Soan, la solution de référence pour gérer vos finances

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D’une idée il y a plus de 4 ans, elle est devenue aujourd’hui un réel projet avec plus de 40 personnes.

Ce qui est sûr, c’est que depuis ces années, nous travaillons au quotidien avec un objectif en tête. Aider les entreprises à optimiser leur gestion financière.

Le constat fût simple au moment de la création du projet. Toutes les entreprises souhaitent se faire payer, et surtout dans les temps. Nous y reviendrons plus tard, mais l’argent reste le nerf de la guerre pour une société.

Cela permet de financer l’activité, de recruter, d’être en capacité de rembourser ses dettes ou encore d’appréhender le futur avec davantage d’assurance.

Mais pour avoir cet argent, il faut certes produire une certaine activité et être en adéquation avec les prévisionnels et business plan.

Un autre facteur essentiel reste évidemment le paiement des factures de la part de vos clients. Des délais de paiement légaux existent, et ces derniers doivent être présents sur la facture. Mais on sait que les retards de paiement restent quelque chose d’assez commun. De nombreuses études démontrent que les TPE et PME peinent à faire respecter les délais de paiement établis, donc à se faire payer. Cela impacte directement leur trésorerie et le futur de l’entreprise.

Chaque jour, nous mettons toute notre énergie afin d’accompagner au mieux les entreprises. Et ça commence par le paiement, cela reste le cœur de métier de Soan.

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Accompagner les entreprises dans le processus de paiement

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Au fil des années, nous avons à cœur de développer une solution de gestion financière la plus complète possible. C’est notre objectif. Assurer l’intégralité de la chaîne de valeur afin d’accompagner chaque entreprise au quotidien.

Mais il y a 4 ans, au moment de la création, il a fallu se décider.

En effet, au lancement de Soan, l’équipe n’était composée que de 3 personnes, les co-fondateurs. Alors, il est clair qu’il n’était pas possible de se développer sur toutes les briques de la gestion financière. Le choix s’est donc tourné sur le paiement, Soan fût lancé.

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Faciliter le paiement pour votre client

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L’objectif est de permettre à chaque client de pouvoir envoyer une demande de paiement à son client directement depuis la plateforme. Une fois connecté à votre espace, vous retrouvez la partie “Paiement client”.

Cela permet d’envoyer une demande pour qu’il puisse payer sa facture, et ce, en quelques secondes.

À savoir : Nous avons intégré la possibilité de lier une demande de paiement à une facture. Avec Soan, vous pouvez créer directement votre facture en quelques clics ou en importer une déjà éditée.

Une fois votre demande de paiement créée, il va falloir remplir les informations de votre client. Nous avons intégré la possibilité de créer des fiches clients, cela permet de recenser vos clients afin de les retrouver plus facilement. Deux options à ce stade :

• La fiche client est déjà faite. Vous aurez juste à rechercher le nom de l’entreprise et le profil vous sera automatiquement proposé. Les informations seront donc remplies.
• La fiche client n’est pas créée. Rien de compliqué, en quelques secondes, vous pouvez construire la fiche avec les informations nécessaires.

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Des moyens de paiement avantageux

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Une fois les informations clients complétées, il vous reste à choisir le mode de paiement. Et chez Soan, ce n’est pas ce qui manque.
Entre le paiement classique, en plusieurs fois ou encore la possibilité d’intégrer un escompte dans la facture. Vous avez le choix.

À savoir : Concernant le paiement en plusieurs fois, vous avez le choix sur le nombre d’échéances, ainsi que de l’écart entre chacune d’elles. C’est un réel avantage afin d’assurer une relation gagnant-gagnant avec votre client.

De même pour l’escompte, c’est un avantage pour le client. L’objectif est d’offrir une réduction si le client règle la facture dans un délai imparti.

Par exemple, votre client peut bénéficier d’une remise de 3 % s’il paye la facture en moins de 4 jours après réception.

