Relancez vos factures impayées : Soan à la pointe !
Les retards de paiement n’épargnent aucune entreprise. Un mauvais payeur peut impacter la gestion de trésorerie et donc l'avenir de la société. Obtenir le paiement des sommes dues semblent être une chose facile, mais sa mise en pratique l’est beaucoup moins.
Les entreprises sont bien trop souvent confrontées à des retards de règlement. Mais il existe plus d’une solution pour recouvrer l’impayé.
Que ce soit via un logiciel de facturation intégrant la relance client, passer par une société de recouvrement amiable ou encore un huissier de justice peut être la bonne solution.
Cette problématique concerne tout le monde et peut avoir un impact considérable sur la santé financière d’une société (décalages de trésorerie, augmentation du BFR = besoin en fond de roulement, perte de temps)…
Pourtant, beaucoup se retrouvent démunis face à cette situation.
Et pour cause, plusieurs raisons peuvent expliquer les retards de paiement :
- Ne pas connaître les bons réflexes ;
- Avoir peur d’altérer sa relation clients et ses relations commerciales ;
- Ne pas se sentir légitime de réclamer une facture quand la date d’échéance est dépassée de seulement quelques jours ;
- Penser que c’est perdu d’avance face à une entreprise de taille plus importante.
Dans cet article, nous allons vous donner les clés pour mieux appréhender ce type de cas et ne plus avoir à subir ce problème. Bien-sûr, nous vous donnerons également quelques conseils pour préserver vos relations clients.
Quand envoyer la première relance ?
Relancez pour la première fois peut faire peur. Ce n’est jamais agréable de relancer un client. Pourtant, c’est dans vos droits et vous devez adopter ce réflexe de manière systématique dans votre trésorerie.
Dans un premier temps, les entreprises optent généralement pour les relances téléphoniques pour prévenir de l’impayé. Cet appel peut suffire au recouvrement de créances.
Par ailleurs, c’est un geste assez élégant vis-à-vis de votre client, car la lettre de relance n’est pas obligatoire. Certains se tournent sans hésiter vers des procédures juridiques en cas d’impayés sans passer par cette étape préliminaire. (À éviter si vous souhaitez garder une bonne relation client).
Puis vient l’étape des lettres de relance. L’envoi d’une lettre de rappel de facture impayée ne doit pas se faire avant sa date d’échéance. En revanche, à partir du moment où la date limite de votre facture est dépassée, vous devez agir le plus rapidement possible !
Le raisonnement est simple : Plus vite vous envoyez votre lettre de relance, plus vite vous pourrez être payé.
Côté client, moins le délai de paiement est important, moins les pénalités de retard seront importantes. Car, oui, si vous avez fixé des pénalités de retard au moment d’émettre votre facture, elles s’appliquent à partir du moment où il y a un retard de paiement.
L’erreur la plus courante est de sous-estimer les conséquences d’un délai de paiement sur la santé financière d’une entreprise (64 % des factures sont réglées avec un retard de paiement).
Chaque année, 16 milliards d’euros sont perdus par les PME, n’ayez donc aucun doute sur votre légitimité à envoyer une relance.
La relance des clients est un procédé qui peut très vite devenir compliqué.
Une astuce, utiliser un modèle de lettre de relance avec un accusé de réception pour maximiser vos chances.
Ce courrier recommandé sera un avertissement pour informer les créanciers d’une procédure pénale possible.
En effet, sans aucune réponse, vous pouvez envoyer une assignation en justice à votre client pour recouvrer votre créance. Mais ce n’est pas le but premier, d’une part les frais de recouvrement sont élevés et les délais sont parfois très longs.
Plusieurs raisons peuvent-être à l’origine d’un retard de paiement :
- Difficultés financières ;
- Problème avec le prix proposé ou la prestation, litige, etc ;
- Oubli de la part de votre client ou mauvaise foi ;
- Les délais de paiement ;
- L’échéancier de règlement n’est pas optimisé.
Comment faire une bonne lettre de relance ?
Plusieurs choses sont à privilégier pour faire une bonne lettre de relance, d’autres sont à éviter.
Ce qu’il ne faut pas faire :
En cas de retards de paiements ou de non-paiement, certains comportements peuvent jouer en votre défaveur.
