L'importance de l'encours fournisseur pour une entreprise

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L’encours fournisseur…

Derrière cette expression comptable un peu floue se cache une réalité très concrète : l’argent que vous devez à vos fournisseurs.

Et comme toutes notions qui touchent aux flux de trésorerie sortants. Il est important de bien comprendre l’encours fournisseur afin d’en faire votre allié dans la croissance de votre entreprise.

Donc pour tout savoir sur l’encours fournisseur et son impact sur la santé financière de votre entreprise, suivez le guide !

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Définition et calcul de l’encours fournisseur

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Qu’est-ce qu’un encours ?

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Un encours est une situation comptable nette qui regroupe l’ensemble des dettes qu’un débiteur doit à son ou ses créanciers à un moment donné.

Une dette apparaît en comptabilité lors d’une action donnée (par exemple l’émission d’une facture) et est soldée lorsqu’un règlement est fait.

Les dettes qui constituent un encours sont ainsi celles qui ont été créées, mais qui n’ont pas encore été soldées.

Autrement dit, les dettes en cours.

Cette notion s’applique dès qu’il y a des dettes en attente de paiement.

On peut par exemple citer :

• L’encours bancaire pour parler des dettes financières qu’un emprunteur a auprès de sa banque.
• L’encours client, qui représente toutes les créances qu’une entreprise a auprès de ses clients (on y reviendra).

Comme son nom l’indique, l’encours fournisseur concerne toutes les dettes qu’une entreprise a envers ses fournisseurs à un moment donné.

Dès qu’une entreprise passe commande à crédit auprès d’un fournisseur et que celui-ci remplit ses obligations. Cela crée un encours qui est négatif et s’inscrit au passif de l’entreprise.

Et c’est le paiement de cette facture qui vient équilibrer la balance du compte.

L’encours fournisseur représente donc le niveau d’endettement d’une entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs à un instant précis.

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Comment calculer son encours fournisseur ?

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Comme on vient de le voir, les dettes fournisseurs correspondent à un poste du bilan comptable et s'inscrivent dans le passif de l’entreprise.

Elles sont dues en raison d’un contrat de fourniture qui a été honoré, mais n’ont pas encore été réglées par l’entreprise.

Il s’agit d’une situation commune puisque contrairement à la plupart des échanges commerciaux avec des particuliers. Les transactions entre professionnels requièrent rarement un paiement immédiat.

Il y a ainsi un délai de paiement pour payer la facture.

Ces dettes fournisseurs sont composées de deux éléments : les comptes fournisseurs et les charges à payer.

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Les comptes fournisseurs

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Les comptes fournisseurs sont les dettes dont les conditions sont déjà déterminées.

Toutes les spécificités de la dette comme les biens et services reçus. Le montant de la dette et son échéance sont précisés dans une facture qui a déjà été transmise par le fournisseur. Ces dettes sont donc clairement établies et en attente de paiement.

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Les charges courues à payer

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Les charges courues à payer correspondent à une prestation qui a bien été effectuée ou des marchandises livrées, mais dont la facture n’a pas encore été émise et envoyée à l’entreprise.

La dette existe, mais elle n’est pas encore actée comptablement parlant et l’entreprise ne pourrait pas la payer immédiatement si elle voulait.

L’encours fournisseur est calculé en additionnant ces deux postes et en soustrayant toutes les avances ou les paiements anticipés qui ont déjà été réglés par l’entreprise.

Encours fournisseur = Dettes fournisseurs (comptes fournisseurs + charges courues à payer) - Avances et acomptes versés au moment de la commande

Pour avoir une vision plus précise des dettes fournisseurs, il est intéressant de calculer aussi le délai moyen de paiement des fournisseurs (aussi appelé ratio de rotation du crédit fournisseur).

Il correspond à la durée du délai moyen qu’accorde un fournisseur à l’entreprise pour régler une dette et est exprimé en jours.

Délai moyen fournisseurs = (Dettes fournisseurs TTC/Achats TTC) x 360

Maintenant que vous avez vos deux indicateurs, étudions ensemble leur impact et comment les influencer.

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Pourquoi maîtriser son encours fournisseur ?

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L’encours fournisseur et le délai moyen de règlement fournisseurs sont des ratios importants à connaître !

Ils donnent des indications sur la situation et la gestion financière des entreprises et permettent aussi d’analyser les relations qu’elles ont avec leurs fournisseurs.

Plus l’encours est élevé, plus cela signifie que l’entreprise est endettée auprès de ses fournisseurs.

Mais ce n'est pas forcément une mauvaise chose !

La gestion des délais de paiement fournisseurs est un levier de financement pour une entreprise.

Plus ces délais sont longs, plus cela signifie que l’entreprise n’a pas besoin d’utiliser ses fonds propres pour financer son cycle d’exploitation.

Si les délais de règlement des fournisseurs sont supérieurs à ceux des clients, cela veut dire que l’entreprise est payée avant de devoir payer ses dettes. Donc que son cycle d’exploitation s’autofinance et que son Besoin en Fonds de Roulement (BFR) est négatif.

Un BFR faible ou positif est un très bon signe pour une entreprise.

À l’inverse, une absence d’encours fournisseur signifie des délais de paiement très courts.

L’entreprise doit payer rapidement après avoir fait un achat ce qui peut traduire un manque de confiance de la part de ses fournisseurs.

C’est donc la trésorerie de l’entreprise qui est utilisée pour financer son cycle d’exploitation.

Or cela est problématique lorsque l’entreprise possède beaucoup de stocks immobilisés ou si le délai de règlement client est long.

De plus, il est important de garder le poste dettes fournisseurs proche d’un montant raisonnable, car il s’agit d’un poste particulièrement étudié dans le bilan comptable d’une entreprise en besoin de financement (emprunts bancaires ou recherche d’investissements).

Un poste équilibré rassurera les interlocuteurs sur la santé financière de l’entreprise.

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Que dit la loi sur les délais de paiement

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Les délais de règlement entre professionnels sont encadrés. Ils le sont par la loi qui impose un délai par défaut de 30 jours. Et ce a compté de l'exécution de la prestation de service ou de la réception des marchandises. Mais ce délai peut être modifié si les deux parties se mettent d'accord. À condition qu'il ne dépasse pas 45 jours fin de mois ou 60 jours. Une exception existe pour les factures périodiques qui doivent être payées dans les 45 jours nets suivant leur date d'émission.

Ces délais sont importants à connaître et à respecter sous peine d'amende pouvant aller jusqu'à 75 000 € pour une personne physique. Et de 2 millions d'euros pour une personne morale. 

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En résumé, il est important d'avoir une véritable gestion de l’encours fournisseur, car il s’agit d’un levier important pour le financement de votre entreprise.

La négociation des délais de règlement est un point clé sur lequel vous devez être exigeant et prêt à insister.

L’autre point essentiel est de diminuer votre encours client et vos délais de règlement clients afin qu’ils soient inférieurs à vos délais de règlement fournisseurs.

Pour ça il peut être pertinent d’encourager le paiement en avance grâce à une stratégie d’escompte ou de faciliter le règlement grâce au paiement en un clic.

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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