Exemple de lettre de relance pour une facture impayée

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Si un client n’a pas réglé une facture en temps et en heure, il peut être délicat de procéder à une relance. Pourtant, c’est tout à fait normal de rappeler son obligation de paiement à votre client et de l’encourager à honorer sa dette ! La lettre de relance pour facture impayée permet de régler cette situation à l’amiable, sans recours en justice. Pour vous aider, nous vous dévoilons notre modèle de lettre de relance pour vos créances clients.

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Comment rédiger efficacement une lettre de relance ?

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Une lettre de relance pour facture impayée, aussi connue sous le nom de lettre de recouvrement, est un moyen de renouer le dialogue avec un client en retard de paiement, en favorisant la communication plutôt que le conflit. Vous vous demandez comment relancer efficacement un client pour un impayé ? La procédure est simple. 

Dans un premier temps, il est essentiel d'adopter un ton poli pour l'informer de sa dette, sans l'attaquer directement puisque cela pourrait être contre-productif ! En effet, le retard peut être dû à un oubli, à des difficultés financières passagères, etc. Agissez avec prudence et modération dans vos propos pour éviter de vexer votre client, tout en maintenant une certaine fermeté pour préserver vos intérêts commerciaux. Il est recommandé d'être clair, bref et aimable, en n'omettant pas les expressions de courtoisie habituelles.

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Quand envoyer votre lettre de relance ?

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Pour envoyer votre lettre de relance pour facture impayée, attendez que le délai de paiement soit expiré. Toutefois, avant d'envisager d'envoyer une lettre formelle, il peut être judicieux de commencer par un bref appel téléphonique. Cela peut s'avérer suffisant, car le retard de paiement de votre client pourrait simplement résulter d'un oubli de sa part. Dans ce cas, il se peut que vous n'ayez même pas besoin d'envoyer une lettre par voie postale ou de recourir à une procédure judiciaire ! Et vous préservez du même coup vos relations commerciales.

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Quels éléments doivent figurer dans votre lettre ?

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La lettre de relance pour facture impayée que vous rédigez devrait inclure plusieurs éléments spécifiques :

• Le numéro et la date de la facture concernée ;
• Le montant total de la facture, y compris les éventuelles pénalités de retard ;
• La date à laquelle le paiement était initialement attendu ;
• Une requête pour que le paiement soit effectué sans plus tarder ;
• Une mention des conséquences qui découleraient d'un non-paiement.

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Pour ce dernier point, il n'est pas nécessaire de formuler des menaces. Il suffit d'indiquer clairement les actions judiciaires potentielles en cas de défaut de paiement. N'oubliez pas également de joindre une copie de la facture à votre lettre.

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Modèle de lettre de relance

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Nom de votre entreprise

Adresse 

Code postal et Ville

Téléphone

Email 

Numéro Siret

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Nom de votre débiteur

Adresse postale de votre débiteur

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(Ville), le (Date)

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Objet : Règlement en attente pour la facture

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Madame, Monsieur,

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Nous tenons à vous signaler qu'à notre connaissance, nous n'avons pas encore reçu le paiement de la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture], et s'élevant à [montant de la facture] euros. Cette facture a atteint sa date d'échéance le [date d'échéance de la facture].

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Nous sommes persuadés qu'il s'agit probablement d'un simple oubli de votre part. Par conséquent, nous vous invitons, par cette lettre, à régler cette situation au plus vite, et de préférence par retour de courrier.

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Vous trouverez ci-joint un duplicata de la facture concernée. Si toutefois votre paiement nous parvient avant que vous ne receviez cette lettre, veuillez ignorer cette relance.

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Nous vous remercions d'avance de prendre les mesures nécessaires et nous tenons à votre disposition pour toute information supplémentaire. 

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Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

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Signature

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Pourquoi envoyer une lettre de relance pour facture impayée ?

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Rappel de l'obligation du client

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La première lettre de relance pour facture impayée sert essentiellement à débuter le processus amiable de recouvrement de votre créance client. Son but est de signaler à votre client que le délai de paiement est écoulé et qu'il doit honorer sa dette. La réclamation d'une créance n'est légitime que si elle répond à 3 critères :

• La créance doit être certaine, c'est-à-dire que vous devez pouvoir prouver son existence (via une facture, un contrat, etc.) ;
• Elle doit être liquide, ce qui signifie qu'elle peut être évaluée ou l'est déjà ;
• Elle doit être exigible, donc avoir atteint sa date d'échéance (avant cette date, vous ne pouvez pas réclamer le paiement).

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Maintien de la relation avec le client

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Si elle est bien formulée, cette première lettre de relance de facture impayée peut résoudre le problème tout en préservant une relation commerciale saine avec votre client. Si le recouvrement judiciaire s'avère nécessaire, cette lettre de relance témoignera de votre bonne foi devant le tribunal. Elle montrera que vous avez tout mis en œuvre pour obtenir le paiement volontaire, donc il est vital de la conserver comme preuve.

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Réduction des coûts de recouvrement

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Rédiger la première lettre de relance pour facture impayée est une démarche simple, rapide et généralement peu onéreuse, tout en étant souvent très efficace. Elle peut donc vous permettre d'économiser du temps et de l'argent dans le processus de recouvrement de vos créances.

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Envoyer votre courrier de relance en recommandé

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Afin de donner un caractère plus formel à votre courrier, il est conseillé de l'envoyer sous forme de lettre recommandée. Cette méthode vous fournira également une preuve en cas de comportement malhonnête de la part de votre client. Si vos relances clients n'ont pas abouties comme prévu, il est temps de passer à la phase suivante en envoyant une lettre de mise en demeure. Cette étape est indispensable avant de pouvoir porter l'affaire devant les tribunaux.

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Vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de trésorerie pour optimiser vos relances clients. Cet outil de relance automatise le suivi et la relance de factures impayées pour vous permettre de gagner du temps et de sécuriser votre trésorerie. Finis les retards de paiement qui pourraient impacter votre santé financière !

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien. 

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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