En effet, il y a des actions à ne pas faire, car en plus de vous éloigner de votre objectif initial, elles peuvent être réprimandées par la loi.
Voici ce que vous devez éviter :
- Envoyer une lettre de recouvrement agressive ;
- Menacer votre client d’intégrer son nom sur la base de données de mauvais payeurs ;
- Divulguer la situation à d’autres personnes dans le but de pénaliser votre client.
Afin d'augmenter les chances de récupérer vos factures impayées, il est recommandé d'écrire une lettre de relance claire. Par ailleurs, votre lettre doit comporter des éléments essentiels de sorte à mettre toutes les chances de votre côté pour que le créancier vous paye.
La relance peut se faire par mail, ou bien par courrier avec une lettre recommandée et accusé.
En outre, cela permettra de préserver vos relations commerciales. Écrire une bonne lettre de relance permet également de se diriger vers un recouvrement à l’amiable si nécessaire.
Voici les éléments indispensables à intégrer à une lettre de relance.
- Numéro et date de la facture qui doit être réglée ;
- Le montant de la facture et les pénalités de retards appliquées ;
- La date d'échéance de la créance ;
- L'élément ou les éléments de la facture (services, produits) ;
- La demande de paiement en mentionnant qu’elle doit être envoyée de brefs délais.
Que faire si malgré tout, vous n’avez pas de retour de votre client ?
De manière générale, il est conseillé de relancer son client jusqu’à trois fois pour une facture impayée. Si cela ne suffit pas, vous devez procéder à la première étape du recouvrement : envoyer une lettre de mise en demeure.
La lettre de mise en demeure de payer peut vous permettre de régler un litige à l’amiable. Mais contrairement à la relance, elle est obligatoire avant d’engager une procédure judiciaire.
C’est seulement ensuite que vous pourrez avoir recours à du recouvrement (judiciaire ou amiable) de créances impayées. Votre client aura l’injonction de payer.
Les statistiques sur le recouvrement sont encourageantes : 90 % des procédures de recouvrement se font à l’amiable avec le débiteur.
Une autre solution, même après une relance téléphonique et plusieurs lettres, vous n’avez toujours pas récupéré votre argent. Il existe la procédure de référé-provision permettant l’obtention d’un titre exécutoire. Ce dernier est un acte juridique qui permet l’exécution forcée d’une créance. Il faut passer par un huissier de justice ou via un référé d’urgence afin d’enfin percevoir le paiement de la facture.
Les relances chez Soan
La procédure de recouvrement peut s’avérer longue et coûteuse, nous souhaitons réduire les litiges et le règlement rapide d’une dette.
Chez Soan, nous mettons à votre disposition tous les outils pour vous permettre de vous faire payer dans les délais prévus. 91 % des factures sont réglées sous 48 h sur notre plateforme.
On considère que le plus important, c’est de vous faire payer dans les délais tout en préservant votre relation client. En effet, ce n’est pas dans notre philosophie de blâmer les clients qui ne payent pas les factures à temps. Comme dit précédemment, avoir des créances peut arriver à tout le monde, pour différentes raisons et on n’inscrira jamais vos clients sur les listes de mauvais payeurs, promis
Mais pour vous épargner cette problématique, on a mis une place un système automatique de relance des clients.
Pourquoi ?
Pour vous libérer du temps et vous enlever le poids de savoir si la facture va être réglée dans les délais.
Vous pouvez quand même le vérifier, car vous avez accès à toutes les étapes de votre facturation en temps et en heure. Vous savez si votre client à régler votre facture ou non avant même de recevoir votre paiement (ce qui évite d’envoyer une lettre de relance alors que votre client vous a déjà payé…)
On vous offre également la possibilité de recouvrer vos factures peu importe votre type d’entreprise (TPE, PME, Auto-entrepreneur, micro-entrepreneur...) grâce à notre partenaire Allianz Trade, société d’experts du recouvrement.
Sur Soan, un mail de relance est envoyé à votre client en lui rappelant les infos nécessaires. Et bien-sûr, vous avez la possibilité de personnaliser le message qui va lui être envoyé et de pré-enregistrer un modèle de lettre !
Désormais, vous savez quelles sont les actions à mettre en place quand vous faites face à des factures en retard ! Votre gestion d’entreprise est facilitée et vous vous concentrez sur votre activité.
Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.
Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂
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