Les modalités de paiement d'une facture pour une entreprise

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Sur ce blog, nous abordons beaucoup le sujet du paiement d’une facture et de ce que vous pouvez faire lorsqu’une facture se transforme en impayé.

Nous vous avons aussi beaucoup informé sur le recouvrement et toutes les solutions qui s’offrent à vous lorsqu’un paiement semble perdu.

Le but de cet article est de venir compléter ces connaissances pour se concentrer sur la facturation et les conditions à négocier lors de l’établissement de l’échéancier de paiement.

Et celles-ci peuvent changer selon votre rôle dans le contrat.

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Le paiement de facture quand on est débiteur

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Il existe de nombreuses possibilités d’échéances lors de l’établissement d’une facture.

L’échéance peut tout d’abord se mettre à courir dès la génération de la facture (mais c’est assez rare). On peut alors demander un paiement comptant lors de la vente.

Il est aussi possible qu’elle soit exigible ou que le délai de paiement commence dès la réception de la facture par le débiteur.

Enfin, elle peut être payable à 30 jours ou 30 jours fin de mois (pour un rappel de la différence entre les deux, je vous renvoie sur cet article). Un délai maximum de 45 jours fin de mois peut parfois être trouvé, mais il s’agit de dérogations spéciales. Dans la grande majorité des cas, le paiement d’une prestation doit se faire au maximum dans les 60 jours calendaires suivants sous peine de sanctions.

Lorsque vous réglez des factures, la règle en termes de délais est de négocier une échéance de paiement la plus lointaine possible.

L’idée ici n’est évidemment pas d’allonger les délais et repousser le paiement pour le plaisir, mais de diminuer votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR).

Vous trouverez un article complet sur le sujet sur notre blog. Pour faire simple, le BFR est une notion comptable qui représente la trésorerie nécessaire à une entreprise pour financer un cycle d’exploitation. C’est-à-dire la somme nécessaire pour couvrir les charges entre le moment où vous payez vos fournisseurs et celui où vos clients vous payent.

Donc, vous l’aurez compris, plus vous pouvez payer vos fournisseurs tard, moins la pression sur votre trésorerie sera importante pour financer un cycle d’exploitation.

L’écart entre la date de réception et la date de règlement est donc un vrai levier pour les entreprises dans la gestion de leur besoin de trésorerie.

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Négocier des délais assez longs pour régler vos factures

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Vous l’aurez compris, la durée entre la facturation et le paiement d’une livraison de produits ou d’une prestation de service est donc un enjeu crucial pour un professionnel qui veut piloter intelligemment sa gestion de trésorerie.

Toutefois, il faut trouver le juste équilibre.
En effet, entre professionnels, hors de question que vous soyez en retard dans vos paiements sous peine de vous voir imposé des sanctions (pénalité forfaitaire, amende, etc. voir une procédure de recouvrement) et de dégrader la relation avec votre fournisseur.

Vous devez donc trouver des leviers pour repousser cette date de paiement sans tomber dans le retard de paiement.

Et pour ça plusieurs arguments s’offrent à vous.

Par exemple l’ancienneté de la relation que vous avez avec votre fournisseur. De nombreux professionnels offrent des conditions de paiement favorables à leurs clients réguliers lorsqu’ils savent qu’ils honorent leurs factures. Donc si vous êtes un bon client qui n’avait jamais payé en retard, profitez-en pour demander le délai maximum de paiement !

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Une négociation selon la quantité

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Vous pouvez aussi argumenter sur la quantité de la commande, le montant de la somme ou l’aspect récurrent des commandes. Là encore, le but est de mettre en valeur le fait que vous êtes un bon client et que votre créancier peut donc faire un geste sur le délai de règlement d’une facture, surtout si le montant de la vente est élevé.

Vous avez désormais quelques clés en main pour négocier vos délais de paiement. N’hésitez pas à aborder le sujet au plus vite et sans crainte de froisser votre fournisseur. En tant que professionnel, il est habitué à ces discussions.
Les délais de paiement font partie des négociations habituelles lors d’une livraison de produits ou d’une prestation de service, au même titre que les négociations sur le prix, les pénalités de retard, les modalités de livraison, etc.

En revanche, vous vous en doutez, la stratégie à adopter lorsque vous êtes créancier est très différente…

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Le paiement de facture quand on est créancier

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Pas de surprise ici, l’objectif quand vous êtes créancier est que le paiement soit fait le plus rapidement possible.

