Soan vous explique comment automatiser sa comptabilité

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Toutes les professions sont amenées à évoluer au rythme des avancées technologiques. C’est d’ailleurs le cas pour les métiers de la comptabilité et de la gestion qui ont pu profiter pleinement de la transformation numérique. Mais alors de quoi parle-t-on exactement et est-il possible d’automatiser sa comptabilité ? La réponse avec Soan.

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Comment se met en place l’automatisation de la comptabilité ?

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Depuis quelques années, les outils ont été grandement améliorés et proposent même d’automatiser sa comptabilité en toute simplicité.

On parle ainsi d’automatisation de la comptabilité ou de « robotisation comptable ». Les logiciels de gestion et outils « intelligents » assurent l’automatisation des tâches répétitives simples. Ces derniers organisent les données pour proposer une visibilité globale sur l’état financier de l’entreprise.

L’automatisation de la comptabilité est une démarche qui consiste à éviter d’avoir recours à des processus manuels pour leur préférer des processus automatiques. Cette automatisation s’applique aux tâches basiques de saisie comptable : saisie des factures d’achats et de ventes, saisie des écritures comptables, saisie des écritures de paie, saisie des relevés bancaires. Qu’aux autres services de l’entreprise : création de devis, facturation, gestion de la paie, etc.

De plus, il est plus facile de trouver l’ensemble des pièces comptables sur des logiciels de comptabilité, car toutes les informations sont centralisées.

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Les avantages de l’automatisation de la comptabilité

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Même si l’entreprise travaille avec un cabinet d’expert-comptable, pour la tenue de sa comptabilité. Cette technique permet à l’entreprise et son expert-comptable d’économiser un temps précieux pour se consacrer à son cœur de métier. Et ce afin de proposer des missions à plus forte valeur ajoutée.

De plus, la comptabilité automatisée permet de réduire le risque d’erreur généré par l’intervention manuelle : doubles saisies, recopies d’informations, etc. Elle permet également de centraliser l’information, ce qui permet d’avoir accès aux informations plus rapidement et en temps réel.

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Quelles tâches peuvent être automatisées ?

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La saisie comptable

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La saisie des écritures comptables constitue une part essentielle du travail du comptable. Pourtant, c’est une longue tâche, répétitive et source de retard et de stress. Aujourd’hui, les progrès de l’intelligence artificielle permettent de ne plus perdre un temps précieux. Une fois les documents scannés (factures du fournisseur, relevés de banque…), le logiciel identifie les informations utiles. Il traite les données par lui-même avec une grande justesse.

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La création des devis et factures

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Grâce à un minimum d’informations saisies, l’outil peut vous générer des devis et factures prêtes à être transmises à vos clients et vos fournisseurs. Toujours à jour sur les obligations légales, grâce au module de facturation, vous êtes sûr de ne pas oublier de mentions obligatoires lors de l’établissement de vos factures, factures d’acompte ou factures d’avoir client.

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La dématérialisation des factures

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Mis en place dès 2024 pour les grandes entreprises, ce sera progressivement une obligation légale pour les professionnels de petites entreprises (TPE/PME). En effet, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France devront peu à peu émettre leurs factures par voie électronique. L’époque des factures papier est révolue.

Les solutions de dématérialisation d’aujourd’hui permettent de prendre un peu d’avance sur cette nouvelle exigence. Mais aussi de faciliter certaines démarches administratives, grâce à des atouts comme l’archivage et la traçabilité.

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Les relances

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Face à des factures impayées après échéance, le comptable est souvent obligé d’organiser ses relances manuellement. Puis de contacter le client par mail ou téléphone.

Les outils numériques peuvent seconder les humains en envoyant automatiquement des messages de relances lorsqu’une facture impayée a atteint sa date limite de paiement. Ce coup de main dans la gestion des retards de paiement permet au comptable d’avoir l’esprit plus libéré et de se consacrer à d’autres missions. C’est le cas pour notre solution de gestion de trésorerie, notre logiciel de facturation en ligne permet de créer des relances automatiques en deux clics.

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L’établissement des bilans et comptes de résultat

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Lorsque les écritures comptables sont complètes, il est très simple d’automatiser la création du bilan comptable et du compte de résultat à la fin de l’exercice comptable.

En automatisant au maximum l’ensemble du processus comptable, on remarque de formidables gains de productivité, mais ce n’est pas tout.

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Pourquoi automatiser sa comptabilité ?

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Certains peuvent avoir des freins quant à l’automatisation des processus de l’entreprise. Néanmoins, en comptabilité, automatiser une partie de la gestion comptable et financière offre de nombreux avantages :

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Réduire les erreurs

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Les travaux répétitifs sont souvent sources d’erreurs pour les êtres humains. En effet, une faute de frappe, une erreur de date, des doublons ou un mauvais chiffre peuvent vite perturber l’équilibre comptable.

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Gagner du temps

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L’aide apportée par les outils de comptabilité modernes assurent un véritable gain de temps pour le chef d’entreprise ou le comptable.

En laissant la machine gérer les missions les plus chronophages comme la saisie, le rapprochement comptable ou encore les relances. La tenue de la comptabilité devient moins lourde à prendre en charge.

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Réassigner les ressources

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Le temps précieux qui peut être gagné grâce à l’automatisation peut alors être consacré à d’autres missions d’importance équivalente ou supérieure. Cela permet ainsi une optimisation des coûts financiers et humains en délaissant les tâches à faible valeur ajoutée. L'objectif est de se concentrer sur les activités qui demandent le plus d’expertise.

Que ce soit pour vous ou vos collaborateurs, cette disponibilité pourra être mise à profit pour augmenter la productivité sur d’autres missions.

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Concentrer toutes les informations sur un outil commun

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Grâce à des solutions comptables intelligentes, il est facile pour le service comptable et la direction d’avoir une vision globale de la situation financière de l’entreprise via des tableaux de bord. Il est également possible de générer des reporting et des rapports personnalisés pour appuyer certaines décisions stratégiques ou financières.

De plus, ces outils permettent de donner accès facilement au cabinet d’expertise comptable qui vous accompagne.

Chez Soan, notre solution de gestion financière permet à tous les entrepreneurs de start-up, aux gérants de petites entreprises (TPE/PME). Mais aussi aux professions libérales de réaliser toute la gestion de trésorerie, la facturation, les paiements entre professionnels, le paiement fournisseur, la pré-comptabilité via une plateforme en ligne. Dans le but de simplifier la comptabilité générale et de mieux collaborer avec les cabinets d’experts-comptable.

Grâce à notre logiciel de gestion en ligne (plateforme Saas), les entrepreneurs peuvent voir leur trésorerie en temps réel : encaissements et décaissements clients sont au même endroit. Ainsi, nous vous permettons de gagner du temps dans votre quotidien. Gagnez plus de 10 heures par mois avec Soan.

Centralisez tous vos documents de comptabilité sur Soan et faites gagner du temps à votre expert-comptable.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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