Soan vous explique les modalités d'une année comptable

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Pour toutes les sociétés, l’année est délimitée par la clôture de l’exercice comptable. La définition d’un exercice fiscal est une période au cours de laquelle une société enregistre tous ses mouvements financiers.

La définition et l’élaboration des comptes annuels est une étape essentielle pour toute entreprise. Qu’elle soit dans son processus de création ou qu’elle est déjà clôturée plusieurs périodes fiscales. Il est nécessaire d’être attentif pour ne pas faire d’erreurs.

Le principe d’année comptable régit la gestion et le fonctionnement d’une entreprise.

Concrètement, l’exercice comptable correspond à la période pour laquelle l’entreprise doit tenir une comptabilité. En règle générale, un exercice comptable dure une année. Il s’agit de 12 mois consécutifs, alignés ou non sur l’année civile.

L’objectif est de comptabiliser minutieusement toutes les transactions réalisées au sein de la société.

L’entreprise aura l’obligation de réaliser un inventaire afin de contrôler la valeur de son patrimoine et de son stock. Il faut également établir la liasse fiscale et les comptes annuels afin de les transmettre aux différents associés, banques ou encore à l’État.

En effet, au terme de l’année comptable, l’entreprise devra produire divers documents afin d’apprécier sa situation financière.

Cette obligation encourage les dirigeants d’entreprise à réfléchir à leurs décisions concernant l’année comptable. Et notamment, pour certaines activités avec une forte saisonnalité. Un exercice décalé vis-à-vis du calendrier civil permettra à l’entreprise de réaliser ses bilans et autres documents plus sereinement.

On le sait que la clôture des exercices comptables sont toujours une période de stress et de tension pour toutes les entreprises. Il faudra faire un choix, vous pouvez décider de passer par un expert-comptable afin de faciliter cette clôture. Ou de le faire en interne si vous avez les ressources nécessaires.

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Quelle est la durée d’une année comptable ?

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Contrairement à d’autres pays, les entreprises françaises bénéficient d’une grande souplesse concernant la date d’ouverture de leur exercice. Mais pour ce qui est de sa durée, ce n’est pas pareil. Une année comptable doit respecter une durée de 12 mois, et ce, à partir de la seconde année.

En effet, pour ce qui concerne le premier exercice, il y a quelques particularités. La durée de l’année comptable peut être raccourcie ou rallongée, selon les besoins de l’entreprise.

Deux cas sont possibles. Si la première année fiscale dure moins de 12 mois, c’est que le dirigeant souhaite s’aligner sur l’année civile.

Mais si cette dernière est plus longue, cela signifie que l’entreprise souhaite assurer un équilibre financier dès son début d’activité.

Qu’importe la situation, la durée maximale de la première année comptable ne peut excéder une durée de 24 mois.

Selon les statuts des entreprises, la définition de la durée de l’exercice fiscal peut être différent. Le premier peut être plus long, mais il est judicieux de choisir une durée qui sera pertinente le plus longtemps possible. En effet, si vous devez être amené à changer cette date de clôture, cela vous rajoutera des processus et une dose de stress.

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Est-il possible de changer la date de clôture de l’exercice ?

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Certes, il est préférable de prendre les mesures adéquates concernant son année comptable dès son début d’activité. Mais il convient que ce type de décisions ne sont pas irrévocables.

Il est donc possible de modifier la date de clôture de l’année comptable, mais ce n’est pas chose facile.

En effet, pour commencer, le gérant devra convoquer une assemblée générale extraordinaire afin de présenter la motion de changement. Un vote sera alors réalisé à l’unanimité pour que le changement soit validé.

Puis, il suffira de changer les statuts pour rendre la décision effective.

Les entreprises sont souvent dans le rush de fin d’année, entre la création des devis et factures, mais la clôture reste une obligation juridique. Selon les statuts d’une entreprise, clôturer sa période pourra différer.

La modification des dates de clôture sont possibles, mais cela reste un choix compliqué à mettre en place.

La définition des dates de clôture se font lors du premier exercice fiscal, il est donc préférable de bien les choisir afin de ne plus les changer. C’est un processus assez long afin de modifier les dates, surtout au cours d’un exercice.
Pour conclure, la modification est possible, mais pas facile.

