L’importance de la fiabilité des informations dans la pré-comptabilité
Lorsqu'elle est bien mise en œuvre, la pré-comptabilité s'avère être un excellent moyen d'améliorer les processus internes et de garantir un enregistrement précis des transactions comptables. Pour prévenir l'amoncellement de documents et maintenir une relation sereine avec votre expert-comptable, la solution est d'adopter une bonne gestion pré-comptable. On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la fiabilité de l’information comptable !
Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?
La gestion pré-comptable désigne toutes les opérations effectuées avant l'intégration des données dans un logiciel comptable. Il s'agit de toutes les activités qui ne nécessitent pas l'intervention directe d'un expert-comptable et qui préparent le terrain pour son travail. Avant que l'expert-comptable ne prenne le relais, plusieurs étapes doivent être accomplies dans le cadre de la gestion pré-comptable :
- Rassemblement de toutes les pièces comptables ;
- Vérification et approbation des documents comptables ;
- Réconciliation des écritures comptables ;
- Préparation et validation des règlements (en lien avec les factures) ;
- Attribution des postes comptables ;
- Actualisation des journaux comptables (comme le journal des ventes, le registre d'achats, etc.) ;
- Transfert des pièces comptables vers le système comptable.
La pré-comptabilité couvre tous les documents nécessaires pour la comptabilité, comme les factures d'achat et de vente, les bons de commande, les récépissés de livraison, les relevés de dépenses, et plus encore.
Qu'est-ce qui garantit la fiabilité de la comptabilité ?
Compréhensibilité
Pour qu'une information financière soit véritablement utile, elle doit être clairement compréhensible pour quiconque possède une connaissance solide des activités de l'entreprise ainsi que des principes comptables. La fiabilité de l’importance comptable passe par sa clarté.
Pertinence
L'information est considérée comme pertinente si elle est disponible au bon moment et a le potentiel d'orienter les décisions des utilisateurs. Elle doit les aider à appréhender les conséquences des transactions ou à confirmer ou réfuter des évaluations préalablement faites.
Fiabilité
La fiabilité de l’information comptable est attestée si, en la scrutant, des experts indépendants s'accordent à dire qu'elle est vraisemblablement dénuée d'inexactitudes et d'orientations subjectives. Cette caractéristique prend une importance particulière dans le contexte d'un audit externe.
Comparabilité
L'information financière atteint le critère de comparabilité quand elle est présentée et évaluée uniformément. Ceci s'applique aussi bien pour différents exercices d'une même entreprise que pour des entreprises différentes sur une période identique.
L’importance de la gestion pré-comptable pour une entreprise
La pré-comptabilité remplit plusieurs missions. Elle vise non seulement à faciliter les opérations du cabinet comptable, mais aussi à offrir une perspective claire sur la trésorerie pour orienter les choix stratégiques. À titre d’exemple, l'examen minutieux des factures aide à identifier les retards de paiement, permettant ainsi de procéder à des relances efficaces. Cette étape cruciale du processus comptable est indispensable pour superviser, contrôler et orchestrer les opérations de l'entreprise. Les atouts majeurs de la gestion pré-comptable comprennent :
- La consignation régulière des opérations financières ;
- La garantie de la fiabilité des données financières ;
- L’allégement des tâches de l'expert-comptable ;
- La mise à jour continue des archives comptables ;
- Un meilleur suivi des inventaires et des frais ;
- L’optimisation de la gestion des paiements et des processus comptables.
De plus, la pré-comptabilité offre des renseignements précieux et des analyses approfondies liées aux mouvements de trésorerie, à la planification budgétaire ou à la comptabilité détaillée de chaque offre ou prestation.
Manque de qualité de l'information comptable : quels risques ?
La première démarche pour résoudre les problèmes liés à la qualité insuffisante de l'information financière est de déceler les éléments générateurs d'erreurs. Plusieurs facteurs sont en jeu, commençant par la dimension de l'entreprise. Une grande entreprise se compose souvent de plusieurs employés. Si cette diversité est bénéfique pour couvrir toutes les données, elle augmente proportionnellement les chances d'incohérences ou d'erreurs. De plus, un processus de reporting entièrement manuel, basé sur un dossier partagé que chaque collaborateur met à jour, amplifie ce risque de manque de fiabilité de l’information comptable. En outre, au-delà du nombre d'intervenants, une procédure de vérification trop labyrinthique peut aussi être source d'erreurs. Chaque intervention, qu'il s'agisse d'une vérification ou d'une modification des données par un intervenant financier, peut être une potentielle source d'erreur.
Comment optimiser la fiabilité de l’information comptable ?
Automatiser sa comptabilité
La gestion pré-comptable vise principalement à minimiser les erreurs dues aux interventions manuelles, notamment sur les éléments comptables obligatoires. Cette démarche réduit grandement le temps passé sur la gestion des factures et écarte les risques d'erreurs inhérents à la saisie manuelle. L'automatisation des processus comptables s'inscrit dans cette continuité. L'automatisation se concentre sur l'élimination des étapes superflues du processus et la diminution de l'intervention humaine pour sécuriser la fiabilité de l’information comptable. Grâce à la technologie moderne, il est désormais possible de :
- Collecter les documents comptables sans intervention manuelle ;
- Extraire les données des documents grâce à la reconnaissance optique de caractères ;
- Assurer un suivi automatisé des factures dues ;
- Initier des paiements automatiquement ;
- Transférer les données comptables vers d'autres systèmes.
Adopter une solution digitale de comptabilité
L’utilisation d’un outil de pré-comptabilité révolutionne les opérations manuelles associées à la gestion des factures, aidant ainsi les entreprises à respecter les normes fiscales et à augmenter leur rendement. Cela se traduit par un gain de temps considérable, réaffectable à d'autres missions prioritaires ! Un logiciel CRM dédié à la gestion pré-comptable agit comme une passerelle entre les divers acteurs du processus après l'achat (fournisseurs, société, expert-comptable, institution bancaire et système ERP). Il permet de :
- Centraliser et diriger les factures fournisseurs vers le système du client ;
- Faciliter la récupération automatisée des bons de commande depuis l'ERP ;
- Mettre à jour, grâce aux données facturées, les journaux d'achats et bancaires ;
- Exporter sans heurt les données comptables vers le système de comptabilité ;
- Assurer la transmission précise des détails des transactions à l'institution bancaire.
Avec Soan, assurez la fiabilité de l’information comptable grâce à notre solution innovante pour gérer sa pré-comptabilité simplement et rapidement au quotidien afin de protéger votre entreprise et de répondre à vos obligations fiscales !
Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.
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