Lettre de relance facture impayée : pourquoi et quand y recourir ?
Parmi les grandes frustrations que l’on peut connaître lorsqu’on lance une entreprise, la facture impayée se positionne souvent dans le haut du classement.
Non pas uniquement pour le problème que crée les impayés des clients sur la gestion de la trésorerie de la société, mais aussi parce qu’il s’agit d’un processus pernicieux qui rajoute de la charge mentale au chef d’entreprise.
En effet, une fois la facturation effectuée, celui-ci n’y pense plus pendant un moment, confiant que le montant de la facture viendra bientôt consolider ses fonds.
Pourtant, plus la date d’échéance approche, plus ce règlement devient présent dans son esprit. Il pose la question des délais, vérifie les conditions du contrat et ronge son frein en attendant le versement. C’est d’autant plus vrai lorsqu’il s’agit d’une entreprise récente qui n’a pas encore beaucoup de clients.
Une première alerte s’allume lorsque le délai arrive à son terme sans que le règlement n’arrive.
Lorsqu’une facture dépasse l’échéance de paiement sans être payée, le réflexe immédiat pour le créancier est alors souvent d’envoyer un mail ou d’appeler le débiteur pour lui rappeler sa dette et en réclamer le règlement.
Lettre de relance facture.
Mais lorsque ces tentatives restent lettre morte, les créanciers tendent à rentrer dans deux catégories :
- Ceux qui font une croix sur l’impayé ;
- Ceux qui appellent furieusement leur avocat pour traîner le mauvais payeur devant le tribunal.
Pourtant, il existe des étapes intermédiaires qui peuvent donner de très bons résultats sans détruire complètement la relation commerciale.
La lettre de relance est par exemple un bon outil, plus nuancé, mais très efficace.
Qu’est-ce qu’une lettre de relance pour facture impayée ?
Une lettre de relance pour facture impayée est un moyen de rappeler sa dette à votre débiteur.
Elle s’inscrit dans la procédure de recouvrement.
Pour rappel, le recouvrement d’une facture commence dès la date d’échéance passée et concerne tous les moyens légaux, amiables et / ou judiciaires pour obtenir le paiement de la facture.
Mais revenons-en à la lettre de relance facture.
Lorsqu’une facture reste impayée, le 1er réflexe est souvent de relancer un client par email ou d’essayer de l’avoir au téléphone pour lui rappeler votre créance.
Si ce contact échoue et que la facture reste en attente, vous allez devoir formaliser le rappel.
C’est ici que la lettre de relance entre en jeu.
Elle va permettre d’officialiser votre réclamation tout en restant toujours dans la procédure amiable du recouvrement.
Cette procédure amiable est la 1ʳᵉ phase du recouvrement, durant laquelle les parties essaient de se mettre d’accord sans impliquer la justice.
Relancer ses clients ayant des factures impayées est la première étape avant une mise en demeure ou une injonction de payer. Les relances sont en quelque sorte une main tendue envers vos clients pour leur permettre de faire le bon choix et de préserver votre relation en admettant leur retard et en le corrigeant.
Parfois un médiateur comme un cabinet de recouvrement intervient afin de faciliter la communication et éventuellement négocier un échéancier de paiement.
Le recouvrement amiable se termine lorsqu’un tribunal est saisi ce qui lance la phase judiciaire du recouvrement.
Pourquoi y recourir ?
Puisque les emails ou les relances téléphoniques n’ont pas rencontré le succès escompté, vous pouvez vous interroger sur l’utilité d’envoyer une lettre de relance.
La lettre de relance est l’outil parfait pour la phase de début de recouvrement.
Elle est plus formelle qu’un email, mais n’a pas les mêmes implications qu’une lettre de mise en demeure de payer, qui est la dernière étape avant l’entrée dans une procédure judiciaire.
Elle permet à votre client de prendre la mesure de son impayé et de comprendre que la situation pourrait rapidement devenir litigieuse.
Il est important pour vous d’envoyer votre lettre de relance en recommandé avec accusé de réception.
À la différence du mail, l’envoi en courrier recommandé à l’ère du numérique permet de souligner la gravité de la situation. Ces formalités postales sont de plus en plus associées aujourd’hui à une procédure juridique entre des entreprises, et le seul fait de recevoir votre courrier dans sa boîte aux lettres peut faire réfléchir votre client au règlement de sa ou ses factures impayées.