Votre demande de paiement est prête, vous n’avez plus qu’à la générer et l’envoyer à votre client. Encore une fois, deux options s’offrent à vous :

• Envoi d’un lien de paiement. Cela permet de générer un lien et vous permet de l’envoyer par SMS, WhatsApp ou encore par mail.
• Envoi d’un mail sur Soan. Il est également possible de passer par la plateforme afin de paramétrer le mail pour votre client.

Il ne vous reste plus qu’à l’envoyer à votre client et attendre d’être payé.

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Avec Soan, vous payez vos fournisseurs en quelques clics

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Il est clair que vos clients doivent vous payer pour assurer une rentabilité et un futur à votre entreprise. Mais vous devez payer vos fournisseurs, c’est une boucle.
Assurer une relation saine avec ces derniers est un réel avantage pour votre entreprise. Et avec Soan, le paiement fournisseur est simple et efficace.

Depuis votre tableau de bord, vous avez accès à l’espace “Paiement fournisseur”. Il vous suffit d’importer une ou plusieurs factures, au format PDF ou PNG.
Idem que pour les fiches clients, si votre fournisseur est déjà renseigné via une fiche, les informations se rempliront automatiquement. Sinon, vous avez la possibilité de créer une fiche fournisseur en quelques clics.

À savoir : Il peut arriver qu’une personne doive approuver le paiement de la facture, comme un supérieur par exemple. Avec Soan, vous pouvez demander l’approbation en envoyant une demande par mail. La personne en question n’aura plus qu’à l’approuver ou non.

Une fois votre fournisseur choisi, vous pouvez procéder au paiement. Pour cela, il vous suffit de renseigner l’IBAN de votre fournisseur, et vos coordonnées bancaires.
Une fonctionnalité plutôt utile vous permet de prévenir par mail votre fournisseur que le paiement est parti.

Mais nous savons que les retards de paiement restent présents qu’importe les domaines d’activité. Il vous est sûrement déjà arrivé d’oublier une facture et de la payer en retard. Mais des conséquences assez lourdes peuvent peser sur la trésorerie et les finances directes de l’entreprise en cas de retard.

Chez Soan, nous avons donc développé un système de relance performant pour tous nos clients.

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Les relances automatiques grâce à Soan

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Un retard de paiement peut paralyser une entreprise, en effet sans trésorerie, il est très difficile de maintenir son activité. Pour certaines sociétés, cela devient une habitude d’avoir plusieurs retards, tous les mois. Mais ceci n’est en aucun cas quelque chose de normal qui doit se reproduire.

C’est pour cela que nous avons à cœur de permettre à tous nos clients d’être payé dans les temps. Et ce notamment grâce à notre système de relance automatique.

Chez Soan, 91 % des factures sont réglées sous 48 h au sein de notre plateforme.

Il faut rappeler que cela arrive, tout le monde a déjà payé une facture en retard. Mais grâce à nos relances automatisées, ces retards appartiendront au passé.

Nous avons donc développé un système de relance efficace et adaptable à une facture, un devis ou encore un paiement.
Pour ce faire, rendez-vous sur la demande en question et commencez à paramétrer vos relances.

À savoir : Il est possible de personnaliser entièrement le modèle de relance avec un logo, une rédaction de mail dédié. Mais nous proposons également un modèle standard et conforme de relance. Ce modèle est composé de deux rappels et d’une relance, cela est évidemment modifiable à votre guise.

Il vous suffit de vérifier les informations intégrées dans la séquence de relances, comme le nom du destinataire, la fréquence de rappels, le montant en question.
Vous avez également la possibilité de rajouter des contacts en copie facilement.

Tout est bon pour vous ? Appuyer sur “Lancer la séquence” et vous n’avez plus rien à faire.

Important : La séquence de relances s’arrêtera en cours si la demande est réglée. Vous pouvez stopper manuellement la séquence en deux clics.

