Comment mettre en place le recouvrement de ses impayés ?

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Lorsqu’une facture dépasse sa date d’échéance, la rapidité de réaction va souvent faire la différence entre un paiement récupéré et un impayé. Découvrez dans cet article tout le process de recouvrement des impayés.

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Le recouvrement

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Avant de commencer l’article, découvrons ensemble ce qu’est un recouvrement.

En juridique, il existe trois procédures judiciaires de recouvrement judiciaire :

• Procédure d’injonction de payer ;
• Procédure de référé-provision ;
• Et procédure d’assignation en paiement.

Dans la plupart des cas, il est essentiel de réaliser une mise en demeure de payer avec un huissier de justice. Il s’agit d’un dernier avertissement dans lequel vous informez votre débiteur d’obtenir le paiement avant d’intenter une procédure de recouvrement judiciaire.

La mise en demeure doit être faite de manière à conserver un moyen de preuve (le plus souvent par lettre recommandée).

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La procédure d’injonction de payer

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Cette procédure d’injonction est une demande simple et peu onéreuse. Elle peut être réalisée par un créancier auprès d’un juge. Celui-ci prononce une injonction de payer contre un débiteur afin qu’il règle ses dettes.

Le créancier doit rédiger une requête en injonction de payer contenant certaines mentions obligatoires. Ainsi que d’y joindre des pièces justificatives pour prouver l’existence de l’impayé : facture, contrat, lettre de mise en demeure, etc.).

Cette requête doit être déposée dans un tribunal compétent (généralement un tribunal du commerce). Vous pouvez même vous faire accompagner par un avocat.

Cette requête auprès du Tribunal de commerce constitue la phase non contradictoire de la procédure de recouvrement. Cela signifie que le débiteur (celui qui doit de l’argent) ne peut pas se défendre. Il n’est donc pas entendu par le juge et ne peut pas s’opposer aux arguments du créancier. À ce stade, le juge rend une ordonnance d’injonction de payer ou il rejette la requête.

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Le référé-provision

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C’est une procédure qui permet également de demander un paiement rapide et à bas coût.

En revanche, cette procédure est soumise à une condition stricte : la créance ne doit “pas être sérieusement contestable”. Par conséquent, le créancier doit disposer de preuves suffisantes pour démontrer que le débiteur a bien une dette non réglée. Le recours à un recouvrement judiciaire est généralement conseillé dès lors que vous êtes certain que votre débiteur ne contestera pas la créance.

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L’assignation en paiement

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C’est une procédure classique. En effet, c’est un procès qui demande la réalisation d’une assignation au fond.

La procédure a un délai plus long et plus onéreuse et donc plus complexe. Elle sera moins adaptée aux entreprises qui veulent un règlement rapide.

Elle peut résulter de l’échec d’une procédure d’injonction de payer ou d’un référé provision.

Il est essentiel de mettre en place au sein de votre société un process de recouvrement des impayés efficace et simple à suivre afin de pouvoir agir rapidement. Selon une étude du cabinet Altares, à partir de 30 jours de retard, le risque que le débiteur ne règle jamais sa dette est même multiplié par 6 !

Voyons ensemble les points importants à garder en tête au moment de l’élaborer.

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Deux types de gestion de recouvrement

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Le recouvrement à l’amiable

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Le créancier peut tenter un recouvrement à l’amiable sans passer par un juge, en établissant un dialogue constructif avec le débiteur. Un double avantage, en effet, en évitant de passer par la justice, le créancier peut récupérer son argent plus rapidement et le débiteur évite le passage par un procès.

Le recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui.

Il existe des sociétés de recouvrement amiable de créances, elles sont spécialisées pour vous aider à récupérer votre argent. Elles proposent au créancier de récupérer pour son compte sa créance.

L’entreprise récupère l’argent auprès du débiteur au  nom et pour le compte du créancier. Le recouvrement à l’amiable pour le compte d’autrui est une activité strictement réglementée.

Vous pouvez donc déjà vous entretenir avec des sociétés de recouvrement ou utiliser des services comme celui de Soan pour pouvoir lancer une procédure de recouvrement en quelques clics seulement.