De plus si la situation empire et que vous vous retrouvez devant un juge, cet accusé de réception pourra prouver votre bonne foi et vos tentatives de régler la situation à l’amiable.
Comment écrire une bonne lettre de relance ?
Les lettres de relance ne nécessitent pas de mentions obligatoires ni de forme particulière donc vous avez un peu de marge de manœuvre dans votre rédaction.
Toutefois, elles doivent évidemment être écrites sur un ton professionnel et courtois (vouvoiement, emploi des formules de politesse Monsieur, Madame, etc.)
Contentez-vous de rappeler les conditions du contrat, le montant de la somme sur laquelle porte le litige, le numéro des factures concernées, la date d’échéance fixée, le délai de paiement convenu ainsi que les éventuelles indemnités forfaitaires et pénalités de retard prévues dans le contrat conclu avec le débiteur.
Soyez aussi clair sur le fait qu’en l’absence d’un paiement dans les plus brefs délais, vous n’hésiterez pas à entamer un recouvrement judiciaire afin de récupérer le paiement de votre facture.
Enfin, s’il ne s’agit pas d’un habitué des retards de paiement. Vous pouvez aussi encourager votre client à vous contacter s’il s’agit d’un oubli ou d’un problème afin que vous le régliez ensemble. Cela permettra de préserver votre relation si le client n’est pas de mauvaise foi.
Si malgré ces quelques conseils, vous n’êtes pas certain(e) de comment écrire votre lettre. Vous trouverez facilement un modèle de lettre de relance sur internet. Ce modèle standard vous servira à vous lancer et à rédiger une lettre de relance percutante.
Il existe désormais des modèles pour tous les cas de figures, tous les interlocuteurs et tous les secteurs, donc vous ne devriez pas avoir de mal à choisir le plus adapté à la création de votre lettre de relance.
Une fois rédigée, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer en courrier recommandé à votre débiteur.
Multipliez l’efficacité de la lettre de relance
Une lettre de relance peut faire office de rappel a un client tête en l’air ou effrayer un client timoré. Toutefois, elle ne suffira pas toujours face à un débiteur de mauvaise foi ou qui ne reconnait pas la justification d’une facture.
C’est pour cette raison qu’il est essentiel de penser votre recouvrement de manière holistique pour mettre toutes les chances de récupérer votre paiement de votre côté.
Pour ça, il est souvent judicieux de vous appuyer sur une société de recouvrement qui vous accompagnera pour la gestion des factures impayées durant les étapes après l’envoi de la première lettre de relance (mise en demeure, injonction de payer, tribunal, etc.). La plupart se rémunèrent au succès donc ils ne vous coûtent pas d’argent tant que votre facture n’a pas été réglée.
Nous avons d’ailleurs écrit un article pour vous aider à choisir votre professionnel du recouvrement.
Le recouvrement d’une facture impayée, particulièrement lorsque vous le faites seul(e), peut s’avérer très stressant et chronophage. Dans ce cas-là, s’adresser à un professionnel du recouvrement de créances est une bonne solution.
C’est pour ça que chez Soan, nous avons développé un moyen de complètement automatiser votre recouvrement !
Et grâce à cette collaboration, lancer une procédure de recouvrement est très simple et rapide !
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Plus de 90 % des demandes sont réglées rapidement à l’amiable et permettent d’éviter une procédure judiciaire.
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Pour conclure
La gestion des impayés est toujours problématique pour les entreprises. Il s’agit d’une situation désagréable, stressante et chronophage. Et souvent les entrepreneurs ont tendance à vouloir employer rapidement les grands moyens pour y mettre fin au plus vite.
Toutefois, avant que la situation ne s’envenime, rédiger une lettre de relance est une bonne première étape pour essayer d’obtenir son paiement en préservant sa relation commerciale. Même si la création d’une bonne lettre de relance prend du temps (trouver les modèles, le bon ton, etc.). C’est toujours un investissement qui vaut le coup de s’y attarder. Car si malheureusement cela ne suffit pas pour récupérer vos impayés, cet envoi garantira votre bonne foi durant la procédure judiciaire !
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Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂
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