Nous avons simplifié au maximum le processus pour assurer une efficacité optimale. Relancez vos clients devient un jeu d’enfant.

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Une création de factures et de devis optimale

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Pour une entreprise, la facturation est indispensable. Que ce soit pour réaliser les bilans de fin d’année ou être dans la légalité lors de ces prestations.

Qu’importe le secteur d’activité, que ce soit des produits ou des services, la facture reste la pierre angulaire.

Chez Soan, on a pensé à tout. Un système de création de facture personnalisable et intuitif. Créez les documents qui vous ressemblent, et ce, en quelques clics.

Important : Nous avons également un module de création de devis. Ce dernier est le même que celui de la facture. Ce qui va suivre est donc transposable lors de la création d’un devis.

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Votre facture en quelques secondes

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Depuis le tableau de bord de Soan, vous avez la possibilité de créer une facture (et un devis également). Mais nous allons nous concentrer sur la facture au sein de cet article.

Une fois le processus de création lancé, vous devez renseigner le contact.

Deux options s’offrent à vous :

• Vous avez déjà créé une fiche contact et vous avez juste à rechercher l’adresse mail de votre client. Les informations se rempliront automatiquement.
• Vous n’avez pas créé de fiche client. Pas de soucis, en quelques clics, cette dernière sera créée et vous gagnez du temps pour les prochaines factures.

Une partie “Mon entreprise” concerne vos informations. Celles remplies lors de votre inscription chez Soan. Elles sont intégrées automatiquement à la facture.
Il est important de rappeler que vous pouvez aisément modifier ces informations.

Nous avons ajouté des fonctionnalités visuelles. En effet, vous avez la possibilité de rajouter ou modifier votre logo. Mais aussi d’ajouter une couleur de fond sur la facture. Cela peut être utile afin de différencier les clients ou les prestations.

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Le cœur de la facture

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Il est temps de remplir le corps du document. Pour commencer, il faut remplir le numéro de la facture, qui doit être différent pour chaque facture, et qui doit suivre un ordre chronologique précis.

Puis, vous allez pouvoir facilement remplir le document avec les prestations souhaitées.

Avec notamment, le nombre de produits et/ou services, les segmenter par catégorie. Mais aussi la possibilité d’appliquer des sous-totaux et des titres à vos parties. Vous indiquez évidemment le prix avec le taux de TVA correspondant.

C’est concrètement un éditeur de facture performant et intuitif qui vous permet de créer et classer vos prestations. Vous avez une vision claire et détaillée de ce qui est intégrée dans la facture.

Votre facture est-elle créée ? Il faut maintenant l’envoyer.

Vous avez la possibilité de l’envoyer directement depuis Soan à votre client en remplissant l’adresse mail du contact. Le mail est totalement modifiable et vous pouvez ajouter des contacts en copie.

À savoir : Avant d’envoyer la facture, pensez à paramétrer les relances pour assurer un paiement dans les meilleurs délais.

Cela nous tenait à cœur de créer un système de facture simple et performant. Personne n’a envie de passer des heures à créer ses factures et ses devis.

Avec Soan, vos documents sont créés et centralisés au sein d’une même plateforme. Cela permet d’en faciliter le traitement et d’avoir une meilleure organisation.

En effet, lors du bilan de fin d’année, il sera bien plus facile pour vous de retrouver chaque facture et chaque document pour réaliser votre bilan.
Plus d’oublis, ni d’erreurs, votre facturation est entre de bonnes mains.

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Soan facilite la relation avec l’expert-comptable

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Il est essentiel pour chaque entreprise de maîtriser sa comptabilité. Sans cela, il est impossible d’assurer une pérennité pour la société.

Une bonne tenue comptable permet de mettre de l’ordre dans ses documents, factures et autres paiements.

C’est pour cela que nous avons conçu un outil de pré-comptabilité en partenariat avec un comité d’experts-comptables.

Notre outil complet vous aide même jusqu’à votre comptabilité. Et c’est l’expert-comptable qui sera content.