Un bon partenaire vous accompagnera dès le moment du défaut de paiement et vous aidera à avancer lors des procédures de recouvrement amiable et judiciaire. Justement parlons maintenant de recouvrement judiciaire.

Recouvrer n’est pas gratuit dès lors que vous passez avec une société de recouvrement, en effet, des frais de recouvrement peuvent s’appliquer. Des commissions en euros sur le montant à recouvrer est souvent le modèle mis en place.

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Recouvrement judiciaire

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Contrairement au recouvrement amiable, qui n’est qu’une simple incitation à ce que le débiteur paie sa créance. Le recouvrement judiciaire à pour but de forcer à régler ses dettes.

Il comprend toutes les voies de recours qui permettent l’obtention d’un titre exécutoire. Dès lors qu’un titre exécutoire est délivré par un juge, le créancier est habilité à forcer le débiteur à payer ses dettes. Pour cela, il utilise le mécanisme de saisie d’huissier.

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L’huissier de justice

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L’huissier de justice est un officier public ministériel chargé d’exécuter les décisions de justice. Il est notamment chargé du recouvrement judiciaire des créances.

En revanche, la loi l’autorise à proposer des services de recouvrement amiable pour compte d’autrui.

Cette “double casquette” peut faire douter le débiteur sur la nature juridique du recouvrement.

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L’importance d’un pre-recouvrement et des processus

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Savoir bien choisir son client

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On l’oublie trop souvent, mais le meilleur moyen d’éviter le recouvrement c’est de bien planifier la relation commerciale avant même qu’elle ne débute.

La 1ʳᵉ étape de votre processus de recouvrement est donc de mettre en place un système pour bien choisir vos clients.

Beaucoup d’entreprises ne se posent pas la question de la solvabilité de leur client avant de signer le contrat. Les dirigeants sont contents d’ajouter un nouveau client à leur portefeuille et n'anticipent pas suffisamment les éventuels problèmes.

Ne faites pas cette erreur !

Pour évaluer un nouveau client, la solution peut être d’utiliser un outil de scoring qui recoupe les données existantes et donne une note et un indice de risque à un client. Plus ce risque est élevé, plus les chances d’un défaut de paiement sont importantes.

Il est aussi intéressant d’effectuer un travail de prise de références auprès d’autres partenaires commerciaux de ce potentiel client. Pour savoir quelles sont ses pratiques en matière de paiement.

Ces deux approches vous donneront des éléments pour évaluer le risque d’impayés que représente potentiellement un futur client. Et vous permettront de vous décider en connaissance de cause.

Une fois le client validé et signé, la deuxième étape du processus va être de communiquer avec lui. Il est primordial de garder le plus possible les canaux de communication ouverts pour voir arriver de loin un possible problème.

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Surveiller et communiquer

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Lorsque des factures sont en attente de paiement, deux actions clés doivent avoir lieu en interne : la surveillance et la communication.

La surveillance va permettre de détecter rapidement les problèmes et d’agir vite.

Un bon processus de recouvrement implique donc de savoir ce qu’il faut surveiller attentivement.

Vous devez donc pouvoir segmenter les factures en fonction de plusieurs critères comme :

• L‘importance du client pour l’entreprise ;
• L’historique de la relation ;
• La proximité de la date d’échéance ;
• Le montant de la créance.

Vous pouvez aussi préparer des procédures spécifiques par catégorie (nombre de relances, format des relances etc).

En effet, vous ne traiterez pas un client historique à qui il reste 10 jours pour vous payer sa créance de la même manière qu’un client bien connu comme mauvais payeur la veille de son échéance.

Vous devez donc pouvoir établir ces “catégories” pour savoir sur lesquelles garder un œil.

En plus d’une surveillance attentive, garder les canaux de communication ouverts et actifs est aussi décisif dans votre processus de pré-recouvrement.

Les commerciaux sont le lien entre l’entreprise et le client. Ces derniers sont les mieux placés pour détecter en amont un problème potentiel.

Ils doivent maintenir un contact régulier même lorsque le contrat a été signé et la prestation effectuée afin d’anticiper les problèmes.

Ils peuvent notamment prendre la température lors de la réception de la prestation ou de la marchandise. Cela permet d’anticiper un éventuel blocage ou mécontentement de la part du client et de le régler immédiatement.

