On vous explique la notion de relance facture impayée
Vous remarquez qu’une créance client n’a pas été acquittée à la fin du délai légal de règlement ? Le retard de paiement est un fléau pour la trésorerie des entreprises, surtout les TPE et PME. La lettre de relance pour facture impayée fait partie des premières étapes du recouvrement à l’amiable : découvrez quand, comment et pourquoi optimiser vos relances pour pérenniser votre activité et améliorer votre santé financière !
Qu'est-ce qu'une relance de facturation ?
Définition
Une lettre de relance de facture impayée permet d'informer un client qu'il est en retard de paiement sur une facture émise à son nom. Elle peut être rédigée comme premier moyen de relance ou bien faire suite à un mail de relance ou un appel téléphonique qui n’aura pas abouti au paiement de la facture en question. D’un point de vue juridique, la lettre de relance en facturation n’est pas un acte obligatoire en cas d’impayés et ne permet pas non plus d’engager une procédure de recouvrement forcé avec saisie.
Mentions obligatoires
Une relance de facture impayée doit contenir les mentions suivantes :
- Nom et adresse du créancier ;
- Nom et adresse du client ;
- Références de la facture impayée ;
- Montant de la facture impayée, avec pénalités de retard et indemnité pour frais de recouvrement si le client est une entreprise ;
- Délai restant pour payer ;
- Démarches déjà entreprises par le créancier pour recouvrer le montant de la facture (première lettre, appels ou mails).
Pourquoi faire une lettre de relance de facture impayée ?
La relance de facture impayée est très utile pour recouvrer une créance client puisque le retard de paiement résulte souvent d’un simple oubli et d’une négligence. La relance permet de rappeler au débiteur son obligation de paiement et que la somme due n’est toujours pas réglée, sans passer immédiatement par la case plus agressive de la mise en demeure.
Vous préservez ainsi la relation commerciale. Relancer ses factures impayées est essentiel pour contrôler le risque client et maintenir la solvabilité de son entreprise avec une bonne gestion financière. La relance de facture impayée permet aussi de limiter les frais de recouvrement et de procédure en permettant au client de régulariser le retard ou bien d’amorcer un échange et de résoudre le litige à l’amiable.
Quand doit-elle être appliquée ?
La loi LME (Loi de Modernisation de l'Économie) prévoit initialement des délais de paiement pour protéger les entreprises. Le débiteur doit normalement s’acquitter du règlement des factures dans les 30 jours suivant leur émission, même si la liberté contractuelle existe et qu’il est possible de choisir d’autres délais de règlement.
Ces derniers ne peuvent toutefois pas dépasser 60 jours ou 45 fins de mois. La relance de facture impayée doit donc avoir lieu dès que la date d’échéance est dépassée. Nous vous conseillons de réaliser vos relances clients le plus vite possible, car plus le temps passe, plus il sera difficile d’obtenir le paiement ! Sachez que vous êtes en droit d’appliquer des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
Quelles sont les étapes à suivre pour relancer efficacement le paiement de ses factures ?
Pour optimiser ses relances de factures impayées, il est recommandé de suivre un process bien défini en amont :
- Faire une première relance par mail, en restant poli et professionnel, pour rappeler au créancier ses obligations de paiement et lui permettre de payer dans les plus brefs délais ;
- Envoyer une deuxième relance plus ferme si le mail est resté sans réponse ou que le paiement n’a pas eu lieu, en précisant les conséquences juridiques en cas de non-paiement ;
- Contacter le client par téléphone pour trouver une solution amiable, notamment comprendre la raison du retard de paiement ;
- Offrir une solution de paiement flexible comme un plan de paiement échelonné ou une remise sur la facture contre un paiement immédiat ;
- Envoyer une lettre de relance de facture impayée par courrier recommandé avec accusé de réception ;
- Envoyer une lettre de mise en demeure, toujours par courrier recommandé avec accusé de réception, pour demander le paiement de la facture dans un délai précis ;
- Opter pour un recours au contentieux si le recours à l’amiable ne donne aucun résultat, et saisir le Tribunal de commerce pour obtenir une injonction de payer.
Une bonne gestion de ses factures impayées permet donc de gagner en performance, de réduire le risque de litiges et d’améliorer son image de marque. Il est recommandé d’utiliser un outil de relance pour automatiser ces process et réduire les délais de paiement de ses factures. N’oubliez jamais de remercier votre client après paiement de la facture !
Modèle de lettre d'une relance de facture impayée
Modèle de première relance
Dénomination de votre entreprise
Adresse et coordonnées
Dénomination sociale de votre client
Adresse et coordonnées
Fait à VILLE, le XX/XX/XXXX
Objet : Retard de paiement sur facture
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, et après vérification de votre compte client, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de XXX euros.
Nous n’avons pas perçu le règlement de la (des) facture(s) suivante(s) :
Facture n°X d’un montant de X € TTC, arrivée à échéance le XX/XX/XXX
L'échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation et de nous confirmer la date de règlement.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information et vous remercions par avance.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Signature
Modèle de seconde relance
Dénomination de votre entreprise
Adresse et coordonnées
Dénomination sociale de votre client
Adresse et coordonnées
Fait à VILLE, le XX/XX/XXXX
Objet : Dernier rappel de paiement de facture
Madame, Monsieur,
Nous constatons que vous n'avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de XXXX euros correspondant aux factures impayées suivantes :
Facture n°X d’un montant de X € TTC, arrivée à échéance le XX/XX/XXX
Si le règlement ne nous parvient pas au plus tard sous 8 jours, nous serons amenés à transmettre le dossier à notre conseil juridique en charge des démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.
Dans l'attente d'un règlement, nous restons à votre disposition pour tout complément d’information et vous remercions par avance.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Signature
Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.
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