À savoir : En modifiant les dates de clôture des périodes fiscales, cela peut impacter votre déclaration d’impôt et de revenus. Il est préférable de se faire aider par des sociétés spécialisées ou d’avoir un expert en interne pour ne pas faire d’erreurs.

Retrouvez notre guide sur l’année comptable sur notre site pour en savoir plus.

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Les obligations d’une clôture comptable

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L’année comptable est une pratique réglementée, en effet chaque entreprise doit respecter certaines obligations pour être dans la légalité.

Afin de réaliser au mieux sa clôture comptable, il faudra :

• Vérifiez que toutes les écritures ont été saisies, y compris les factures non parvenues, charges à payer, factures à établir, charges constatées d’avance, produits constatés d’avance, produits à recevoir, qui doivent être recensés dans l’exercice actuel, même si leurs impacts seront comptabilités dans l’exercice suivant ;
• Effectuez un rapprochement bancaire rigoureux entre les relevés de la banque et vos différentes saisies comptables ;
• Contrôler que toutes les écritures soient validées sur le logiciel comptable ;
• Enregistrer le livre journal. C’est concrètement le concentré de tous les journaux comptables classés par mois. Cela permet donc de suivre chronologiquement toutes les opérations financières en lien avec le patrimoine de l’entreprise ;
• Produire divers documents comme le bilan comptable, la liasse fiscale et le compte de résultat.

Il est préférable de respecter ces obligations afin d’éviter certaines sanctions. En effet, dans le cas où une entreprise ne dépose pas ses comptes auprès du Greffe. Elle s’expose à une sanction pénale de 1 500 € et de 3 000 € en cas de récidive.

Mais le délai de prescription pour entamer une procédure pénale à l’encontre d’un dirigeant d’entreprise est de 1 an, à compter de la date limite de dépôt.

Cependant, cela n’empêche pas de recevoir une injonction de payer, à laquelle s’ajoutent des pénalités de retard.

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Les principales étapes d’une année comptable et d’une clôture

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Afin de faciliter le déroulement d’une année comptable, une entreprise se doit de suivre certaines étapes méticuleusement afin de s’assurer de la fiabilité et de la pertinence de son année comptable. Le tout dans l’objectif de préparer sa clôture d’exercice.

Il faudra prendre en compte :

• Le solde des comptes de produits et charges : Il s’agit des comptes formant le compte de résultat, c’est-à-dire des bénéfices et des pertes ;
• L’arrêt des comptes du grand-livre : Les mouvements inscrits dans les comptes de bilan sont totalisés et le solde définitif de chaque compte est calculé ;
• L’arrêt des écritures des journaux : Les colonnes débit et crédit des journaux comparées avec la balance comptable définitive après inventaire et doivent correspondre ;
• Déterminer quand faire la clôture comptable ;
• Lister les pièces comptables nécessaires ;
• Préparer un planning de clôture comptable ;
• Impliquer tous les acteurs nécessaires à la clôture comptable ;
• Vérifier les écritures comptables ;
• Faire le calcul des impôts définitifs ;
• Présenter la liasse fiscale en Assemblée Générale ;
• Envoyer la liasse fiscale à l’administration, puis l’archiver.

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Utiliser une solution de gestion financière pour une année comptable maîtrisée

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Une bonne solution de paiement allège votre fardeau en prenant en main la gestion de ces cas particuliers.

Par exemple, elle va permettre d’automatiser les relances et de notifier le client de son retard. À la manière de Soan, elle peut aussi directement intégrer des outils et des partenariats avec des acteurs du recouvrement pour faciliter et accélérer la procédure de recouvrement lorsqu’un client ne paye pas.

De plus, puisqu’elle permet d’encaisser des paiements, elle vous en simplifie le suivi en répertoriant les factures émises, celles arrivant à échéance, en vous donnant des informations sur les sommes encaissées par mois, etc.

Une bonne solution de paiement sera donc aussi un outil de gestion vous permettant de piloter la situation financière de votre entreprise plus finement.

Vous l’aurez compris, l’utilisation d’une solution de gestion financière vous accompagnera au quotidien dans votre trésorerie et vous pourrez maîtriser votre comptabilité.

Vous pourrez retrouver l’intégralité de vos factures et autres documents comptables directement sur la plateforme. Votre clôture comptable sera donc facilitée.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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