Toutefois en tant que professionnel, l’entreprise cliente à les mêmes enjeux de trésorerie que vous, et vous allez avoir du mal à la faire payer comptant !

Vous devez donc négocier les conditions de paiement de facture avec votre créancier pour l’encourager à vous payer plus vite.

Évidemment, ici, nous parlons d’inciter une entreprise à payer plus vite dans la durée cadre fixée par la loi et le code du commerce.
Les cas où des entreprises qui ont profité de la vente de vos services ne vous payent pas dans les durées fixées par la loi et le contrat ne relèvent pas des conseils ci-dessous, mais de la gestion des impayés.

Pour éviter ces cas-là, vous devrez avoir précisé dans le contrat les pénalités applicables (indemnité forfaitaire, taux d’intérêt par jour de retard, etc.) et rappeler les sanctions prévues par la loi (montant de l’amende prévue par le code du commerce, risque de procédure judiciaire, etc.) afin de décourager les mauvais payeurs.

En revanche pour les entreprises clientes de vos services ou de vos produits qui n’enfreignent pas la loi, mais que vous voulez faire payer plus vite, vous allez devoir mettre en place des incitations positives à vous régler rapidement.

Pour ça, deux bonnes pratiques vous seront très utiles.

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Le bénéfice concret

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La première est de mettre en place un bénéfice concret à vous payer rapidement.

C’est l’un des principaux avantages d’une politique d’escompte. Par exemple, votre client se verra accorder une remise (souvent de quelques pourcents) à condition de payer sa facture bien avant l’échéance de celle-ci (vous devez juste prendre en compte l’implication comptable d’une telle remise dans votre comptabilité).
Vous pourrez faire apparaître ces conditions dans le calcul de votre prix sur lors de l’émission de votre devis afin d’informer rapidement votre client qu’il a tout intérêt à vous payer vite.

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Faciliter le règlement

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La seconde solution est de faciliter autant que possible le règlement des factures.

La question de comment payer une facture est presque aussi importante que celle de quand régler une facture.

De nombreux retards de paiement surgissent lorsque la procédure de paiement est compliquée.

C’est par exemple le cas lorsqu’un débiteur doit payer par chèque. En effet, au moment du paiement peuvent s’ajouter d’autres freins comme le fait de devoir trouver une enveloppe, envoyer le chèque, aller à la Poste, etc.

De la même manière, ne permettre que des règlements par virement bancaire de banque à banque apporte son lot de frictions.

Le débiteur va devoir récupérer les coordonnées bancaires du créancier puis se servir de son RIB pour enregistrer un nouveau bénéficiaire effectif. Ensuite, il doit attendre plusieurs jours le temps que la demande soit validée et seulement enfin effectuer le virement.

Ce sont tout autant de moments où il va repousser ou oublier le paiement à effectuer.

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Les moyens de paiement acceptés pour le règlement

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Utiliser une solution comme Soan qui vous permet d’offrir en toute sécurité à vos clients le choix dans la manière de vous payer. Notamment avec le prélèvement automatique (prélèvement SEPA) ou la possibilité de payer par carte bancaire. Également, le fait d’effectuer un virement, vous donne plus de chance d’être payé vite.

De plus, en passant par une solution de paiement, vous assurez un paiement sécurisé à vos clients. Vous automatisez un certain nombre de tâches chronophages comme l’envoi d’un email de confirmation de paiement ou l’édition des reçus.

De plus vous vous assurez une tranquillité d’esprit sur les nombreux sujets annexes à l’émission de la facture (présence de toutes les mentions obligatoires et des pénalités applicables, prise en compte du taux de TVA dans le calcul du prix, simplification de votre comptabilité, etc.)

Donc en passant par un service comme Soan, vous et votre client profitez d’interactions plus simples vis-à-vis de l’émission de la facture et de son paiement.

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Pour conclure

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En conclusion, vous devez adopter des stratégies diamétralement opposées lors de la négociation des échéances de paiement de factures en fonction de votre rôle dans le contrat.

Si vous êtes débiteur, essayez de négocier des durées de paiement plus longues. Appuyez-vous sur l’importance de votre relation avec votre fournisseur.

À l’inverse, lorsque vous êtes créancier, essayez plutôt de réduire les délais de paiement en encourageant vos débiteurs à vous payer rapidement grâce à des avantages en cas de paiement anticipé et en levant le plus possible les freins au paiement.

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Pour en savoir plus sur la manière dont Soan peut vous aider à vous faire payer plus vite, consultez notre site internet.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog 🙂

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