Enfin, durant cette phase, il ne faut pas hésiter à envoyer des rappels au sujet de la facture. Afin que le problème n’apparaisse pas une fois l’échéance passée.

S’il est bien dosé et cordial, ce genre de rappels sera vu comme un signe de sérieux et de professionnalisme par le client.

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Votre processus progresse !

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Vous savez comment choisir vos clients, vous avez créé vos catégories à surveiller et vous tous vos canaux de communication sont ouverts et actifs.

Les premières étapes de votre processus de recouvrement sont donc en place pour minimiser le risque d’arrivée un jour à une facture non payée.

Malheureusement, une créance impayée finit toujours par apparaître dans la vie d’une entreprise. Vous devez donc être prêt(e) à cette éventualité.

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Se préparer à toute éventualité

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“Le bon général a gagné la bataille avant de l’engager” disait Sun-Tzu. Et bien pour le recouvrement, c’est pareil !

La clé d’un processus réussi, c'est la préparation en amont du problème. Vous devez planifier le plus possible en avance pour n’avoir qu’à suivre le plan le jour où un débiteur vous fait défaut.

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Anticiper les problèmes

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Comme on l’a vu, le mot d’ordre en cas de facture impayée pour les créanciers est la rapidité d’action.

Pour cela vous devez anticiper le plus possible les obstacles qui vont se présenter lors de la procédure de recouvrement.

Une bonne première étape est de vous assurer que vos Conditions Générales de Vente anticipent toutes les questions qui pourront se poser en cas de défaut de paiement.

Elles doivent préciser plusieurs points importants, notamment :

• Un délai de contestation limité dans le temps pour le débiteur ;
• Le tribunal compétent ;
• Le droit applicable ;
• Les pénalités de retard ;
• Une clause de réserve de propriété si vous livrez un produit.

Cela permet de ne pas laisser de place au doute ou à l’interprétation en cas de problème. Évidemment, elles doivent toujours être signées par votre client au moment de la conclusion du contrat.

Il peut aussi être pertinent de définir des limites de crédit adaptées au client (par exemple, une somme maximum de crédit permise). Et de chercher à obtenir des garanties comme un cautionnement lorsque c’est possible.

Enfin, systématiser une demande d’acompte permet à votre entreprise de recevoir une partie du paiement. Cela renforce votre trésorerie et diminue l’impact que pourra avoir un problème à l’échéance de la facture.

Un autre point important est la préparation en amont de documents types (emails et lettres de relance, lettre de mise en demeure de payer etc…) afin de ne pas avoir à perdre du temps lorsqu’un tel document sera nécessaire.

Vous aurez déjà tous ces modèles prêts à l’emploi afin de pouvoir piocher dedans en cas de besoin.

Vous devez aussi avoir choisi les bons outils et les bons partenaires avant que les problèmes ne commencent pour rapidement pouvoir vous appuyer dessus.

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Établir une marche à suivre

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En tant que créancier, une facture qui dépasse sa date d’échéance va demander une multitude d’actions et de décisions à prendre rapidement.

Tout le processus de recouvrement à élaborer en amont sert à diminuer ces décisions pour vous permettre d’agir plus vite.

L’une des décisions essentielles à prendre est de savoir sur quel partenaire vous appuyer si une procédure de recouvrement devait voir le jour.

De ce choix vont dépendre vos chances de succès, les procédures privilégiées, la rapidité des actions de recouvrement, le choix des professionnels impliqués (comme les huissiers de justice par exemple) etc…

Autant dire qu’il ne s’agit pas d’un choix à faire à la va-vite !

Tous ces conseils peuvent commencer à être appliqués dès la fin de cet article en gardant en tête une règle très simple. De votre préparation dépendra bien souvent le succès de votre recouvrement.

Alors n’hésitez pas à reprendre cet article point par point pour être sûr que votre processus de recouvrement est complet et prêt à entrer en action.

Et si vous rêvez d’un monde où vous ne l’utilisez presque jamais parce que tous vos clients vous payent en temps et en heure, jetez un coup d’œil à Soan et votre rêve pourrait rapidement devenir une réalité.

Avec la gestion de relance sur Soan, soyez payé rapidement avec notre solution et évitez les impayés.

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