Les conseils de Soan pour gérer sa trésorerie au quotidien

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Une bonne gestion de trésorerie est essentielle à votre activité. C’est elle qui fait toute la différence entre une entreprise prospère et une en difficulté.

Mais bien réaliser sa gestion de trésorerie n’est pas une stratégie à court-terme. Ce n’est pas quelque chose à faire une fois puis à oublier.

C’est un processus qui nécessite des actions régulières de votre part et un suivi quotidien des réserves de cash de votre entreprise.

Voici donc 5 actions clés à avoir en tête tous les jours (ou du moins toutes les semaines) pour savoir comment assurer votre trésorerie.

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La gestion de trésorerie

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La gestion financière regroupe plusieurs missions :

• Le financement de l’activité ;
• L’analyse financière de l’entreprise ;
• Examen des performance financières ;
• Comptabilité ;
• Projection du chiffre d’affaires ;
• etc.

Le but est d’établir un diagnostic financier, dont le premier but est d’anticiper les risques à toutes entreprises. Comme un solde de trésorerie négatif par exemple.

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1 - Anticiper, anticiper et anticiper

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Avant tout de chose, vous devez définir qui réalise la gestion votre trésorerie. Est-ce le dirigeant ? Le directeur administratif et financiers ? L’expert-comptable ?

Vous le savez déjà.

Mais s’il y a bien une chose qu’il faut rappeler inlassablement, c’est l’importance de l’anticipation des entrées et sorties d’argent.

Des dettes à régler dans 2 mois ? Une machine à remplacer bientôt ? Un nouvel employé qui arrive ? Toutes les dépenses prévues (charges fixes, charges sociales) ou exceptionnelles à moyen-terme doivent être consignées quelque part et prises en compte au moment de prendre des décisions financières.

Vous devez toujours avoir une idée de l’état de la trésorerie de votre entreprise dans les mois à venir sous peine de voir une dépense inattendue vous plonger dans le rouge.

Pour vous aider, réalisez un plan de trésorerie prévisionnel.
Il vous permettra de voir tous les futurs flux financiers entrants et sortants sur une période donnée et vous évitera les mauvaises surprises.

Et n’oubliez pas, un plan de trésorerie prévisionnel est un document vivant !

Il faut régulièrement le mettre à jour et le comparer à la réalité afin d’apprendre à être juste dans vos prévisions. Vous verrez que si vous prenez cette habitude, vos hypothèses seront de plus en plus proches de la réalité.

Un bon tableau de bord qui résume les chiffres importants de votre activité (CA, taux d’impayés, etc) vous aidera aussi à être plus précis dans vos prévisions. Comme le plan prévisionnel, ce tableau doit être souvent mis à jour avec les derniers chiffres connus.

Donc bloquez un moment dans votre agenda, programmez un rappel, et assurez-vous de passer régulièrement du temps sur vos prévisions financières.

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4 actions pour optimiser votre trésorerie

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Au-delà du calcul et de l’analyse de la gestion de trésorerie des entreprises. Plusieurs actions simples permettent d’optimiser la trésorerie :

• Allonger les délais des décaissements (paiements fournisseurs), afin de les payer dans un temps plus moins serrés ;
• Réduire les délais des encaissements (paiements clients) afin d’avoir les sommes plus rapidement ;
• Financer sa trésorerie grâce à un emprunt bancaire ;
• Lors de trésorerie excédentaire, placer les excédents sur des supports judicieux en fonction de leur rendement.

Hormis les avantages financiers, un suivi de trésorerie permet d’atteindre 3 objectifs :

• Réduire le coût des services bancaires (tenu de compte et autres frais spécifique à chaque établissement bancaire) ;
• Construire des partenariats équilibrés avec les établissements de crédit ;
• S’assurer de la liquidité de l’entreprise.

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2 - Connaître son BFR

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Vous avez votre tableau prévisionnel ?

Parfait, il va vous aider à calculer votre Besoin en Fonds de Roulement.

Pour rappel, le BFR (besoin en fond de roulement) est la somme nécessaire au cycle de vie de l’exploitation. C'est-à-dire l’argent dont vous aurez besoin pour couvrir votre besoin de trésorerie en attendant que vos clients honorent vos créances.

D’ailleurs, nous avons tout un article sur le sujet qui vous explique en détail à quoi sert le BFR et comment le calculer.

En fonction du temps que mettent vos clients à régler vos factures, votre BFR peut être plus ou moins important donc prenez y garde !

Il peut arriver que vous ayez d’importantes sommes en attente de paiement mais que vos caisses ne soient pas assez remplies pour couvrir vos dettes fournisseurs et vos besoins de trésorerie.

C’est pour pallier ces décalages de trésorerie que vous aurez toujours besoin d’une marge de sécurité dans vos caisses pour honorer vos charges en attendant les rentrées d’argent.

Donc calculez votre BFR et actualisez-le périodiquement pour vous assurer que vous disposez toujours de la trésorerie nécessaire pour financer l’activité de l’entreprise.

Il ne faut pas confondre le Besoin en fonds de roulement et le fond de roulement.