Avec Soan, l’intégralité de vos documents et informations sont centralisées au sein de la plateforme. En quelques clics, tout est exportable vers un logiciel comptable ou transférez à votre expert-comptable.

À savoir : Soan intègre une technologie OCR afin de simplifier la saisie des champs. Cela permet de lire directement les données d’un document et de les retranscrire à l’écrit. Avec l’OCR, vous limitez les erreurs et vous gagnez du temps.

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Une collaboration assurée

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Nous le savons, une bonne relation avec vos clients et prestataires est essentielle. Il est donc possible pour vous d’inviter des personnes au sein de votre espace partagé afin de tout centraliser.
Chaque personne peut donc déposer ses documents, l’expert-comptable aura une vision claire de la situation.

Avec Soan, vous prenez de l’avance, de nombreuses fonctionnalités vous attendent pour vous faire gagner du temps. De la génération automatique des écritures comptables, à la possibilité de faire son rapprochement bancaire et de pré-saisir ses classes comptables. En passant même par l’export des données au format FEC.
Ce sont des bénéfices certains qui vous permettront de vous consacrer au développement de votre activité.

Important : Vous avez la possibilité de valider et de signer directement vos documents grâce à notre partenaire YouSign.

Depuis maintenant des années, nous mettons certes notre énergie pour vous accompagner dans votre développement. Mais également afin de garantir une sécurité maximale sur l’intégralité de notre plateforme.

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Votre sécurité est notre priorité

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Depuis son lancement, l’intégralité des fonctionnalités développées sont totalement sécurisées. Cela fait partie de nos critères de conception.

De plus, nous garantissons à nos clients une sécurité certaine de leurs transactions. Soan étant un établissement de paiement réglementé et supervisé par la CSSF. Nous avons intégré un processus complet de cryptographie des données transitant sur notre plateforme.

Mais ce n’est pas tout. Nous disposons également de la norme européenne DSP2 permettant d’assurer une sécurité supplémentaire.

Nous avons à cœur d’assurer une vérification de l’identité de nos utilisateurs. Cela passe par le système KYC mis en place par notre partenaire Mangopay.
Ce protocole permet de contrôler l’identité d’une personne et de s’assurer que le client est bien celui qu’il déclare être.

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Notre plateforme est entièrement sécurisée

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Tous nos serveurs sont hébergés en France et nous travaillons avec le leader mondial des infrastructures web, AWS. Cela nous permet de bénéficier de solutions sécurisées de bout en bout.
De même pour toutes nos données, elles sont chiffrées et stockées dans des bases de données, sécurisées par trois couches supplémentaires : les VPC, les subnets et les groupes de sécurité.

À savoir : Nous sommes accompagnés en interne par un DevOps. Ce dernier est un spécialiste dans l’automatisation et le suivi de toutes les étapes de la création application.

Afin de limiter les menaces de cybersécurité, toutes les données de Soan sont stockées dans un réseau privé hautement sécurisé et non accessible depuis internet.

Les paiements sont également sécurisés. Tous nos paiements sont authentifiés via le protocole 3D Secure. De ce fait, on s’assure qu’à chaque transaction, la carte est utilisée par son véritable titulaire.

Vous l’aurez compris, chez Soan, la sécurité fait partie de notre quotidien. C’est notre priorité.

Nous sommes constamment en développement de nouvelles fonctionnalités pour nous permettre de vous accompagner au mieux. Avec Soan, vous gagnez du temps et vous pouvez vous concentrer sur votre développement.

Restez informé de nos dernières actualités, de nombreuses fonctionnalités sont en cours de développement.

Nous pouvons également vous dire, que nous travaillons actuellement sur une page statistiques pour nos clients qui sera disponible pour cette fin d’année 2022.

Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

Merci d’avoir pris le temps de lire notre article ! N’hésitez pas à visiter notre blog et notre FAQ 🙂

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