La relance client : utilité, gestion et modèle de relance

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La gestion des relances clients en retard de paiement est une tâche cruciale pour les entreprises, particulièrement en ce qui concerne la trésorerie. Il est indispensable de mettre en place une procédure de relance client, et ce dès le début de votre activité professionnelle. Dans cet article, nous vous dévoilons tous les points importants dont il faut tenir compte pour gérer et optimiser ses relances clients ! 

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L'importance de la relance des clients

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Relancer les clients pour des paiements en retard peut sembler une tâche peu attrayante, mais elle est vitale pour la santé financière de l'entreprise ! Dans les moments critiques, une gestion efficace de ces relances peut éviter de se retrouver avec un découvert bancaire ou même en incapacité à payer ses dettes. À cause des retards de paiement et d’un manque de relance/suivi, un grand nombre d'entreprises font face à des complications financières. 

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Il est donc recommandé d’instaurer un système de gestion des relances clients dès le début de l'activité d’une entreprise. Faire cela ultérieurement peut s'avérer plus complexe, et il est préférable que les clients soient informés de cette pratique dès le départ. Les objectifs de la relance client sont les suivants :

• Diminuer les retards de paiement et optimiser le délai moyen de règlement client ;
• Prévenir les impayés, particulièrement avec les clients à risque ;
• Renforcer la trésorerie de l'entreprise.

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La gestion du suivi des clients et des factures

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La tâche de gérer la relance client est minutieuse et demande une analyse détaillée de chaque compte client. Pour une exécution précise et efficace, nous conseillons d'utiliser un outil de relance spécialisé en gestion financière et relance client. Ce logiciel sera constamment mis à jour en termes de ventes et de paiements clients, ce qui facilite l'identification de la liste des factures impayées sans trop de difficulté. Certaines applications modernes automatisent même le processus de relance client, ce qui permet un gain de temps non négligeable ! À noter qu’une mauvaise gestion de la relance peut avoir des conséquences graves, comme la perte d'un client ou la détérioration des relations commerciales. 

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Combien de relances par client ?

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Concernant le nombre de relances par client, la plupart des entreprises relancent leurs clients 2 fois avant de passer aux mesures plus sévères (mise en demeure, intervention d'un huissier, action en justice, etc.) pour régler les factures impayées. Pour des montants mineurs, une seule relance peut suffire. Il n'est généralement pas conseillé de relancer les clients en retard de paiement à plusieurs reprises, car cela risque d'accoutumer les mauvais payeurs à attendre plusieurs rappels avant de s'acquitter de leur dû. Si la relance demeure sans effet, il est souvent préférable d'envoyer immédiatement une mise en demeure de payer. À savoir que les retards de paiement entre professionnels peuvent désormais entraîner l'application d'une indemnité forfaitaire de recouvrement.

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Quand envoyer une relance client ?

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Commencer par un règlement à l’amiable…

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Dès que la date d'échéance d'une facture est dépassée, vous êtes en droit d'envoyer une lettre de relance pour le paiement. Cependant, d'un point de vue commercial, il peut être judicieux de commencer le processus de recouvrement par un appel téléphonique ou un e-mail. Parfois, le retard de paiement est dû à un simple oubli, des difficultés financières temporaires, un désaccord sur le montant, etc. À cette étape, il n'est généralement pas nécessaire de recourir aux services d'une société de recouvrement spécialisée.

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… avant d’envoyer une lettre de relance formelle

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Si ces démarches n'entraînent pas le paiement, il est alors approprié d'envoyer une lettre de relance client formelle. Il est crucial de ne pas négliger les factures impayées et d'engager rapidement une procédure de recouvrement amiable ! Les factures sont en effet soumises à des délais de prescription, et après une certaine période, vous ne pourrez plus prendre de mesures pour récupérer les sommes impayées. 

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Délai de prescription d’une facture impayée

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La prescription est un concept juridique qui limite la période pendant laquelle une action en justice peut être entreprise, que ce soit au civil ou au pénal. Après ce délai, un créancier ne peut plus porter l'affaire devant les tribunaux. Pour le recouvrement d'une facture impayée auprès d'un particulier, la créance client peut être récupérée dans un délai de 2 ans. Si le débiteur est une société, ce délai s'étend à 5 ans à partir de la date d'échéance de la facture.

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Modèle de suivi des clients

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Pour simplifier vos relances clients, découvrez ci-dessous un modèle de relance : 

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Coordonnées et identité de l’entreprise

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Coordonnées du client

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À …., le …..

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Madame, Monsieur,

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Après vérification de votre compte client, et sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le règlement de la (des) facture(s) suivante(s) :

• La facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….,
• La facture n°…, d’un montant de … , devait être payée au ….

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S’il s’agit d’un simple oubli, nous vous prions de bien vouloir régulariser cette situation et de nous confirmer la date de règlement.

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Au cas où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente relance.

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Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.

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Veuillez agréer, Messieurs, l’assurance de notre considération distinguée.

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Signature

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Que faire si le client ne paie pas après la relance ?

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Si la relance client que vous avez envoyée reste sans réponse et que le paiement n'est pas effectué, vous devrez alors passer à l'étape suivante en lui adressant une mise en demeure. Cette communication doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. La mise en demeure servira à informer le client qu'il dispose d'un nombre spécifié de jours pour s'acquitter de ses dettes. Si le client ne respecte pas ce délai, vous serez en droit d'engager des poursuites judiciaires contre lui. La mise en demeure constitue ainsi une dernière sommation avant d'éventuellement recourir à la voie légale pour récupérer les sommes dues.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien. 

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