Le fond de roulement correspond au budget dont dispose une société, alimenté par ses recettes. Le besoin en fonds de roulement correspond à l’argent dont une entreprise a besoin pour assurer la continuité de son activité. C’est notamment l’achat de matière première, le paiement des salaires.

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3 - Accélérer ses rentrées de trésorerie

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Il y a deux aspects à une bonne gestion de trésorerie : la gestion des dépenses et celle des rentrées d’argent.

C’est important de toujours garder un œil sur vos dépenses, mais améliorer sa trésorerie passe aussi par accélérer la vitesse à laquelle l’argent rentre dans vos caisses.

Vous devez donc mettre en place des stratégies pour maximiser les chances que vos factures soient payées rapidement, diminuer les délais de paiement et éviter un problème de trésorerie.

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Pour cela, trois actions régulières aideront beaucoup.

Tout d’abord, vous devez systématiser la pratique de la relance afin d’éviter que des factures trainent ou soient oubliées par vos clients.

Ensuite, inclure dans vos offres commerciales des incitations au paiement anticipé comme l’escompte va favoriser un paiement plus rapide.

Enfin, vous devez garder les canaux de communication ouverts avec vos clients afin de pouvoir anticiper un éventuel délai de paiement. Vous aurez plus de chances de pouvoir les éviter ou, si ce n’est pas possible, un contact régulier avec le débiteur vous permettra de mettre vos prévisions à jour et d’en tenir compte dans vos futures décisions.

De la même manière, il est judicieux de garder ouverts les canaux de communication avec votre banquier même lorsque vous n’avez pas de besoin de financement immédiat.

Entretenir une bonne relation et négocier de possibles emprunts lorsque vous êtes en position de force vous permettra d’obtenir de bien meilleures conditions sur vos prêts bancaires.

Toutes ces actions doivent faire partie d’une stratégie long-termiste et donc être répétées régulièrement afin d’améliorer votre trésorerie. Pour cela, il peut être judicieux d’y dédier un créneau dans votre journée ou semaine pour être sûr de ne jamais prendre de retard.

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4 - Être rigoureux dans la gestion de trésorerie

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Votre trésorerie peut perdre son équilibre avec 3 fois rien et être perturbée.

C’est un élément essentiel pour la réussite d’une entreprise, mais elle est évolutive.

Si la machine est rouillée, le développement de votre entreprise est alors mis en péril. Pour éviter un déséquilibre, installez de la rigueur dans votre gestion.

Pour cela, quelques petites actions à mettre en place :

• Suivez les encaissements de près : encaissement client, défaut de paiement, retard, etc ;
• Suivez la production de près : le suivi des stocks, réapprovisionnement, etc ;
• Ayez un œil sur vos charges : charges imprévues, mauvais calcul, etc.

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5 - Se faire accompagner

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Il existe de nombreuses aides pour les entreprises. Cela peut passer par un soutien de l’État, le conseil d’un expert-comptable ou un autre type de financement des dépenses.

En revanche, malgré toutes ces aides, il se peut que les entreprises soient dans l’impossibilité de réaliser la gestion des flux de trésorerie.

Comme nous l’avons dit et répété tout au long de cet article, une bonne gestion de trésorerie demande de la régularité. C’est un processus qui s’inscrit dans le temps et qui va vous demander une attention quotidienne.

Gérer la trésorerie d’une entreprise doit donc être facile à faire pour le chef d’entreprise.

Si vos outils actuels sont des Excel éparpillés dans vos dossiers, avec des informations périmées, où l’ajout d’une ligne de dépenses vous oblige à refaire toute la mise en page, vous n‘allez JAMAIS les utiliser régulièrement.

Et c’est un problème ! En revanche, en limitant le plus possible la friction dans l’utilisation de vos outils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour les ouvrir quotidiennement.

La définition d’un bon outil peut varier d’une personne à l’autre. Mais il y a deux grandes qualités que tout outil doit avoir pour vous faciliter le travail.

Il doit vous donner un accès rapide à l’information et automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour vous.

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C’est précisément ce qu’offre Soan

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Grâce à votre tableau de bord, vous pouvez voir en un coup d'œil vos flux de trésorerie, les créances clients en attente de paiement ainsi que vos objectifs de CA par mois.

Cela vous permet de savoir constamment où en est l’entreprise, de faire des prévisions de trésorerie et d’ajuster votre stratégie en cas de besoin.

En plus de ça, Soan automatise les tâches chronophages comme les relances de paiement auprès des clients afin de vous libérer du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur les actions stratégiques pour l’entreprise.

Vous passez donc moins de temps à réunir l’information dont vous avez besoin pour piloter votre entreprise et vous êtes débarrassé(e) des tâches à faible valeur ajoutée.

Avec notre logiciel SaaS, vous réalisez en deux clics le paiement de vos fournisseurs, la pré comptabilité ainsi que la création de devis / facture.

Notre promesse est que votre société se fasse payer plus vite. Et pour cela, nous avons mis en place des actions comme l’escompte. Vous décidez du montant de remise pour vos clients qui paient avec l’échéance de la facture.

Avec notre article, vous savez désormais comment réaliser la gestion de votre trésorerie.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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