La dématérialisation des documents simplifie vos démarches financières

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Il est important de rappeler qu’en France, la loi de dématérialisation des factures sera mise en place dès 2024. C'est-à-dire demain pour une entreprise, en effet les démarches de transformation et de changement numérique sont longues. Cela peut mettre jusqu’à 12 mois fin d’être totalement opérationnel sur ces nouveaux services numériques.

De ce fait, toutes les entreprises et chaque entrepreneur doivent se pencher à la numérisation de son système et ses processus. Selon le volume de l’activité et les ressources, ce changement pourra être plus simple. Pour faciliter cela, une formation en ligne peut être nécessaire pour former les salariés à cette transformation.

Les solutions sont nombreuses pour vous accompagner dans cette dématérialisation de vos documents et des aides sont disponibles. En effet, cela passe par la déclaration de revenus, votre stratégie sociale ou encore la transformation digitale de l’espace personnel.

L’objectif de cette dématérialisation est de faciliter la relation client et de mettre en place des solutions simplifiées. Un plan de transformation digitale peut être pertinent afin de savoir précisément les étapes à réaliser.

Ce changement numérique présente certes des risques, mais les opportunités sont nombreux. L’énergie nécessaire pour assurer la numérisation des documents et des processus ne sera qu’un retour sur investissement sur le futur. Votre gestion sera améliorée et vous aurez davantage de temps pour développer votre activité.

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Qu’est-ce que la dématérialisation ?

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Définition

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Dématérialiser un document consiste à le produire directement au format numérique, et donc à remplacer les formats papiers de son organisation.

La dématérialisation vise à stocker et à conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques.

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Quels types de documents ?

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On distingue la dématérialisation :

• Duplicative : chaque document reçu en format papier est numérisé et donc transformé en version digitale ;
• Native : les documents sont, dans ce cas, directement reçu en format digital.

La dématérialisation des documents papier est un facteur d’efficacité. En effet, il ouvre la possibilité pour une entreprise de traiter les documents, de stocker et de partager ses fichiers numériques.

La dématérialisation comptable et la dématérialisation des factures clients sont les deux enjeux principaux pour les TPE / PME et les organisations publiques.

Les types de documents concernés :

• Les contrats commerciaux : devis, bons de commande, contrats, base de données ;
• Les documents de ressources humaines : bulletins de paie, contrats de travail, avenants ;
• Des mandats : de vente, de gestion, SEPA ;
• Les documents comptables : factures clients, factures fournisseurs.

Plusieurs outils de gestion sont à disposition pour dématérialiser ses documents :

• Des logiciels de bureautique ;
• Des logiciels de gestion électronique de documents (GED) ;
• Les logiciels de partage de fichiers ;
• Et des logiciels de signature électronique.

Par exemple, une facture électronique au format PDF est générée automatiquement par ERP (Enterprise Ressource Planning), un bulletin de paie par un SIRH (Système d’information ressources humaines), etc.

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Pourquoi dématérialiser ses documents ?

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Les avantages de la dématérialisation sont nombreux, le “zéro papier” reste un mythe pour la plupart des entreprises, elle permet néanmoins de transformer les processus, de traiter des flux documentaires et de les optimiser.

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Réduction des coûts

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La mise en place de la dématérialisation des documents permet une réduction des coûts de stockage de fichiers, ainsi que le coût papier et d’impression.

Un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est la logistique. En effet, en dématérialisant ses documents, une entreprise gagne de la place puisqu’une salle d’archive ne sera plus nécessaire et peut ainsi optimiser ses locaux.

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Gain de temps

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On estime qu’en moyenne, un collaborateur passe 15 % de son temps à lire une information et 50 % de son temps à la chercher parmi tous les documents. La dématérialisation permet donc de gagner du temps et en productivité grâce notamment à l’automatisation des traitements des données ou à une meilleure gouvernance de l’information.

