aux dépenses susceptibles de recevoir un paiement via une note de frais.
Une bonne politique professionnelle doit détailler clairement le droit au remboursement.
Dans quelles conditions et quels contextes le remboursement des frais avancés peut avoir lieu pour les salariés, quels justificatifs seront exigés, etc. Cette politique doit être accessible et rédigée dans des termes simples pour permettre à tous les collaborateurs d’en prendre connaissance rapidement. Il faut qu’il y ait de la documentation disponible sur ces règles accessible à la demande d’un collaborateur.
Pour votre entreprise, avoir cette politique permet de refuser des remboursements en cas d’abus des collaborateurs, en vous appuyant sur un document écrit au préalable.
Pour faire une note de frais, le salarié doit donc se demander deux choses :
- Est-ce que ma dépense est dans l’intérêt de l’entreprise ?
- Rentre-t-elle dans la politique concernée (politique de voyage, de dépenses professionnelles, etc.) ?
Ensuite, la rédaction de la note de frais va dépendre du type des frais professionnels engagés.
Les types de frais
Il est essentiel de distinguer les dépenses pour mieux les comptabiliser, mais aussi, car le calcul de la TVA peut être différent selon la nature de frais. On classe généralement les dépenses en 5 catégories :
- Frais de repas : dépenses engagées dans le but de se nourrir dans le cadre des fonctions du salarié.
- Les frais de déplacement ou frais de transports : billets de train, d’avion, location de voiture, péages…
- Frais d’hébergement : les frais sont engagés dans la prise en charge que si le salarié est à plus de 50 km de son domicile pour sa mission.
- Autres frais : tous les frais liés pour justifier le déplacement professionnel qui ne rentrent pas dans les catégories ci-dessus ou toutes dépenses liées à la mission du collaborateur
Il existe une dernière catégorie un peu particulière, les frais kilométriques. Utilisé lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, le remboursement des frais kilométriques dépend du nombre de kilomètres parcourus. Mais aussi de la puissance du véhicule utilisé.
Comment justifier ces frais ?
Pour les différentes catégories, des justificatifs des frais doivent être fournis pour chaque dépense.
Concernant les indemnités de repas, les dépenses d’hébergement ou les autres frais, il faudra des factures ou des tickets de caisse (l’archivage des versions originales font foi pendant 10 ans). Pour les indemnités kilométriques, vous aurez besoin de carte grise du véhicule ainsi que du trajet détaillé.
En règle générale, il est important pour un collaborateur de demander une facture pour toutes les dépenses effectuées lors de déplacements dans le cadre de sa mission. C’est une bonne hygiène professionnelle à avoir. Notamment pour les métiers qui doivent souvent faire des déplacements pour aller voir leurs clients, comme les commerciaux.
Les méthodes de remboursement
Pour que l’entreprise puisse rembourser les frais engagés, elle peut utiliser deux méthodes :
Les frais réels.
Il s’agit d’une liste de frais engagés par le salarié accompagné d’un justificatif pour chaque dépense.
Le montant réel versé par l’employeur n’est pas soumis aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. Aucune limite n’est imposée par la loi tant que chaque dépense est justifiée.
Les allocations forfaitaires.
Ici, l’employeur définit un montant des frais pour les divers remboursements demandés, cela permet d’avoir un plafond sur les frais de repas, les indemnités kilométriques, etc. C’est une bonne solution pour les entreprises dans lesquels certains salariés ont régulièrement le même type de notes de frais (par exemple en cas de déplacements mensuels réguliers).
Dans ce cas, le salarié n’a pas à justifier selon les frais réels. En cas de contrôle, l’employeur devra justifier la pertinence du montant forfaitaire défini par rapport aux situations réelles.
Comment comptabiliser les remboursements de frais ?
De plus en plus d’entreprises passent par un logiciel comptable afin de dématérialiser toutes leurs dépenses et remboursements. Un bon logiciel de gestion des dépenses permet en effet de gagner du temps grâce à l’automatisation des tâches répétitives.
La gestion des notes de frais dans la comptabilité se fait différemment selon la nature de la dépense et les comptes concernés ne seront pas les mêmes. Lorsqu’il s’agit d’un salarié, le compte crédité sera le compte 421.
Les frais de transport
En ce qui concerne les frais de transport (frais de carburant, indemnités kilométriques, etc.). Vous pouvez faire la comptabilisation des montants dans le compte 421 sauf s’il s’agit des trajets domicile-travail.
Les frais de repas
Ces frais-là sont des notes saisies dans les comptes 6256 ou 6257.
Les frais de logement
Les frais de logement engagés lors d’un grand déplacement sont une note ajoutée au compte 6251. Le logement n’entre pas dans l’application de la TVA. La dépense est donc déductible et vous pourrez récupérer la TVA dans vos écritures comptables.
Anticiper les erreurs des notes de frais
L’Urssaf, et l’administration fiscale en général, porte une attention particulière aux dépenses d’entreprise et surtout aux notes de frais. Voici quelques points sur lesquels vous devez être vigilant :
- Bien appliquer l’allocation forfaitaire : elle est uniquement à destination des salariés. Tous les travailleurs non salariés ne sont donc pas concernés. Par exemple, les dirigeants ne peuvent rembourser les frais via cette méthode.
- Rembourser les frais réels sans justificatif : ces frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise, justifiés par une facture ou un ticket de caisse. Et être qualifiés de non exagérer.
Les notes de frais sont donc très importantes dans votre comptabilité, il s’agit de l’une des tâches administratives plus contrôlées par l’URSSAF ou l’administration fiscale. Le justificatif de dépense est également très important, la facturation doit être claire et détaillée. Il est aussi primordial de savoir que les remboursements de ses dépenses d’entreprise prennent parfois du temps. Cela peut aller jusqu’à 30 jours lorsque les notes détaillées sont bien justifiées.
Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.
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