Tout savoir sur les élements comptables obligatoires

‍

Lorsque vous êtes un commerçant, physique ou moral, il peut parfois s’avérer difficile de s’occuper de certains domaines de votre profession comme tenir une comptabilité par exemple. Pour autant, c’est une obligation légale pour toutes les entreprises de présenter des comptes à jour sur leur activité.

Dans cet article, nous abordons les différents éléments comptables obligatoires afin d’être en règle. Nous verrons de quoi ces documents sont composés, qui peut les tenir et comment peut-on avoir une bonne tenue de comptabilité pour faire face à ses obligations comptables.

Notre but ici n’est pas de vous assommer avec des mots que personne ne comprend, mais de démocratiser ce domaine et de le rendre plus simple à aborder. C’est pourquoi, nous définirons chaque mot du secteur.

En effet, la comptabilité est souvent une discipline qui effraie lors de la création d’une société. Des termes comme “balance comptable”, “états financiers”, “tableau d’amortissement” peuvent vite perdre un novice.
Pourtant, une bonne gestion comptable est un instrument redoutable pour les entreprises. Elle leur permet de suivre des éléments comme leur production, leurs stocks, leurs dettes et d’équilibrer leurs dépenses.
Elle permet aussi à une société de mesurer son patrimoine, ses immobilisations, et de s’assurer que d’un point de vue comptable, le développement de son activité suit bien le plan prévu.

Bref, c’est un outil de pilotage très important qu’il ne faut pas négliger !

Cet article vous aidera à être prêt pour entamer une nouvelle année sereinement !

‍

Les documents comptables obligatoires

‍

Pour commencer, qu’est-ce qu’un document comptable ?

De manière très simple, un document comptable est un ensemble d’informations comptables réunies. Cela peut aller de la facturation aux déclarations fiscales en passant par vos relevés ou un tableau d’amortissement. C’est un terme qui regroupe beaucoup d’autres supports d’informations comptables.

Les documents comptables peuvent parfois être légèrement compliqués à lire et à analyser. Pour mieux les comprendre, il est possible que vous ayez besoin de base comme le bilan comptable ou encore le compte de résultat. Tous ces documents ont aussi vécu une dématérialisation et se font donc majoritairement en ligne, plus besoin de tout avoir sur papier (c’est déjà assez difficile comme ça vous ne trouvez pas ?).

Ils ont pour objectif de déclarer votre situation financière à l’État, de mieux gérer votre trésorerie (d’ailleurs chez Soan, nous sommes très forts dans ce domaine). Enfin, de pouvoir anticiper vos futurs investissements ou achats.

Ces documents sont annuels, donc à mettre à jour tous les ans en respectant les échéances. Ils sont vérifiés chaque année par un cabinet d’expertise comptable. Cela veut dire que nous faisons une présentation des comptes annuels à un expert-comptable qui va venir analyser tous ces documents et va faire ce que l’on appelle une expertise comptable ou un audit. Autrement dit, il va juger si vous êtes en règle ou non pour pallier d’éventuels contrôles fiscaux.

Mais cet expert-comptable justement, quels documents veut-il vérifier exactement ?

On vous a fait la liste ici !

‍

Le livre-journal

‍

Le livre-journal est un recueil dans lequel est recensé de manière chronologique chaque action liée au patrimoine d’une entreprise, c'est-à-dire chaque achat et chaque vente. Tenir un livre-journal de façon informatisée a pour objectif de répondre rapidement à la demande d’un contrôle rapide par une institution financière (administration fiscale ou autre). Le livre-journal regroupe généralement plusieurs livres :

• Le livre d'achat dans lequel sont saisies les factures d’achats et note de frais ;
• Le livre-journal de vente où figurent les factures de ventes.

Tous ces justificatifs saisis deviennent des pièces comptables :

• Le livre de banque : Les opérations de banque émises ou reçues (virements, prélèvements ou paiements CB, avec Soan par exemple) ;
• Le livre-journal des opérations diverses.

Toutes ces opérations sont appelées écritures comptables et saisies suivant un plan comptable propre à chaque entreprise.

On peut aussi y ajouter le livre d’inventaire, mais il n’est plus obligatoire depuis le premier janvier 2016 (cependant procéder à un inventaire physique, notamment de vos stocks, tous les ans est toujours obligatoire).

‍

Le livre d’inventaire

‍

Comme dit ci-dessus, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire. Cependant, il est utile d’établir un bilan et de savoir en temps et en heure les produits dont vous disposez dans vos stocks. Ce document permet de mieux gérer sa comptabilité et d’établir des prévisionnels pour anticiper des évènements futurs (les fêtes de fin d’année par exemple).

‍

Le bilan comptable

‍

C’est un document rédigé à la clôture de l’exercice comptable en cours. Il fait état de la santé financière de l’entreprise à un instant donné. On y trouve les actifs et passifs de l’entreprise (ses possessions en matière d’immobilisations par exemple) et ses créances. Pour que ce document soit certifié, il est généralement analysé par un commissaire aux comptes (ils ont des cabinets ou des compagnies comme les experts-comptables). Il fait partie des documents qui doivent être conservés pendant 10 ans après certification.

‍

Le compte de résultat

‍

En annexe du bilan comptable, on fait un compte de résultat. Ce document se fait pendant un exercice comptable et a pour vocation de mettre en avant les bénéfices ou les déficits d’une entreprise. Il est présenté à de futurs investisseurs pour qu’ils analysent la santé financière de l’entreprise.

‍

Le grand-livre comptable

‍

Un grand livre regroupe l’ensemble des comptes qui ont été utilisés par l’entreprise dans le cadre de la tenue de sa comptabilité. C’est dans ce document qu’est retranscrit le livre-journal, accompagné de tous les autres documents cités ci-dessus. Il doit y avoir dessus chaque transaction qu’a faite l’entreprise durant l’année en cours ainsi que leurs éventuels coûts. C’est le Big Boss de la comptabilité !

Dans les grands livres comptables, les transactions sont souvent écrites comme ceci :

• Date de l’opération ;
• Numéro de compte ;
• Intitulé du compte ;
• Libellé de l’opération ;
• Référence de l’opération ;
• Montant et sens de la transaction ;
• Journal de comptabilisation de l’opération ;
• Code du lettrage.

Le grand-livre comptable est un document à conserver pendant 10 ans minimum. Il est souvent informatisé.

‍

Les obligations du comptable

‍

Lorsque la comptabilité est tenue en interne, le service est obligé de tenir ces documents à jour et de les soumettre chaque année à une expertise. Plus la comptabilité est régulière, plus l’entreprise pourra se projeter et grandir. Le service se doit de conserver les pièces justificatives et tous les documents concernant la tenue des comptes pendant 10 ans après clôture de l’exercice comptable.

Dans certains cas, le comptable s’occupe aussi de la partie sociale de l’entreprise, et auquel cas tenir des registres obligatoires tel que le registre unique du personnel.

En conclusion, vous avez toutes les cartes en main pour mieux piloter la gestion comptable de votre société. Évidemment, l’aide d’un expert reste indispensable. Mais de la même manière que vous suivez la vente de vos produits, le coût de vos fournisseurs ou vos créances client, il est important que vous gardiez un œil sur votre comptabilité afin de pouvoir suivre l’évolution de vos capitaux ou comprendre ce qui s’ajoute à votre actif ou votre passif, afin d’assurer le développement de votre activité.

Et désormais, vous avez toutes les clés pour réussir votre exercice comptable !

‍

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

Rendez-vous sur le blog Soan ou abonnez-vous à nos réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook ou Youtube.