De plus, comme dit précédemment, la sauvegarde maitrisée est un vrai avantage, mais l’entreprise gagne du temps en procédant à la centralisation de l’archivage de ses documents.

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Sécurisation des documents

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Avec la dématérialisation, l’entreprise aura un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des fichiers électroniques, qui peut s’avérer très utile pour les collaborateurs qui auront accès aux documents.

Cela permet de favoriser le travail collaboratif puisque le processus de gestion des documents est simple. Ils sont intégrés dans un coffre-fort électronique, sur un logiciel de partage de documents en ligne ou bien sur l’intranet ou le serveur interne de l’entreprise.

Le partage de documents au sein de l’entreprise permet de diffuser l’ensemble des documents souhaités à ses clients ou bien ses partenaires possédant les droits d’accès en assurant la sécurité des informations.

La sauvegarde maitrisée est un atout indéniable pour chaque entreprise. Dématérialiser ses documents permet de limiter les risque de pertes ou en cas de sinistre permet de récupérer ses documents.

L’obligation de dématérialisation des factures reste à prendre en compte. C’est une obligation donc les entreprises n’ont pas le choix. Alors autant s’adapter et prendre les précautions rapidement afin de ne pas être pris au dépourvu.
Une gestion documentaire et un système d’archivage précis seront un allié dans la numérisation des documents.

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Quelle est la valeur juridique d’un document dématérialisé ?

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La loi dit que l’écrit sous format électronique est admis au même titre que l’écrit sous format papier. La valeur légale diffère suivant qu’un document est initialement produit sur un support numérique ou s’il s'agit d’un document sur support papier numérisé.

Dans le cas du document produit sur support numérique, il est généré directement par un logiciel et est donc unique et considéré comme original.  En revanche, un document numérisé n’est pas considéré comme un document original, mais comme une copie du document papier. On ne peut prouver de son authenticité et n’a en conséquence pas de valeur légale. Seul le document papier fait preuve.

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Comment gérer vos documents dématérialisés ?

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La signature électronique est une étape importante du processus, avant la conservation et l’archivage des documents. Il suffit d’intégrer le document sur une plateforme dédiée et de le faire signer.

Actuellement, il existe trois niveaux de garantie de la signature électronique :

• La signature électronique “simple” : les données sont au format électronique et jointe ou associées à d’autres données électroniques. Elle permet de détenir de l’identité du signataire et d’indiquer son consentement à signer.
• La signature électronique “avancée”  est liée au signataire de manière équivoque, permet d’identifier le signataire et de détecter les modifications du document post signature.
• Et la signature électronique “qualifiée” est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire et repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

Les avantages de la signature électronique sont :

• La signature est infalsifiable, inaliénable et non réutilisable ;
• Raccourcir les délais de traitement des documents de 30 % ;
• Faciliter les échanges internationaux ;
• Donner une valeur légale aux documents ;
• Réduire les coûts en accélérant la production et la gestion de chaque dossier.

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L’archivage des documents dématérialisés

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Comme dit précédemment, l’archivage informatique des documents est sécurisé, il intervient une fois signé électroniquement. Le cadre légal impose la conservation de certains documents administratifs pendant une durée donnée.

L’archivage assure la conservation obligatoire et légale des documents comme les contrats ou les factures, il garantit l’intégrité des documents dématérialisés et il permet d’associer des éléments de preuves comme l’horodatage ou le nom de la personne ayant modifié le document.

Le coffre-fort électronique s’impose comme une solution sûre pour garantir la conservation et l’inaliénabilité des documents grâce à une entité tierce nommée tiers de confiance.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Dès 2024, afin de garantir son bon fonctionnement, le dispositif se déploiera progressivement pour toutes les entreprises françaises qui seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques. (https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises)

Les services de dématérialisation et de GED se démultiplient et proposent chacun des services additionnels afin de se diversifier. Pour le client final, cela n’est que bénéfique, car les processus sont facilités et l’activité n’est que grandissante.

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Soan, la solution de gestion financière qui vous accompagne au quotidien.

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